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Kaizen de 5S - Otimização de processos

Quando começamos a pensar em otimização de processos, logo vem a mente a ferramenta Kaizen, uma ferramenta para solução de problemas. Logo mais veremos a funcionalidade de cada senso trabalhando em conjunto com a ferramenta kaizen, obtendo grandes resultados, para toda equipe

A ferramenta Kaizen vem crescendo dentro das empresas, pois é uma metodologia aplicada à soluções de problemas, voltando-se as necessidades de respostas rápidas e envolvimento de todos os setores tanto administrativos quanto operacionais. Desta forma, temos uma ferramenta que busca melhoria contínua, sistematicamente com objetivo, segurança, custos e prazo de entregas.

Com kaizen, o melhoramento contínuo não deve ser visto como indicador de performance, com o qual procuramos medir a taxa de melhoramento, mas, sim, como um instrumento que mostra como ocorre a aplicabilidade contínua das ações de melhoria e, principalmente, sua implementação, independente do período de tempo. (GESTÃO EM PROCESSOS PRODUTIVOS, p. 26).

Para a aplicabilidade do kaizen é necessário a escolha do setor ou equipamento e montar uma equipe de trabalho, que serão responsáveis pelo planejamento, execução e conclusão do kaizen.

Após definido o equipamento e formação do grupo de melhoria deve-se definir as datas para o início dos trabalhos junto ao setor de planejamento e coordenação.

Uma das frase de ABH (2009, p.177) diz o seguinte: "Na rotina das fábricas, não basta querer aumentar a produção, tem que haver planejamento e tempo".

É neste contexto que a aplicabilidade do kaizen se baseia, planejamento estratégico; deve ser bem observado onde será aplicada esta ferramenta, para que se obtenha todos os resultados esperados. 

O kaizen é subdividido em três fases:

  • Pré-kaizen: fase de elaboração e análise de todo o processo, levantando todos os pontos de melhoria, efetuando orçamentos, cotações, verificando layout e anotando para elaborar um plano de ação citando um responsável para cada frente de trabalho, definindo custo e prazo de entrega. O pré-kaizen é realizado uma semana antes do kaizen, no qual é realizada uma auditoria para avaliar a situação atual.
  • Kaizen: fase da execução do plano de ação. Momento em que cada integrante da equipe executa a tarefa que foi determinada pelo líder kaizen (pessoa de dentro da área que possui vasto conhecimento na aplicação do kaizen). Nesta fase estarão envolvidos operadores, manutenção elétrica e mecânica, supervisores e coordenadores acompanhando de perto o andamento dos trabalhos, seguindo o cronograma elaborado no pré-kaizen. O trabalho tem o prazo para seu início e conclusão de cinco dias, iniciando-se na segunda-feira e finalizando na sexta-feira. Após o término do kaizen, é realizada uma nova auditoria que mostra a evolução dos trabalhos.
  • Pós-kaizen: Fase que será realizado um acompanhamento semanal e/ou mensal, verificando se os trabalhos realizados estão trazendo os resultados que foram listados no pré-kaizen. E ocorre uma auditoria a cada trinta dias para garantir sua  sustentabilidade.

O 5S, é uma ferramenta simples que possui cinco conceitos, (cinco sensos), são eles: senso de utilização, senso de ordenação, senso de limpeza, senso de organização e senso da autodisciplina.

  1. : nesta primeira etapa, verificaremos tudo que esta no setor; ferramentas, objetos, ferramental, armários, quadros, enfim, listar tudo que possa ser retirado ou até mesmo descartado ou doado para outra área. Devemos deixar apenas objetos e dados necessários. O senso de utilização nos permite ter uma visão mais crítica, deixando apenas coisas que realmente são utilizadas. Tudo que encontramos que não tem utilização frequente, deverão ser alocadas para outro setor, ou levadas ao almoxarifado, e/ou até mesmo descartadas, assim conseguindo um ambiente menos carregado/poluído visualmente. trazendo benefícios como: ganho de espaço físico, diminuição de riscos de acidentes e ergonômicos, agilidade para encontrar o que precisa.
  2. o senso de ordenaçãotem como objetivo definir lugares adequados para alocar/acomodar os objetos, ferramentas, documentos, estabelecendo os padrões visuais. Esse processo visa estabelecer critérios de ordenação, com objetivo de; devo encontrar o que preciso de forma fácil, e devolve-lo sempre ao mesmo lugar de onde retirei. Uma frase que define este senso é "um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar".
  3. Senso de organização: após as etapas acima realizadas, partiremos para a organização. Segundo dicionário, organização - ato ou efeito de organizar. Deve-se utilizar muito a comunicação visual, identificando ferramentas, documentos, pastas, gavetas, armários, prateleiras, de forma que tudo foi separado e definido um local, permaneça. 

 

A organização de um quadro de ferramentas por exemplo, é de grande importância, pois se obtém agilidade para encontrar o que precisa, de forma clara e simples. Lembrando, após o uso deve-se devolver o mesmo em seu local correto, dando sustentabilidade ao senso de organização. Demarcações/ilhotagens fazem parte do senso de organização, pois cada demarcação, defini o que realmente deve estar no local, como por exemplo, extintor de incêndio, hidrantes, bancadas, prateleiras, maneira objetiva de manter a organização.

2.4 Senso de limpeza: Efetuar a limpeza geral do setor. Costumamos dizer que "Limpeza é inspeção", inspecionar enquanto limpa, é uma forma prática de descobrir e eliminar fontes de sujeira. Esse é o principal objetivo do senso de limpeza. Uma frase que define bem este senso é: "Mais importante do que limpar, é aprender a não sujar", se mantermos esta disciplina, de não sujar, teremos um grande avanço na sustentabilidade do 5S. Devemos efetuar a limpeza de prateleiras, armários, máquinas e equipamentos, paredes e demais objetos, piso, e dentre outras cousas, que por sua vez tudo estando limpo, será efetuada a pintura geral e demarcações.

  1. : Auto disciplina, é ter responsabilidade e ética, cumprindo normas e procedimentos, seguindo passo a passo a documentação que foi criada (POP - Procedimento Operacional Padrão), descreve como deve ser executado o trabalho de limpeza e organização, para que o que foi realizado durante o kaizen de 5S permaneça, mostrando no documento a foto de cada espaço que foi trabalhado, ex: bancada nova dentro da demarcação; ferramentas no quadro sombra; lixeiras dentro das demarcações e obedecendo a coleta seletiva; mostrando como deve ser feito e com quais recurso utilizará e sua periodicidade, quantas vezes irá realizar aquela tarefa; diária, semanal, quinzenal ou mensal. A (PTP - Procedimento de Trabalho Padrão), explica a forma correta de executar o trabalho/tarefa, é relacionado a produção, ex.: pegar peça, colar código de barras, colocar peça na embalagem. Este documento visa mostrar de maneira simples como o operador deve trabalhar, tendo segurança, qualidade e agilidade na forma de conduzir seu trabalho. (Checklist para troca de Turnos). Documentação padrão para suster a implantação do kaizen de 5S. Este documento o operador, deve preencher diariamente, realizando uma auditoria em seu setor, na troca de turno; ex.; ele irá auditar o turno anterior, verificando se tudo esta limpo e organizado, se o setor estiver em ordem, o operador marcará com N-Normal, caso encontre alguma não conformidade, fará uma marcação com A-Anormal, anotando a não conformidade e chamando seu superior para que tome providencias evitando possíveis recorrências. 

O Kaizen de 5s traz grandes benefícios para organização, tais como: redução de custo, qualidade, aumento de produtividade através da eliminação de desperdícios, e controle do ambiente de trabalho.

Com a aplicação desta ferramenta é possível encontrar falhas no sistema produtivo, e com o suporte dado pelos operadores que atuam diariamente com o processo, podemos tomar decisões mais precisas para a solução de problemas, atuando de forma eficaz. Outro beneficio obtido através do kaizen de 5S, é que após sua finalização poderemos utilizar outras ferramentas para realmente começar a mexer ponteiro. Podemos utilizar Heijunka Box, para nivelamento da produção, produzindo o que realmente meu cliente final esta solicitando, e assim reduzir números de setups; cumprindo e dando estabilidade ao processo produtivo.

A ferramenta TPM (Manutenção Produtiva Total), como o próprio nome já diz, esta relacionado a manutenção. No TPM é trabalhado 3 pilares: Manutenção Autônoma ou M.A, Manutenção Planejada e Manutenção por Melhoria. É utilizado para aumentar a disponibilidade do equipamento, garantindo a quebra zero, aumentando a vida útil do equipamento, reduzir custos de manutenção, reduzir paradas e diminuir todas as perdas relacionadas ao equipamento.

Na manutenção autônoma, é o processo de treinamento do operador, para torna-lo apto a realizar pequenas operações e reparos, responsável pelas condições ideais do  equipamento, saber distinguir  anormalidades e tomar providencias rápidas, caso algum problema mais crítico ocorra, deixando o operador capacitado para cuidar do equipamento através de conservação e monitoramento.

A manutenção planejada atua no equipamento, revisando sistemas elétricos e mecânicos, de forma planejada, parando o equipamento apenas com uma data definida junto ao planejamento, não afetando a produção. Seu objetivo é de aumentar a eficiência do equipamento, aumento de disponibilidade para voltar a produzir, sem paradas ou quebras, obtendo confiabilidade de todo sistema produtivo.

Por fim, a manutenção por melhoria além de aumentara disponibilidade do equipamento, tende a buscar alternativas de melhorias específicas como, grupos de melhoria, pessoas que participam ativamente do processo, que conhecem o equipamento e podem fornecer dicas de este pode ser melhorado, ex.: instalação de esteiras e bancadas, eliminando riscos ergonômicos, proteções em partes móveis, eliminando riscos de acidentes, novos painéis elétricos CLP, reduzindo consumo de energia elétrica.

São ferramentas que geram valor em todo processo produtivo, agregando valor e contribuindo para redução de custos, melhores equipamentos, melhores produtos, otimizando de forma eficaz, no qual, se tem participação da manutenção, operação, coordenação, gerencia, ferramentas essenciais para o bom andamento da organização.

Ainda temos o TRF (Troca Rápida de Ferramentas), uma ferramenta utilizada para minimizar o tempo gasto com o setup. O setup é contado quando a ultima peça boa (A) termina e quando a temos a primeira peça (B), assim terminamos de contar o setup.

Esta ferramenta é fundamental para que nosso planejamento ocorra perfeitamente, pois tendo pedidos de produtos diferenciados, podemos efetuar uma troca de ferramenta, sem que interfira no prazo de entrega deste produto para o cliente.

Um exemplo simples: quanto tempo se demora para trocar um pneu? - agora quanto tempo a Ferrari na Fórmula 1 leva para trocar os quatro pneus? Isso mesmo, apenas 3 segundos, através de um TRF bem executado.

Todas essas ferramentas são utilizadas no Sistema Lean Manufacturing, são ferramentas que possuem fases de planejamento, execução e acompanhamento, ferramentas de melhoria contínua, onde a base de tudo é o 5S, para utilização de qualquer ferramenta citada acima, sem o 5S, torna muito mais complexo sua aplicação.

No livro (Tudo que sei sobre Lean aprendi na Escola, p.89) diz o seguinte: "Devemos lutar todos os dias para manter a estratégia em andamento e o desperdício minimizado"

  • O que realmente esta acontecendo?
  • O que deveria estar acontecendo?
  • O que precisa estar acontecendo?
  • Qual é a condição ideal?

(Fazendo acontecer a coisa Certa, p.74)

São perguntas que devemos planejar, investigar a fundo e buscar alternativas para sua solução. No kaizen de 5S, após a escolha do equipamento ou setor, devemos levantar estas perguntas, indagando o porque a atividade esta sendo realizada daquela maneira e como pode ser melhorado. No pré-kaizen, são estabelecidas metas e objetivos por criticidade, fazendo um mapeamento dos pontos mais críticos do equipamento ou setor.

Na segunda-feira, é o dia de treinamento sobre a ferramenta 5s e de como será o andamento do kaizen durante a semana. O treinamento tem duração de aproximadamente duas horas, onde será explicada a utilização de cada senso e sua importância e sucessivamente entramos com a parte do planejamento, explanando tudo que foi levantado no pré-kaizen, e a maneira de que será conduzida cada tarefa, definindo o responsável por cada atividade, e prazo de entrega.

É de muita importância a definição de responsáveis pois se, caso houver algum atraso na execução de alguma atividade possamos tomar ações para o bom andamento do trabalho, e assim auxiliar de forma mais efetiva evitando possíveis recorrências. Através do senso de limpeza, enxergamos falhas que durante o trabalho do dia-dia, passa desapercebido, pois agora temos foco na limpeza e inspeção, forma de inspecionar e verificar anomalias, que devem ser resolvidas, e assim, eliminar fonte de sujeira, que é um dos fatores primordiais do kaizen de 5s. A limpeza além de deixar a estética dentro dos padrões, corrigimos não conformidades através de inspeção e é de vital importância para a aplicação dos demais sensos.

O kaizen de 5s precisa-se de uma equipe forte e determinada, pois faz parte do sistema Lean Manufacturing (Produção Enxuta). A produção enxuta exige que se adquira um número bem maior de qualificações profissionais, aplicando-as criativamente num ambiente de equipe, em lugar da hierarquia rígida. (A MÁQUINA QUE MUDOU O MUNDO, p.4).

Na terça-feira a aplicabilidade de cada senso e sua entrega, depende unicamente do trabalho em equipe, onde operadores, gestores, manutenção, todos devem cumprir com suas responsabilidades executando o plano de ação por criticidade, desta forma, o kaizen terá sucesso, e o prazo de entrega será cumprido.  Trabalho em equipe é união, garra e determinação, todos envolvidos para atingir o mesmo objetivo. Lição que trará crescimento pessoal e profissional, para todos.

O conceito de melhorar sempre, solucionar problemas, otimizar processos, ferramenta para um bom gerenciamento, todos esses tópicos, são base para a aplicação do kaizen. O senso de utilização é trabalhado na quarta-feira, ponto que deve ser bem realizado com quem trabalha no setor ou no equipamento, verificando o que realmente se utiliza, e deve estar no local, e o que se pouco utiliza, deve ser alocado em novo local ou doado para outra área, e o que se não utiliza, leve ao almoxarifado, e/ou se possível seu descarte, deve ser realizado. Este senso deixaremos apenas o que deve realmente estar no local, e após a realização deste, entraremos com o senso de organização.

Quinta-feira; fase que deve ser confeccionado um quadro sombra ou prateleira, auxiliando a organização e agilidade de encontrar ferramentas ou dispositivos, otimizando o tempo.

Devemos achar de forma fácil o que estamos precisando, garantindo maior proveito do tempo, e garantindo que o setor esteja sempre organizado.

Com o senso de organização pronto, devemos efetuar as identificações de cada ferramenta, armário, registros, manômetros, lixeiras (coleta seletiva), tudo deve estar identificado, facilitando o entendimento de qualquer pessoa, que mesmo não sendo do setor, possa executar atividades, sem ter dificuldades. São maneiras de evitar erros, e garantir padronização e organização.

Na sexta-feira, finalizando nosso trabalho, o senso de auto disciplina, entra em  funcionamento, ampliação e disseminação do treinamento para todos os funcionários será de grande importância para replicar o trabalho para todos, abrangendo 100% dos equipamentos, tornando uma fábrica mais produtiva e organizada trabalhando para uma mudança de cultura.

O senso da auto disciplina deve ter uma atenção especial, aplicação do checklist, um documento padrão, que tem a função de uma auditoria diária, no qual, é realizado o preenchimento, pelos operadores, listando se o setor ou equipamento, está conforme os padrões de entrega ou se está fora dos padrões definidos em kaizen.

É através deste documento, é que podemos ver se o kaizen que foi realizado está tendo sustentabilidade. Se o checklist estiver com muitas não conformidades preenchidas, os supervisores devem tomar ações imediatas para sua correção, evitando assim que o equipamento volte a situação inicial, e que o trabalho que foi realizado se perca. O checklist, é trocado mensalmente, e deve ser acompanhado semanalmente pelo supervisor e/ou coordenador da área, verificando se o mesmo esta sendo preenchido corretamente e se esta realmente correto ou se este esta divergente com o setor; ex.: o checklist esta preenchido  corretamente, como se tudo estivesse conforme, porém existem varias anomalias, como sujeira, vazamento de óleo, coisas, que deveriam estar citadas no documento, porém não estão; nesta situação o supervisor deve chamar o responsável pelo preenchimento e mostrar o erro, evitando recorrências, e dando uma ênfase, na importância deste documento, pois é através dele, que daremos sustentabilidade ao kaizen, e implantar outras ferramentas para melhor aproveitamento de todo sistema produtivo, evitando quebras, mantendo limpo e organizado, e assim obtendo sucesso na aplicação do kaizen. 

Com o término do kaizen, deve ser montada uma apresentação no software Power Point, mostrando as fotos do antes e depois, efetuando uma breve descrição dos resultados alcançados em cada melhoria realizada, mostrando gráficos, o plano de ação, e a porcentagem de ações realizadas, e se ficaram ações pendentes, deve conter data determinada para sua conclusão. Nesta apresentação, deve deixar bem claro os ganhos obtidos, como: organização, ganho em movimentação, redução de quebras do equipamento através do checklist e manutenção autônoma, local limpo e com um melhor ambiente de trabalho, ganho de produtividade, entre outros.

No dia da apresentação (sexta-feira), serão chamados para participar, a equipe que realizou o kaizen para fazer a apresentação, equipes de manutenção, outros operadores do outras áreas, inspetores de qualidade, coordenadores, supervisores e o gerente, todos participarão do encerramento..

A equipe que realizou o kaizen fará a apresentação, explicando passo a passo sua realização, e de como foi efetuar o trabalho durante a semana. Aberto a perguntas e com explicações objetivas, otimizando a implantação de uma nova cultura, e colhendo resultados de curto médio e longo prazo. Ao final pedimos para o gerente ou algum coordenador dizer algumas palavras sobre a importância da realização destes trabalhos. 

O kaizen, é uma ferramenta, que possui baixo investimento, e traz grande credibilidade, criando um clima favorável entre todos dentro da organização, fácil aplicação, curto período de tempo, e que traz grandes resultados.

O comprometimento e suporte pela dado pela gerencia, traz visibilidade, para as pessoas que realmente estão comprometidas com o bem estar da organização, amplia conhecimentos para todos os envolvidos na realização do kaizen, saindo de um trabalho operacional, e mostrando um trabalho mais técnico, para os participantes, deixando-os com uma base de maturidade resgatando para si, uma responsabilidade de que todos somos importantes dentro do sistema de uma organização.

"Aceitamos desafios com espírito criativo e coragem para realizar nossos próprios sonhos sem perder o ânimo e nem energia. Abordamos nosso trabalho de forma vigorosa, com otimismo e uma sincera crença no valor de nossa contribuição."

"Lutamos  para decidir nosso próprio destino. Agimos com autoconfiança, acreditando em nossas próprias capacidades. Aceitamos a responsabilidade por nossa conduta e pelo modo como mantemos e melhoramos as habilidades que nos possibilitam produzir o acréscimo de valor." (MODELO TOYOTA, p. 45).

Sabias palavras de Ohno, com um grande desafio de tornar a Toyota mais produtiva e  igualar-se a Ford, com coragem e espírito criativo, não viu apenas o problema, e sim uma grande oportunidade, fazendo a Toyota referencia mundial no sistema Lean Manufacturing.

7. Referências

 WOMACK, Jim & DENNIS, Pascal - Fazendo acontecer a coisa certa, Lean Institute Brasil, São Paulo, SP, 2007.

MARTICHENKO, Robert O. - Tudo que sei sobre LEAN aprendi no primeiro ano da escola, Lean Institute Brasil, São Paulo, SP, 2012.

AWAD, Elias - Ensina-me a ensinar - Novo Século Editora, São Paulo, SP, 2009.

YOSHIKAZU, Takahashi & TAKASHI, Osada - Manutenção Produtiva Total, Instituto IMAM, São Paulo, SP, 1993.

TOSHIKO, Narusawa & SHOOK,  John, Kaizen Express, Lean Institute Brasil, São Paulo, SP, 2009.

WOMACK, James & SHOOK, John, Gerenciando para o aprendizado, Lean Institute Brasil, São Paulo, SP, 2008.

WOMACK, James, JONES, Daniel & ROOS, Daniel, A máquina que mudou o mundo, Campus Editora, Lean Institute Brasil, São Paulo, SP, 2004.

LIKER, Jeffrey & MEIER, David, O modelo Toyota, Bookman Editora, Porto Alegre, RS, 2009.

 8 - E-REFERÊNCIAS

Lean Institute Brasil - Considerações sobre elaboração e implantação de kaizen. Disponível em: < http://www.lean.org.br/workshop/42/kaizen-e-metodo-de-solucao-de-problemas.aspx >. Acesso em 13 out. 2015.

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