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Implantação de um plano de gerenciamento de crises

A implantação de um plano de gerenciamento de crises necessita de três ingredientes que são fundamentais para o êxito das ações: Divulgação; Integração com outros planos; Treinamento.

Neste artigo, vamos abordar a importância do treinamento desses planos e os métodos para implementá-los.

A implantação de um plano de gerenciamento de crises necessita de três ingredientes que são fundamentais para o êxito das ações.

Os três pilares do plano são:

  • Divulgação;
  • Integração com outros planos;
  • Treinamento.

A divulgação é a forma com que a informação da existência de um plano para situações de crise.

A divulgação deste plano trás mais segurança aos empregados e acionistas, pois demonstra a preocupação da empresa com a vida das pessoas e com a continuidade do negócio, portanto é essencial.

 

A IMPORTÂNCIA DO TRIENAMENTO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE CRISES

A integração com outros planos é para que haja uma evolução, uma sequência de acontecimentos e respostas por parte da organização, de modo que a cada avanço da crise, haja uma resposta adequada e estruturada para que aconteça de fato, minimizando os danos.

Para que todo o projeto dê certo é necessário o treinamento adequado e a preparação das pessoas envolvidas para que possam agir conforme suas responsabilidades e atribuições, já relacionadas no plano de ação.

Sem o treinamento tudo ficará muito mais difícil no acionamento do plano e, ainda que bem estruturado, ocorrerão erros que poderiam ser evitados caso houvesse treinamento.

Os tipos de treinamentos podem ser divididos em:

  • Teóricos;
  • Individuais;
  • Exercícios de campo;
  • Operações simuladas de coordenação.

Os treinamentos teóricos buscam os entendimentos dos conceitos, a busca de erros e formas adequadas e de logística para atender ao plano.

Os treinamentos individuais atendem as necessidades mais específicas de pessoas chaves na execução do plano e que devem ter um conhecimento mais detalhado de suas atribuições.

Os exercícios de campo vão mostrar as dificuldades da operacionalização do plano e buscar soluções possíveis para atendê-lo.

As operações simuladas de coordenação são um conjunto de atividades que visam representar, de forma real ou não, um determinado cenário acidental e a implementação das ações de resposta para controle.

Os exercícios de simulados são os mais importantes porque trazem todas as dificuldades enfrentadas numa situação real.

 

SIMULADOS DE APLICAÇÃO DO PLANO

Os simulados podem ser classificados como:

SIMULADO DE COMUNICAÇÃO - verificação de todo o processo de comunicação das partes interessadas (interna e externamente), com frequência mínima trimestral.

SIMULADO DE MOBILIZAÇÃO DE RECURSOS - verificação da eficácia no processo de acionamento das equipes, dos materiais e dos equipamentos, próprios e/ou de terceiros, necessários ao controle da emergência; os recursos são apenas mobilizados e avaliam-se o tempo e as dificuldades encontradas, com frequência mínima semestral.

SIMULADO EM SALA DE TREINAMENTO - forma de se avaliar o conhecimento de todos os envolvidos, em suas respectivas atribuições para o controle da emergência, por meio de dramatização em sala, com frequência mínima semestral.

SIMULADO DE CAMPO -forma que envolve a mobilização de pessoas e recursos, simulando ações de controle em diversos níveis de dificuldades, requerendo intensa preparação e envolvimento de recursos materiais e humanos, com frequência mínima anual.

Os exercícios simulados devem ser planejados e executados de acordo com os cenários acidentais e os procedimentos operacionais de respostas descritos nos planos de emergência.

Exercícios simulados que impliquem em ações junto às comunidades vizinhas e entidades externas devem contemplar o seu envolvimento.

Esses exercícios devem ser avaliados em reuniões de análise crítica realizadas imediatamente após a sua execução.

Havendo participação das comunidades vizinhas e/ou entidades externas estas devem ser envolvidas na avaliação dos resultados obtidos nos exercícios simulados.

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO NO GERENCIAMENTO DE CRISES

A comunicação oficial da empresa deve atuar em conjunto com o comitê de crise.

Sua falha pode piorar enormemente a crise, colocando a empresa em situação crítica, inclusive de sobrevivência.

A implantação de um plano de comunicação é de fundamental importância a qualquer tipo de crise que a empresa venha sofre.

Ele é o processo de comunicação que atua nos seguintes níveis distintos:

- Análise da situação em todos os níveis e o grau de impacto que o fato / ocorrência pode causar na imagem da empresa.

- Análise dos públicos envolvidos direta e indiretamente e sua respectiva priorização.

- Definição da qualidade e do nível de informação que deverá ser divulgada.

- Definição do fluxo que a informação deve seguir.

- Coordenação das informações e sua respectiva distribuição.

Para guardar a reputação e a credibilidade de suas companhias, os administradores devem estar conscientes do papel da imprensa que indiscutivelmente tem o poder de construir e destruir reputações, e este poder pode dobrar durante num período de crise.

ATUALIZAÇÃO DO PLANO

Depois de concluído o processo de prática e de informar os resultados à alta administração, é necessário estabelecer o processo de atualização do plano.

Um plano de emergência pode converter-se em um desastre se contiver informação errônea e obsoleta. Por tal razão, deve-se desenvolver os critérios para mantê-lo atualizado e vigente. Para isto, utilizam-se os resultados do exercício. Também serão usadas as recomendações das equipes de trabalho após a ocorrência de uma emergência ou desastre real.

Manter um plano de emergência atualizado é uma tarefa contínua. A vida útil do plano é extremamente curta se não se possui um processo para manter os procedimentos e funções em dia. Alguns exemplos de eventos que podem impactar o plano e rapidamente convertê-lo em obsoleto são:

- Problemas e dificuldades reveladas durante o exercício

- Alta rotatividade do pessoal interno e externo

- Desenvolvimento de novos e melhores procedimentos

- Mudanças nos sistemas de backup

- Mudanças nos lugares alternativos de operações

- Mudanças, remodelações e ampliações nas instalações.

Em resumo, o plano requer uma atenção constante e os coordenadores das equipes têm a responsabilidade de informar imediatamente as mudanças que acontecerem em suas áreas de trabalho. O coordenador do plano de emergência deverá proceder a mudança imediata no plano e distribuir as cópias atualizadas.

Recomendo a leitura do livro de Mário Rosa, A Era do Escândalo, o qual apresenta diversos cases de gerenciamento de crises nacionais, e como elas foram tratadas.

Adaptando a frase de Nicolau Maquiavel (Niccolò Machiavelli) “Um príncipe sábio deve observar modos similares e nunca, em tempo de paz, ficar ocioso" quero lembrar que a preparação para as crises deve ocorrer antes das crises.

Cláudio dos Santos Moretti - CES, ASE, é especialista em Segurança Empresarial (MBA) pela FECAP-SP, pós-graduado em Gestão de Crises corporativas, professor universitário do curso de Graduação Tecnológica em Gestão de Segurança Privada da UNIP, em Santos e Diretor de cursos e certificação da ABSEG – Associação Brasileira de Profissionais de Segurança.

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Tags: crise gerenciamento de crises simulado treinamento