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SIG E SUA IMPORTANCIA PARA TOMADA DE DECISOES

Tiago,
 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS E SUA IMPORTÂNCIA PARA TOMADA DE DECISÕES

Tiago Anderson Carneiro e Silva Leal (autor)
Antônio Nogueira Neto (orientador)

RESUMO – O sistema de informação gerencial vem a ser um fiel aliado ao gestor no processo de tomada de decisão. A forma como dados são processados até ser gerada a informação é que leva ao estudo do SIG, e a informação é de suma importância para que o a decisão seja tomada conforme o ambiente a qual a empresa esta inserida. Este artigo tem como objetivo conceituar o que é o sistema de informação gerencial, mostrando sua importância e benefícios para as empresas que adotam o SIG como diferencial estratégico e como ferramenta fundamental no processo decisório da administração estratégica. Para melhor compreensão do leitor, têm-se casos de empresas que utilizam o SIG para fortalecer seu processo decisório.


Palavras-chave: Sistema – Informação – Gerencial – Tomada – Decisão.


ABSTRACT – The system of managemental information comes to be a fiduciary office ally to the manager in the process of decision taking. The form as given is processed until being generated the information is that it leads to the study of the SIG, and the information is of utmost importance so that a decision is taken the environment in agreement which the company this inserted one. This article has as objective to appraise what it is the system of managemental information, showing to its importance and benefits for the companies who adopt the strategical SIG as distinguishing and as basic tool rack in the power to decide process of the strategical administration. For better understanding of the reader, cases of companies are had who use the SIG to fortify its power to decide process.

Keywords: System - Information - Managemental - Taken - Decision

Introdução

Um dos maiores desafios dos sistemas de informações é assegurar de forma confiável a qualidade e agilidade da informação que é imprescindível para as organizações e seus gestores. Tornando-se um diferencial onde o planejamento coleta e seleciona dados, levando ao nível estratégico da organização para transformá-los em informações com alto aproveitamento para a definição de estratégias, planos e metas a se atingir.
Os sistemas de informações não dependem somente de informática ou tecnologia para serem elaborados, dependem sim de conhecimentos administrativos e operacionais. Pois as empresas sempre tiveram a necessidade de fazer os controles, seja financeiro, de produção ou de estoques. E esses controles eram feitos de forma manual, através de fichas arquivadas em armários, acumulando grande quantidade de papéis e dificultava a consulta rápida por gestores para adquirir alguma informação relativa ao controle daquele setor. Um exemplo é o que aconteceu com a Revolução Industrial, onde as empresas trocaram a manufatura para a utilização de máquinas o que aumentou em larga escala a produção, gerando com isso os estoques e sendo controlados por fichas de prateleiras, ou seja, um sistema de informações simples controlado por pessoas.
Ao longo dos anos, mais precisamente na década de 70 do século XX, surgiram os computadores nas organizações, sendo marcado como a era da informática. O computador começou a ser implantado para o controle de estoques que era com maior rigidez e rapidez, controlar o setor financeiro gerando melhorias para controle de entradas e saídas, ou seja, cada setor passou a ser controlado separadamente por computador. E com o tempo houve uma interligação entre os setores, havendo uma interação por meio de sistemas interligados por um só computador “mãe”, ligando todos os setores para facilitar a tomada de decisão por cada um.
A era da informação é responsável pelo valor adicional às tomadas de decisões pelo administrador, pelo objetivo de melhorar os resultados da empresa e o apoio de forma confiável da informação adquirida. Nesse sentido, o presente artigo tem objetivo de avaliar a importância dos sistemas de informações gerenciais na gestão das empresas para a tomada de decisões.

1. Dados, Informação e Sistema.

É necessário, num primeiro momento, conceituar elementos que norteiam as empresas nos seus negócios. Nesse aspecto, BATISTA (2005, p.20) diz que “do ponto de vista da administração de empresas em concordância com a definição de sistemas, existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: os canais de informações e as redes de comunicação”. Os canais de informações são de onde as empresas adquirem os dados, já as redes de comunicação direcionam para onde os dados deverão ser direcionados.
É importante que a organização saiba definir o que é dado e informação, pois o sucesso ou o fracasso da empresa por vezes pode depender da aplicação correta desses elementos para solução de problemas na tomada de decisão. Por meio da informação os gestores conseguem identificar tanto as oportunidades quanto as ameaças que o ambiente oferece a empresa.
Segundo O’BRIEN (2004, p. 133):
Os dados são um recurso organizacional essencial que precisa ser administrado como outros importantes ativos das empresas. A maioria das organizações não conseguiria sobreviver ou ter sucesso sem dados de qualidade sobre suas operações internas e seu ambiente externo. As organizações e seus gerentes precisam praticar o gerenciamento de dados, uma atividade que aplica tecnologias de sistemas de informação como gerenciamento de banco de dados e outras ferramentas gerenciais à tarefa do administrar os dados de uma organização para atender às necessidades de informação dos usuários.

OLIVEIRA (2001, p. 36) conceitua dado como “qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”. O dado é o nascimento de uma informação, sendo este necessário para que a informação seja aproveitada, pois de nada adianta um dado qualquer que não seja de interesse da organização. No dizer de BATISTA (2005, p. 20) “entende-se dado como tudo que é gerado no dia-a-dia da empresa”. Assim, para a compreensão de determinado fato ou situação dentro da organização, é necessário que os dados se transformem em informação. Na figura abaixo tem-se o modelo de como a empresa pode ser retratada, segundo BATISTA (2005, p. 18):


Vários conceitos de informação são encontrados nos livros de administração, os autores que estão preocupados em trabalhar com informações consistentes o bastante para ser útil ao administrador na sua decisão. Para OLIVEIRA (2001, p. 37):
A informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados em um determinado contexto, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada. A informação representa a consolidação de poder na empresa, desde o momento de posse dos dados básicos que são transformados em informação, até a possibilidade de otimizar conhecimentos técnicos, domínios de políticas e possibilidade de maior especialização e conseqüente respeito profissional ao executivo considerado.

Segundo PADOVEZE (2000, p. 44), o conceito de valor da informação está relacionado com:
I. A redução da incerteza no processo de tomada de decisão;
II. A relação do benefício gerado pela informação versus custo de produzi-la; e
III. Aumento da qualidade da decisão.
O valor da informação deve ser calculado pelo administrador, e dispor de informações que reduza incertezas encontradas no decorrer do processo de tomada de decisão, em conseqüência, de forma proporcional aumente a confiabilidade e qualidade da informação.
A busca por solução de problemas leva o gestor a unir partes que compõem a organização, o que vem a formar um sistema o qual dará condições para administrar o todo.
BATISTA (2005, p. 38) conceitua sistema como “disposição de partes de um todo, que de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que se repetem ciclicamente na realização de tarefas predefinidas”. Para OLIVEIRA (2001, p.23), que não vai muito além do conceito de Batista, define sistema “como um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”.
Para REZENDE e ABREU (2000, p. 23), de forma geral os sistemas procuram atuar como:
I. Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intricada abrangência e complexidade;
II. Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações;
III. Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional;
IV. Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais; e
V. Produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento.

Os sistemas permitem a empresa de conhecer o seu potencial e o potencial do mercado, fazendo com que a mesma esteja preparada para as adversidades e atuar no meio externo de forma que possa se manter diante da concorrência.

2. Sistemas de Informações

O processo de gerar informações para a tomada de decisão, através de dados coletados, processados e transformados, é chamado de sistema de informações. OLIVEIRA (2001, p. 277) define como “o processo de transformação de dados em informações”.
STAIR (1998, p. 11), afirma que: “sistemas de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback”.
Enquanto GIL (1999, p.14), define que “os sistemas de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações”.
OLIVEIRA (2000, p. 154) destaca a era dos sistemas de informações, e que:
“em meados da década de 1970, com os principais processos administrativos e contábeis já otimizados, o foco da informática se voltou para o desenho e para a montagem de sistemas de relatórios que atendessem às necessidades de informações dos diversos níveis gerenciais da empresa. E esses esforços também fracassaram por dois motivos: limitações tecnológicas e a equiparação equivocada de informação e dado”.

Na definição de O’BRIEN (2004, p. 6) “sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização”. Tal definição é visualizada na figura abaixo, onde as pessoas têm recorrido aos sistemas de informações para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada da civilização, uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), instruções e procedimentos de processamento de informação (software), canais de comunicação (redes) e dados armazenados (recursos de dados).

A empresa moderna está sujeita a enfrentar diversas modificações devido ao seu ambiente interno, e principalmente externo.
CHIAVENATO (2000, p.49), propõe que:
“a empresa é visualizada como um sistema aberto em um dinâmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vários insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou conversão) e exportando os resultados na forma de produtos ou serviços (saídas)”.

Os gestores precisam cada dia mais do apoio que os sistemas oferecem isso porque estes são confiáveis, ágeis e necessários, desde que bem conduzidos para sua utilização no momento da tomada de decisão.

2.1. Classificação do Sistema de Informação

A classificação dos sistemas é de acordo com sua forma e o tipo de retorno esperado pelo gestor para a tomada de decisão. LACOMBE e HEILBORN (2003, p. 450) “classifica os sistemas de informações em três tipos: os sistemas de informações gerenciais, os sistemas de informações para executivos e os sistemas de apoio à decisão”. BATISTA (2005, p. 35) a utilização dos sistemas de informação é representada conforme a figura abaixo.

Tais sistemas têm por objetivo melhorar os resultados da empresa, e não apenas armazenar dados, mas sim gerar informações para a pessoa certa na hora certa.

2.2. Sistemas de Apoio à Decisão

Os sistemas de apoio à decisão é uma forma de modelo de dados para tomada de decisões com qualidade e baseadas no mesmo, ou seja, para tomar a decisão certa se baseia na qualidade dos seus dados e a capacidade de filtrar, analisar e descobrir as tendências nas quais podem ser criadas soluções e estratégias de auxílio na tomada de decisão. Para BATISTA (2005, p. 25) conceitua os sistemas de apoio à tomada de decisão, como sistemas de suporte a decisão que “podem ser considerados os sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de decisão”.

2.3. Sistemas de Informações para Executivo

Os executivos do nível estratégico necessitam obter o maior número de dados possíveis para seu planejamento, ou melhor, para a tomada de decisão de forma que possam ser visualizadas as necessidades da empresa. E ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se de tecnologia avançada para a elaboração de gráficos e relatórios.
Para BATISTA (2005, p. 26) “esses sistemas formam a combinação dos sistemas anteriores e também com base em dados externos considerados relevantes para o processo de decisão no nível estratégico”. Através destes sistemas se tem, com o uso da computação, relatórios em tempo hábil e com melhor visualização para mudar a estrutura de problemas que surgirem no decorre do processo de tomada de decisão.

2.4. Sistemas de Informações Gerenciais

O objeto de estudo deste artigo é analisar os sistemas de informações gerenciais, e será constituído de levantamentos do porque utilizar o SIG, sua importância para as organizações, aspectos que fortalecem a tomada de decisão e os benéficos que traz para a organização dando apoio a tomada de decisão.
Inúmeros conceitos de sistemas de informações gerencias foram encontrados no decorrer da pesquisa, conforme definições no tópico seguinte, para melhorar a compreensão do leitor sobre o que é o SIG.

3. Definições dos Sistemas de Informações Gerenciais

OLIVEIRA (2001, p. 39) relaciona diversas definições da expressão de sistemas de informações gerenciais, e destaca algumas que podem ser analisadas, tais como:
“é um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicação que coleta, valida, executa operações, transforma, armazena, recupera e apresenta dados para uso no planejamento, orçamento, contabilidade, controle e em outros processos gerenciais para vários propósitos administrativos. Os sistemas de processamento de informações tornam-se sistemas de informações gerenciais quando sua finalidade transcende uma orientação para processamento de transação, em favor, de uma orientação para a tomada de decisões gerenciais (Schwaetz, 1970, p. 4)”.

“é um sistema voltado para coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informação que é usada ou desejada por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades (Ein-Dor e Segev, 1983, p. 14)”.

“é um método organizado para prover o executivo de informações passadas, presentes e futuras sobre a operação interna e o ambiente da empresa. E dá suporte às funções de planejamento, controle e operação de uma empresa, fornecendo informação uniforme para assistir a tomada de decisão (Dearden, 1972, p. 92)”.

OLIVEIRA (2001, p. 40), com base nas definições dos autores acima, define SIG como “o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”.
Em uma definição mais voltada para a tomada de decisões, OLIVEIRA (2000, p. 171) define sistemas de informações gerenciais como:
“um método formal de tornar disponíveis para a administração, oportunamente, as informações precisas necessárias para facilitar o processo de tomada de decisão e para dar condições para que as funções de planejamento, controle e operação da organização sejam executadas eficazmente”.

Os sistemas de informações vêm evoluindo ao longo dos anos, pois as organizações sempre tiveram algum tipo de sistema de informação gerencial. Esses sistemas eram muito informais na sua estrutura. Mas hoje, com o surgimento dos computadores de ter a capacidade de processar e condensar quantidades de dados, o sistema de informações gerenciais ganhou destaque tornando-se um processo formal e um campo de estudo.


4. Importância do SIG para as organizações

A importância dos sistemas de informações vai além do que poderia considerar somente como coletarem dados e transformá-los em informações. A qualidade da informação é uma característica de tornar produtos e serviços valiosos para a organização. As atribuições abaixo estão em forma de resumo da importância da informação para o gestor da empresa.

Dimensão do tempo
Prontidão
Aceitação
Freqüência
Período
 A informação deve ser fornecida quando for necessária.
 A informação deve estar atualizada quando for fornecida.
 A informação deve ser fornecida tantas vezes forem necessárias.
 A informação pode ser fornecida sobre períodos passados, presentes e futuros.

Dimensão do conteúdo
Precisão
Relevância
Integridade
Concisão
Amplitude
Desempenho
 A informação deve estar isenta de erros.
 A informação deve estar relacionada às necessidades de informação de um receptor específico para uma situação específica.
 Toda a informação que for necessária deve ser fornecida.
 Apenas a informação que for necessária deve ser fornecida
 A informação pode ter um alcance amplo ou estreito, ou um foco interno ou externo.
 A informação pode revelar desempenho pela mensuração das atividades concluídas, do progresso realizado ou dos recursos acumulados.

Dimensão da forma
Clareza
Detalhe
Ordem
Apresentação
Mídia
 A informação deve ser fornecida de uma forma que seja fácil de compreender.
 A informação deve ser fornecida em forma detalhada ou resumida.
 A informação deve ser organizada em uma seqüência predeterminada.
 A informação pode ser apresentada em forma narrativa, numérica, gráfica, ou outras.
 A informação pode ser fornecida na forma de documentos em papel impresso, monitores de vídeo ou outras mídias.
Fonte: O’BRIEN (2004, p. 15)

Como pode ser visto, a informação sendo bem administrada é um ponto positivo para o gestor nas suas decisões. Quanto mais próximo da informação ele estiver, melhor será o tempo que terá para análise e posterior decisão de determinada situação nos processos da empresa.
LAUDON e LAUDON (1999, p. 350) mostram um estudo sobre gerentes, apontando que eles gastam maior parte do tempo falando com outras pessoas, e não analisando demonstração de contas, calculando resultados ou lendo relatórios formais. O gráfico 1, faz referência sobre o estudo:

Gráfico 1
Análise do gráfico 1, referente a pesquisa feita sobre como os gerentes obtêm informações, mostra que a maior parte das informações as obtém de outras pessoas. Consideráveis 75% do tempo de um gerente são consumidos em reuniões – 50% são planejadas, mas 25% não o são. Outros 10% do seu dia são consumidos fazendo ou recebendo ligações telefônicas, e 5% são passados em trabalho de escritório. Isso leva a escassos 10% de todo o tempo de um gerente devotados à análise: leitura de relatórios e pesquisa, execução de cálculos e análises de balanços.


5. Aspectos que fortalecem a tomada de decisão

A informação é o insumo mais importante para as tomadas de decisão. Segundo LACOMBE e HEILBORN (2003, p. 450):
“o que caracteriza, na empresa, o sistema de informações gerenciais, não é o fato de se dispor de um conjunto de informações arrumadas de forma inteligível, mas sim sua integração, consistência, processamento e comunicação, incluindo a forma de apresentação e o acesso dos administradores ao sistema, bem como a sua eficácia e utilidade gerencial para ações e providências administrativas em tempo hábil”.

Esse aspecto fortalece a tomada de decisão e deixa o administrador integrado nos processos dentro da empresa.
Para OLIVEIRA (2000, p. 174), a relação dos sistemas informativos, que geram informações decisórias, contribuem para eficácia do gestor no exercício das funções de planejamento, organização e controle na gestão das empresas, pressupondo:
 A predisposição de um esquema de planejamento em seus níveis estratégico, tático e operacional, contemplando todos os centros de responsabilidade da empresa;
 O levantamento contínuo e imediato dos resultados da gestão empresarial;
 A comparação dos resultados efetivos com dados previstos, constantes do processo de planejamento;
 A análise das variações entre os resultados apresentados e o planejamento efetuado, bem como a regularização dos desvios, por meio do funcionamento dos centros de responsabilidade da empresa.

Não se tem uma forma quantitativa de avaliar o benefício de um sistema de informação gerencial, pois há certa dificuldade em avaliar a melhoria no processo decisório da empresa. Mas há segundo OLIVEIRA (2000, p. 173), uma lista de hipóteses sobre o papel que o SIG traz para a empresa após sua implantação, o que propicia ao gestor um entendimento, ainda que genérico, de sua importância. Com isto, os sistemas de informações gerenciais podem trazer os seguintes benefícios para as empresas:

 Redução de custos das operações;
 Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
 Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global;
 Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
 Melhoria na tomada de decisão, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
 Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão;
 Fornecimento de melhores projeções dos efeitos de decisão;
 Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
 Melhoria na estrutura do poder, propiciando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema;
 Redução do grau de concentração da decisão na empresa;
 Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
 Otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
 Melhor interação com seus fornecedores;
 Melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;
 Aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;
 Melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;
 Aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;
 Redução dos custos operacionais;
 Redução da mão-de-obra burocrática; e,
 Redução dos níveis hierárquicos.

Um aspecto importante, BIO (1985, p. 45) destaca em que:
“a essência do planejamento e do controle é a tomada de decisão. Esta, por sua vez, depende de informações oportunas, de conteúdo adequado e confiável. Isto pressupõe certo grau de consciência por parte dos executivos sobre os processos decisórios em que estão envolvidos e o desenvolvimento de um sistema de informação sintonizado com as necessidades de informação desses processos decisórios (o que leva à conclusão de que tal objetivo somente pode ser atingido com um trabalho integrado de executivos e especialistas em sistemas, que envolve um mínimo de condições de diálogo entre ambos)”.

Podemos visualizar o andamento e o controle das informações na figura abaixo, onde há sintonia e integração de setores dentro da empresa para que os processos sejam realizados.



Conforme a figura acima, o controle é feito com base em informações obtidas a partir de dados originários da ação. Isto significa que, a medida que o vendedor completa uma ação de vender, o encarregado de produção inicia uma ordem de produção e requisita os materiais correspondentes, o cobrador traz ao fim do dia tantas duplicatas quitadas, enfim ocorrem milhares de ações, os dados correspondentes a estas ações são captados pelo sistema de informação e traduzidos em informação sobre quanto foi vendido, quanto está custando a produção, quanto se consumiu do estoque de matérias-primas, quanto foi recebido dos clientes, etc.


6. Benefícios que o SIG traz para a organização dando apoio a tomada de decisão.

O processo de tomada de decisão é a essência da administração, e consiste na busca e no caminho a ser perseguido e que seja viável, propiciando o melhor resultado final. OLIVEIRA (2001, p. 146):
“o processo de tomada de decisão, também, implica o conhecimento prévio das condições básicas na empresa e de seu ambiente, bem como uma avaliação das conseqüências futuras advindas das decisões tomadas, e esse conhecimento é propiciado pelas informações de que o tomador dispõe sobre as operações da empresa, seus concorrentes, fornecedores, mercado financeiro, mercado de mão-de-obra, decisões governamentais etc.”

O processo decisório pode ser o sucesso da empresa quando da sua tomada de decisão correta e as fases deste processo, segundo OLIVEIRA (2001, p. 147), são:
 Identificação do problema;
 Análise do problema, a partir da consolidação das informações sobre o problema. Para tanto, é necessário tratar o problema como um sistema;
 Estabelecimento de soluções alternativas;
 Análise e comparação das soluções alternativas, através de levantamento das vantagens e das desvantagens de cada alternativa, bem como da avaliação de cada uma dessas alternativas em relação ao grau de eficiência, eficácia e efetividade no processo;
 Seleção de alternativas mais adequadas, de acordo com critérios preestabelecidos;
 Implantação da alternativa selecionada, incluindo o devido treinamento das pessoas envolvidas; e
 Avaliação da alternativa selecionada através de critérios devidamente aceitos pela empresa.

Seguindo essas fases, a empresa terá como benefício à informação gerada de forma analítica e bem estabelecida pelo gestor. SILVA (2002, p. 337) destaca que “a informação flui vertical e horizontalmente dentro de uma organização, para facilitar a tomada de decisão e a solução de problemas”.

Para SILVA (2002, p. 342):
“o planejamento estratégico é um planejamento de longo prazo, elaborado pelo mais alto nível da organização. Isto inclui a definição dos objetivos e metas da organização, projeto dos recursos para alcançar estes objetivos, determinação da linha de produtos ou serviços e assim por diante. O planejamento estratégico envolve um período de tempo (05 ou 10 anos) e é apoiado pelo SIG”.

Essa ênfase do planejamento estratégico é para que fique evidente no processo de tomada de decisão, os benefícios que o SIG proporciona para a empresa.
Ainda SILVA nos mostra a relação e os benefícios dos níveis administrativos com o suporte do SIG:

BENEFÍCIOS ATUAÇÃO DO SIG
INTERNOS
 SUPORTE PARA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
 SUPORTE PARA O CONTROLE GERENCIAL
 SUPORTE PARA O CONTROLE OPERACIONAL
EXTERNOS
 MELHORIA DA QUALIDADE DO PRODUTO
 MELHORIA DA DISTRIBUIÇÃO DO PRODUTO


Para O’BRIEN (2004, p. 56), destaca-se o benefício da:
“agilidade no desempenho competitivo é a capacidade de uma empresa de prosperar em mercados mundiais em rápida transformação e constante fragmentação para produtos e serviços de alta qualidade e desempenho e configurados para o cliente. Uma empresa ágil pode obter lucro em mercados com classes amplas de produtos e modelos com tempos de vida curtos, processar pedidos em tamanhos de lote arbitrários e oferecer produtos individualizados mantendo, ao mesmo tempo, volumes elevados de produção”.

No quadro abaixo se têm exemplos de benefícios dos sistemas de informações gerenciais em apoio a atividades de nível estratégico, tático e operacional.

Tipo de uso
(suporte a...) Benefício imediato Caracterização
dos benefícios
Atividades do nível operacional Eficiência operacional o Ganho em produtividade.
o Redução de custos.
o Qualidade na execução de tarefas.
Atividades do nível gerencial Eficácia administrativa o Melhor planejamento e gerenciamento.
o Melhores decisões de caráter tático (como na alocação de recursos).
Atividades do nível estratégico Avanço estratégico o Melhor imagem junto a clientes e parceiros
o Compartilhamento de custos.
o Novas fontes e aumento de receita.

O sucesso de uma tomada de decisão está nas informações que chegam para o gestor, portanto, uma empresa que possua um sistema de informações gerenciais confiável, ágil, e eficiente, está em uma posição mais elevada que muitos dos seus concorrentes.

 7. Tomada de decisão

A tomada de decisão esta presente em todas as funções do administrador, e através delas podemos: planejar, organizar, coordenar e controlar. Os sistemas de informações são utilizados pelo gestor para apoiar a tomada de decisão de forma eficiente e racional, podendo antecipar o futuro e reduzir riscos de incerteza.
LACOMBE e HEILBORN (2003, p. 441), diferem as decisões em dois tipos: decisões programadas e decisões não programadas. As decisões programadas são as que ocorrem com certa freqüência, enquanto as não programadas são decisões novas, sem precedentes, que requerem tratamento especial. Há ainda as decisões estratégicas que envolvem a definição precisa do negócio ou sua alteração e têm impacto a longo prazo e grande dificuldade de serem desfeitas. Essas decisões tendem a ser mais importantes e são tomadas por níveis hierárquicos mais elevados da organização.
O auxílio que os sistemas de informações gerenciais dão no processo de tomada de decisão é a obtenção de relatórios periódicos com rapidez. Para LACOMBE e HEILBORN (2003, p. 451):
Um sistema de informações gerenciais inclui informações coerentes e consistentes de todas as áreas e essas informações devem estar à disposição de quem delas precisa no momento certo. Os relatórios gerados costumam atender às necessidades gerenciais de grande número de executivos de diversos níveis; por isso os relatórios tendem a ser relativamente inflexíveis, requerendo esforço e custo para mudá-los. Nem sempre é possível obter as informações desejadas com a rapidez desejável, embora esse seja um dos seus objetivos. Sua principal finalidade é o controle, envolvendo ações corretivas quando necessário.

O processo de tomada de decisão esta diretamente ligado ao potencial informativo do sistema de informações que a empresa utiliza, sendo este o gerador de informações de auxilio para o gestor;


8. Empresas e os Sistemas de Informações

A seguir será demonstrado um levantamento referente a empresas que adotaram os sistemas de informações e obtiveram resultados expressivos.

8.1 International Rectifier, Blair e Pillsbury: análise de negócios para apoio à decisão

Na International Rectifier Corp., uma produtora de semicondutores de controle de energia sediada na Califórnia, o gerente de análise financeira, Doug Burke, informa que o software Essbase da Hyperion Solutions possibilitou à companhia “afastar-se um pouco mais de nosso (sistema de médio porte) IBM AS/400” e, assim, extrair e analisar dados de vendas quase de graça. Burke esperava maiores reduções de custo depois de algumas semanas, quando fosse instalada a versão 6.1 do Essbase, com atributos que permitissem aos usuários uma análise dinâmica de dados, cruzados com dimensões adicionais (como as áreas de vendas), sem precisar armazenar aqueles cálculos e, em conseqüência, aumentar o tamanho do banco de dados. A International Rectifier decidiu utilizar o Essbase não apenas com o objetivo de reduzir os custos e o tempo que leva para coletar dados, mas também para padronizar a forma como os dados são agrupados a fim de melhorar a tomada de decisão. “Gostem de números ou não, todas as pessoas concordam com eles e podem se concentrar mais na análise dos dados do que em sua coleta”, explica Burke.


8.2 Pepsi Corporation

A PepsiCo e a Sedgwick James, Inc., a segunda maior corretora de seguros do mundo, desenvolveram um DDS de administração de riscos para ajudar a minimizar as perdas da PepsiCo derivadas de acidentes, roubos e outras causas. A seguradora utiliza o sistema INFORM de administração de riscos que combina o poder analítico de modelagem de apoio à decisão do Focus com as possibilidades de análise gráfica da Focus/EIS para Windows. Em decorrência disso, os gerentes da PepsiCo em todos os níveis podem localizar tendências críticas, desagregar em busca de informações de backup, identificar problemas potenciais e planejar maneiras de minimizar riscos e maximizar lucros, o que facilita a tomada de decisão.

8.3 Procter & Gamble

No ano de 1996, quando portal era apenas o nome composto de uma porta, a divisão de TI da Procter e Gamble Co. começou a desenvolver um sistema rudimentar para compartilhar documentos e informações na intranet da empresa. Enquanto as demandas de usuários e o número de páginas de rede apoiados pelo sistema cresciam, a equipe de TI ampliava o escopo deste catálogo de conhecimento global. O grande sistema é um imenso banco de informações que permite a todos os 97.000 funcionarios da Procter & Gamble em todo o mundo de encontrarem informações específicas para suas necessidades.
Embora o sistema ajudasse a manter coerência de grande quantidade de dados, ele ainda conduzia a uma sobrecarga de informações. “O que a Procter & Gamble realmente precisava era uma forma de personalizar a informação de cada funcionário, com base em seu trabalho”, diz Dan Gerbus, gerente de projetos da empresa.
Gerbus diz que funcionários da Procter & Gamble serão capazes de olhar para seu “painel”, que lhes oferecerá uma visão prefixada de várias fontes de informações, e encontrar toda a informação atualizada que precisem para tomar decisões sobre novos produtos, campanhas de propagandas e outras iniciativas. “Se um gerente sempre precisar localizar algumas peças-chaves de informação, seremos capazes de construir um painel para isso”, diz Gerbus. “Mas também forneceremos as ferramentas para que consigam a aplicação ou fonte de dados para uma análise mais profunda”.

Considerações Finais

As empresas encontram-se em um ambiente competitivo e acirrado, em busca de novos clientes, de novos produtos e de reduzir custos operacionais. Ao decorrer dos anos são criados métodos que ajudam ao gestor tomar decisões para o melhor andamento da organização, sendo que nas últimas décadas os sistemas de informação foram essenciais para auxiliar o gestor neste processo decisório. Os sistemas de informações são classificados em: gerenciais, de apoio à decisão e para executivos. Estes têm o objetivo de aproximar o gestor das situações que a empresa estar sujeita no seu ambiente, sendo que o sistema de informações gerenciais pode ser considerado o agrupamento dos demais, por ter como finalidade o processamento dos dados em informações para o gestor no desempenho de suas atividades.
O modelo gerencial de entrada de dados, processamento, e saída da informação já transformada, é um modo de visualizar o processo que os sistemas trazem para dentro da organização. Captam dados e transformam em informação para que o gestor disponha de uma ferramenta poderosa na tomada de decisão. A tomada de decisão, quando auxiliada por um sistema de informação adequado, ajuda o gestor a exercer funções fundamentais da administração.
O sistema de informações gerenciais quanto mais ágeis e confiáveis for, melhor será para a empresa que o tiver, pois inúmeros são os benéficos e a sua importância para o gestor chegar a uma tomada de decisão eficaz. Hoje as empresas que implantam o SIG dão um passo à frente da concorrência. Sua importância, destacada neste artigo, é a proximidade que os setores passam a ter com a utilização de um sistema integrado para gerar as informações, e dispor as mesmas para o gestor. É através da informação que o processo decisório se torna eficiente nas funções exercidas pelo administrador, e este processo depende de informações oportunas e de conteúdo confiável para que seja tomada a decisão adequada.
Inúmeros são os benefícios que a utilização do SIG traz para a empresa, e entre eles destacam-se os internos e externos que proporcionam o gerente de ter um suporte para o planejamento estratégico, o nível mais alto da empresa, de tomar as decisões conforme o que o SIG processa e transforma em relatórios de uso no planejamento.
Nos casos apresentados das empresas que adotaram sistemas para melhorar seu processo de decisão, mostra que elas estão preocupadas em acelerar a forma de transformar os dados em informações precisas para minimizar custos e aproximar os setores. E o mais importante desta adoção de sistemas, é o auxílio dos sistemas de informações para a tomada de decisão.
Portanto, o sistema de informações gerencias, cada vez mais serão de suma importância para o gestor no seu processo decisório. A proximidade da informação para os gestores, deixam-os com ferramentas importantes e aceleram o processo de ação para uma decisão coerente com a situação desejada pela a empresa.


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