Gestão de Projetos - Abordagem Conceitual

Marcos Thadeu,
A Gestão de Projetos, Administração de Projetos ou Gerência de Projetos é um desafio que exige habilidades técnicas para alcançar um aglomerado de objetivos pré-concebidos. Os recursos e a prática podem ser entendidos com mais clareza através de seus processos e componentes. Como disciplina, a administração de projetos surgiu em alguns segmentos com aplicações diferentes.

As empresas estão se organizando e investindo na implantação de uma gerência de gestão de projetos numa escala e velocidade impressionante. A atualidade demonstra o aumento pela procura de gerentes de projetos, fato facilmente comprovado por meio dos anúncios de vagas na Internet, disponibilizados por meio dos diversos Sites de anúncios de empregos, seleção e recrutamento de profissionais. Da mesma forma, as últimas 6 décadas serviram como o palco de surgimento e identificação de muitas necessidades, fazendo surgir diversas técnicas e ferramentas para atender essa incitação na área de gestão de projetos. A realidade é que essa área está se popularizando. Todavia, os projetos dependem de gerenciamento específico e de acordo com as operações contínuas de cada empresa. O mundo apresenta mudanças numa velocidade nunca antes vivenciada e as organizações necessitam atualizar os seus produtos e serviços na onda dessa velocidade para se manterem no mercado por meio de inovações constantes.


O que são “Projetos”

A palavra “Projeto” em si possui a seguinte origem conforme o Dicionário Aurélio: [Do latim. projectu, 'lançado para diante'.] “1. Idéia que se forma de executar ou realizar algo, no futuro; plano, intento, desígnio; 2. Empreendimento a ser realizado dentro de determinado esquema; 3. Redação ou esboço preparatório ou provisório de um texto; 4. Esboço ou risco de obra a se realizar; plano; 5. Plano geral de edificação.” O próprio autor exemplifica: “Projeto de Lei; Projeto de resolução; Projeto gráfico; Projeto Paisagístico...”

A literatura sobre o assunto é abundante e muitas são as definições existentes, no entanto, pode-se construir uma explicação razoável para o entendimento conceitual do tema, sem que com isso promova-se ou tenha-se a palavra final sobre o que são projetos; e sim mais uma contribuição sobre a questão. A série “Cardápio de Projetos do Programa Salto para o Futuro, da TV Escola”, cujo texto original foi adaptado do texto Gestão de Projetos, presente no livro Gestão da Escola, apresenta de forma clara alguns conceitos que ajudarão o entendimento e servirão de base para nossa intenção. “Projeto é intenção; pretensão; sonho; doutrina; filosofia; diretriz; idéia; concepção de produto ou serviço; esboço ou proposta; desenho para orientar construção; é empreendimento com investimento; é atividade organizada com o objetivo de resolver um problema; é um tipo de organização temporária, criada para realizar uma atividade finita.”

(Eric Verzuh, MBA Compacto – Gestão de Projetos, p. 29, 2000) afirma que: “Todo projeto tem um começo e um fim. Todo projeto gera um produto singular. Os resultados dos projetos podem ser tangíveis ou intangíveis; e que se diferenciam das operações permanentes. Os projetos são todo o trabalho que fazemos de uma vez” O autor esclarece com isso que: “as operações permanentes são o propósito primário de uma empresa ou departamento.”

(Microsoft Press, p. 4, 1998) define: “Um projeto é uma seqüência bem definida de eventos, com um início e um final identificáveis. O foco de um projeto é obter uma meta identificada.”

A partir desse ponto, pode-se construir uma definição abrangente, mas sem desmerecer os estudos anteriores, pelo contrário, eles deram a base necessária, porém a abordagem servirá para apreender o assunto sob a visão de administração e gerenciamento. Ou seja:

(Projeto é uma atividade organizada, com um começo e fim, apoiado sobre uma seqüência bem definida de eventos para resolver um problema, gerar um produto ou serviço singular, do qual os resultados podem ser tangíveis ou intangíveis)


Um pouco de história do surgimento – “Gestão de Projetos”:

A origem dos projetos remonta com o surgimento do “Homo sapiens”, porém, como a finalidade é o entendimento, toma-se como exemplo alguns feitos da humanidade em épocas das quais se tem registros. Com muita propriedade Verzuh menciona em seu livro: ”As pirâmides e os aquedutos da antiguidade certamente necessitaram de coordenação e planejamento de um gerente de projetos.” A citação exemplifica com propriedade a existência milenar não apenas do tema, mas de uma gestão específica. O autor complementa, ainda: “ Durante a supervisão da construção da Basílica de São Pedro em Roma, Michelangelo enfrentou todos os tipos de tormentos de um gerente de projeto dos dias atuais: especificações incompletas, mão-de-obra insuficiente, verbas vacilantes e um cliente muito influente.” Entretanto, o título de gerente de projetos e a disciplina surgiram apenas no século XX.

A guerra fria, nos anos 50, por meio dos programas de defesa foi uma grande propulsora da gestão de projeto dita como moderna. A partir da Segunda Guerra Mundial, surgiu oficialmente a disciplina de gestão de projeto, emergindo desse ponto. Conforme a história confirma, só recentemente os limites dos grandes projetos ultrapassaram os limites tradicionais. A atualidade é marcada com a presença de gestão de projetos em todas as áreas, sejam indústrias, informática, saúde, governo e etc.

Em 1969 surge uma importante instituição voltada para a associação de profissionais de gerenciamento de projetos; trata-se da PMI – Project Management Institute. Atualmente com mais de 240.000 membros em mais de 160 países, conduz pesquisas na área, fixa padrões profissionais, promovendo acesso a uma grande gama de informações e recursos. Está sediada em Atlanta, Geórgia, EUA. O grupo oficialmente incorporou a associação em Newtown Square, Pennsylvania, EUA.


O que é a “Gestão de Projetos”

Entendendo que “Gestão” é “o ato de gerir, gerenciar e administrar” pode-se perceber a gestão de projetos como uma administração específica. Essa especificidade não é diferente de outras, a saber: Gestão de Pessoas; Gestão Ambiental; Gestão Financeira e etc. Porém, é importante lembrar que a gestão de projeto tem o seu tempo de execução definido e que contrariamente difere de outras operações e/ou gestões permanentes da empresa. A gestão de projeto exige ações muito específicas, mesmo porque, segue algumas rotinas comuns para o gerenciamento, manutenção, controle de integração, tempo de início e fim, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos e aquisições.

Koontz e O’Donnel afirmam: “Gerenciar consiste em executar atividades de tarefas que têm como propósito planejar e controlar atividades de outras pessoas para atingir objetivos que não podem ser alcançados caso as pessoas atuem por conta própria.”

Algumas ações ao longo dos anos contribuíram para o desenvolvimento de padrões internacionais para a gerência de projetos, porém, aqui menciona-se duas que contribuem com suas definições para o que é a “Gestão de Projetos”:

O Guia PMBOK – Projetc Management Body of Knowledge, conhecido como o “Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos” levantado pelo PMI - Project Management Institute assim define o gerenciamento de projetos: “É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em projetos com o objetivo de atingir ou até mesmo exceder às necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas do projeto”

A ISO 10006:1997 – International Standards Organization define a gerência de projetos como: “É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos.”

Portanto, observa-se que para a gestão de projetos são exigidas diversas disciplinas de gerenciamento, bem como a escolha do padrão ideal para gerenciar o projeto pretendido. Cada projeto apresenta um conjunto de desafios, para os quais são necessários procedimentos formais de gerenciamento. Com isso, entende-se que, o gestor de projeto necessita dominar os ambientes da organização, bem como estar atualizado com o campo de atuação do projeto e ter qualificações em Gestão de Projeto, Gestão de Negócios e Técnica.


As empresas e a “Gestão de Projetos”

As empresas estão se organizando e investindo na implantação de uma gerência de gestão de projetos numa escala e velocidade impressionante. A atualidade demonstra o aumento pela procura de gerentes de projetos.

A cada momento novos serviços e produtos surgem no mercado. Isso é provocado pela obsolescência rápida dos produtos, seja por concorrência, pelo ciclo de vida dos produtos e serviços, novas tecnologias ou por tendência de consumo demonstrada pelo consumidor. A gestão de projeto adquiriu mais importância para as empresas que buscam acompanhar um mercado em mutação veloz. As mudanças impulsionam as inovações e novos projetos surgem. Essas demandas constantes obrigam as empresas a implantar uma gestão de projetos. Observa-se que o ambiente de trabalho volta-se cada vez mais para os projetos. Não se trata de uma tendência e sim de uma realidade em expansão contínua.


O mercado de trabalho e o “Gestor de Projetos”

Algumas empresas desenvolveram planos de carreira para o gerente de projetos e muitas outras tomam a mesma atitude, uma vez que está entendido o grau de importância desse profissional para a evolução constante dos produtos e serviços da organização. A primeira exigência para o cargo é a competência técnica, ou seja, o gerente de projeto deve conhecer profundamente os produtos e o segmento da empresa. Para não perder a confiança da equipe esse profissional deve dominar a tecnologia que está gerenciando. A realidade é que para esse profissional é exigida qualificações em gestão de projeto e gestão de negócios, também. Esse preparo é exigido do gestor de projeto, bem como para todas as linhas de gerências. Dominar o desenvolvimento empresarial, negociação, comunicação, motivação de equipe, recrutamento de pessoal e clientes, finanças e negociação, faz parte do perfil do profissional para a gerência de projetos. A dimensão do projeto exige muitas habilidades e os melhores gerentes de projetos possuem tais predicativos. Ótima comunicação e organização do trabalho são condições básicas iniciais e exigidas para a função.

É fato que a profissão de gestor de projeto populariza-se rapidamente.
Observa-se o volume de vagas na Internet, disponibilizados por meio dos diversos sites de anúncios de empregos, seleção e recrutamento de profissionais. Não obstante, existem numerosos cursos ofertados por instituições de ensino de todos os níveis, destacando-se algumas voltadas para a capacitação executiva. Embora, os melhores cursos estejam concentrados na região sudeste, entre os estados de São Paulo e Rio de janeiro. O sucesso desses cursos está promovendo alguns movimentos itinerantes para outras capitais, mas não possuem um calendário constante, entretanto, é possível encontrar cursos de gestão de projetos ministrados por meio da Internet. De um modo geral, os cursos nessa área ainda têm um custo elevado, mas a procura é grande. Algumas empresas possuem essa disciplina disponível em suas Intranets. Os cursos in Company são comuns para capacitação ou aprimoramento de seus profissionais. A questão é que a demanda é grande em todas as direções, envolvendo as necessidades organizacionais, os profissionais da área e a oferta de cursos pelo mercado.


Ferramentas para a “Gestão de Projetos”

Um padrão pode ser considerado como uma ferramenta para o gerenciamento de projetos. Conforme mencionado anteriormente, existem algumas rotinas que detalham as etapas de um projeto, porém, conforme os fatores envolvidos, tais rotinas, podem necessitar de algumas adaptações. Algumas empresas empreendem esforços para o desenvolvimento de uma ferramenta informatizada própria, e isso é possível, pois após a elaboração de uma estratégia para o gerenciamento do projeto pode-se iniciar a criação de um sistema informatizado para registro das etapas, atribuir autoridades e pessoal necessário, divulgação de atividades, controles e etc. Entretanto, deve-se entender que a organização dependerá de um bom analista de sistemas para seguir o desenvolvimento de um sistema de acordo com as práticas de mercado necessárias para atingir o objetivo. É essencial que esse analista possua experiência com gestão de projeto. A complexidade exige da organização conhecimentos com base em experiências para garantir algumas vantagens competitivas. Esse conhecimento deve ser construído pela função individual e das equipes envolvidas para a gestão de projetos, pois em torno da função as pessoas organizam suas carreiras, adquirindo mais conhecimentos, experiências e especialização. Porém, se a demanda de informações e outras rotinas destinadas ao projeto não forem complexas é possível trabalhar sem o apoio de um sistema informatizado. Deve-se entender que os fatos e dados fornecem a base para a boa gestão de projeto.

O mercado oferece inúmeros softwares para o gerenciamento de projetos e a Internet possui alguns produtos disponíveis para avaliação, aquisição e outros gratuitos. Mas não segue aqui nenhuma menção como indicação, mesmo porque a dinâmica imprimida pelas mudanças é muito veloz, portanto, qualquer demonstração de preferência pode tornar-se obsoleta em pouco tempo. A organização pode optar por um software mais simples ou avançado, dependendo da complexidade e rotinas de seu projeto ou projetos, mas deve-se considerar que algumas mudanças serão necessárias para adaptar-se ao software adquirido.

A Internet pode ser considerada uma ferramenta de apoio à gestão de projetos, pois por meio do material disponibilizado on line as equipes serão bem informadas, as rotinas e seus prazos serão controladas em tempo real e mesmo o sistema informatizado para gerenciamento dos projetos estará disponível para os interessados. Isso proporcionará acesso às informações sem a interdependência de local e instalações físicas da organização. Criou-se com isso um Networking, ou rede de relacionamento natural de solidariedade e de ajuda recíproca de todos aqueles que estão envolvidos para gestão de um ou vários projetos.

No entanto, deve-se entender que qualquer sistema informatizado proporcionará velocidade às informações e registros de fatos essenciais para as decisões, mas não é garantia de sucesso, mesmo porque o sistema depende de alimentação e de atualização constante. Disso dependerão decisões importantes, bem como um acompanhamento por meio de dados fidedignos. Com isso, constata-se que a parte mais importante são as pessoas, sendo que a alimentação do sistema dependerá de profissionais qualificados e destinados para tais tarefas.

O gerenciamento de informações
é fundamental para o sucesso e
para isso são necessárias uma boa
estrutura e divisão do trabalho !



A “Gestão de Projetos” e o futuro

Uma analogia entre o assunto reforça a importância de outra abordagem: a “Gestão de Mudanças”. Como ferramenta, a gestão de mudanças é um meio estruturado de implementar mudanças na organização, sempre que envolver transformações organizacionais. Essa aplicação metódica de técnicas específicas e estruturadas sempre serão as geradoras de novos projetos, sejam para o aprimoramento de processos, serviços, produtos ou o que mais demandar estudos para se fazer melhor, garantindo a competitividade no mercado, a excelência de equipes e os resultados financeiros esperados. A criatividade também é uma ferramenta poderosa como fator de mudança, mas de uma forma ou de outra, todos esses processos e ferramentas garantem a necessidade de uma gestão de projetos profissionais. (Adizes, 2001, p. 33) afirma: “quem apenas se adapta às mudanças apenas sobrevive.” Com isso, pode-se concluir que, vencerá a empresa que tiver a capacidade de prever as mudanças e de agir com a velocidade e a competência necessárias para gerenciar seus projetos.

O futuro aponta para a necessidade constante de gerenciamento de projetos, pois conforme mencionado, as mudanças são contínuas. As empresas, há algum tempo, enxergam a gestão de projetos como um baluarte, dito como sustentáculo inserido ao planejamento e às suas ações de tempo determinado, sejam de curto, médio ou longo prazos.

É evidente que todas as empresas são responsáveis pela ascensão da profissão e carreira dos gestores de projeto. As empresas, por meio de programas de treinamentos, criam caminhos para a qualificação e difusão dessa arte de gerir. Os analistas de planejamento contratados são futuros gerentes de projeto em potencial. Mesmo não sendo a solução para todos os problemas, a gestão de projetos provou a sua eficiência; para isso, é necessário planejar e definir os limites organizacionais para as alterações, utilizando o ciclo de projeto como processo para as melhorias. Trata-se de uma constante.


Ao “Gestor de Projetos”

Entender a arte da gestão de projeto ocorre após o entendimento de sua validade e funcionalidade. As técnicas não são de fácil aplicação, mas deve-se acreditar que sem elas é impossível obter êxito. Para definir, planejar e controlar um projeto deve-se conhecer e dominar um conjunto de disciplinas e ferramentas, aplicando-as por meio da ciência. A dedicação e a persistência são condições básicas para vencer os obstáculos criados pelo chefe, colegas ou clientes. Pautar sobre a disciplina e a arte da gestão de projeto é o caminho para um profissional de gerência de projeto e por meio da aplicação da técnica e suas ferramentas virão o sucesso almejado.

Manter-se atualizado através de programas de treinamentos, sejam internos à empresa ou oferecidos por outras instituições é fundamental para se manter à frente em um mercado competitivo. Filiar-se a uma boa instituição voltada para a área é importante para se inteirar de novas técnicas e experiências de outros profissionais, bem como buscar a certificação de um projeto que estiver gerenciando. Certamente tais atitudes trarão muitos benefícios e reconhecimento para o profissional e sua carreira.


Conclusão

O uso de técnicas de gerenciamento de projeto em geral cresceu nitidamente durante as últimas décadas. As organizações que lideram seus segmentos estão usando com sucesso o gerenciamento de projeto, seja para aprimorar seus produtos, capacitar suas equipes, melhorar os resultados financeiros e melhorar o atendimento ao cliente. Essas empresas possuem uma visão clara de sua missão e conhecem o negócio e o mercado onde estão inseridas e por meio de um planejamento constante e suas devidas aferições administram seus processos profissionalmente utilizando o ciclo de gestão de projetos. Certamente, essas organizações atingiram o nível de empresas de classe mundial, perpetuando sua presença de forma competitiva e lucrativa. Conseqüentemente, serão empresas valorizadas por seus consumidores e com um elevado nível de qualidade e fidelização de seus clientes. Nessa relação todos ganham. O “Gestor de Projetos”, inclusive.
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