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A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÕES.

Leonardo Rodrigues,
A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÕES. Leonardo Rodrigues Ferreira Administrador, Especialista em Administração Financeira –FCAP/UPE, Especializando (MBA) em Gerência Contábil – FACINTER/IBPEX. Introdução As informações têm-se tornado o principal diferencial competitivo nas organizações empresariais, sendo sua utilização de vital importância para sobrevivência e manutenção na realidade de toda e qualquer empresa. O processo de tomada de decisões tem como sua referencia e consulta as informações sobre o mercado, economia, comportamento, moda entre outros fatores determinantes para mudança e adaptação do produto ou serviço no mercado organizacional. Conforme CASSARO (2003) Um conceito universal, genérico, válido para qualquer sistema físico, material, é o seguinte: “Sistema é um conjunto de partes e componentes, logicamente estruturados, com a finalidade de atender a um dado objetivo”. No campo empresarial, podemos dizer que: “Sistema é um conjunto de funções logicamente estruturadas, com a finalidade de atender a determinados objetivos”. Assim, podemos verificar que toda empresa é um sistema, um grande sistema, um macro-sistema. A empresa em si é uma estrutura estática. O que movimenta esta estrutura, o que lhe dá dinamismo, é o conjunto de seus sistemas de informações, ou seja, a gama de informações produzidas pelos seus sistemas, de modo a possibilitar o planejamento, a coordenação e o controle de suas operações. Já é do consenso geral, no mundo empresarial, que as informações compõem um dos maiores e mais valiosos ativos da empresa. Podemos afirmar que uma empresa será mais dinâmica, mais agressiva e mais atuante do que outras na medida em que possua melhores sistemas de informações e, evidentemente, pessoal de alta e média administração, capacitado e motivado a se utilizar destas informações para as suas tomadas de decisões. Segundo CASSARRO (2003) Necessário se torna recordar que “gerente” é a pessoa a quem pagamos para que tome decisões, se possível acertadas. Quer dizer, o gerente deverá decidir, mesmo com a possibilidade de errar. Sua função é essa! Segundo o mesmo autor, tomar decisões implica correr riscos e maiores serão as margens de risco que o gerente corre, quanto mais alto ele estiver na estrutura hierárquica da empresa! Outro ponto importante a levar em conta é o que chamamos “ciclo das atividades empresariais”. De um modo bastante resumido, as atividades empresariais passam pelo seguinte ciclo: Funções estas que apenas podem ser adequadamente cumpridas SE houver coordenação. Além disso, existem áreas, em qualquer empresa, que se orientam basicamente para a execução, por exemplo, compras, produção, vendas, etc. Enquanto outras áreas chamam a si o comando das ações, que é o caso de planejamento e controle. Assim, entendemos como “Sistemas Gerenciais de Informações aqueles que permitem adequando comando, controle e coordenação do ciclo gerencial”. Uma decisão nada mais é do que uma escolha entre alternativas, obedecendo a critérios previamente estabelecidos. Estas alternativas poderão ser os objetivos, os programas ou as políticas – em uma atividade de planejamento – ou os recursos, estrutura e procedimentos – em uma atividade organizacional. A tomada de decisões também envolve um ciclo e é fundamental a existência de informações apropriadas a cada uma das fases do ciclo. Apresentamos, abaixo, o ciclo de tomada de decisões: Muitas vezes poderá ser interessante ou mesmo necessário a utilização de modelos para a tomada de decisão. Os modelos nos permitem simular o que poderia ocorrer SE determinadas variáveis viessem a acontecer. Como vimos, o controle nada mais é do que a contínua comparação entre os resultados obtidos e aqueles que eram esperados, induzindo que, se necessário, se proceda à correção de desvios porventura ocorridos. É indiscutível a importância das informações, em cada uma das fases do processo de tomadas de decisões. O fato de se poder contar com informações adequadas e oportunas é de importância capital para o sucesso da empresa e, em conseqüência, do gerente. Todo e qualquer sistema é constituído por dois grandes conjuntos de informações: as operativas e as gerenciais. Enquanto as informações operativas praticamente independem das pessoas (exemplo: temos de emitir uma Nota Fiscal, quando de uma venda, qualquer que seja o chefe do faturamento), as informações gerenciais são muito influenciadas pelas pessoas que ocupam posições gerenciais. Isso porque algo poderá ser muito relevante para o elemento A e não terá necessariamente a mesma importância se o responsável pela área for o elemento B. Os sistemas de informações gerenciais são, portanto, muito pessoais enquanto que os sistemas operativos de informações não o são. Quando formos desenvolver ou adquirir um sistema, em qualquer empresa, há que ter cuidados especiais para cada um destes níveis, principalmente o gerencial, procurando obter a participação de todos os níveis no projeto, desenvolvimento e implantação de cada sistema. Apenas a adequada participação garantirá o sucesso do sistema. O diferencial de competitividade. Para MAÑAS (2002) As informações e o conhecimento compõem recursos estratégicos essenciais para o sucesso de uma empresa. Há necessidade de adaptação da empresa no ambiente de grande ou pequena concorrência. O empresário deve ter claramente elucidados alguns conceitos para poder compartilhar, efetivamente, com os demais recursos humanos da sua empresa e, portanto, ter maiores possibilidades de mantê-la por um longo período, bastante competitiva. A integração de informações e conhecimentos. Segundo MAÑAS (2002) O sistema de informações designa a logística indispensável à realização do processo de informação, a qual não se reduz somente a informática, como poderia parecer inicialmente. Definimos o sistema de informação como “o conjunto interdependente das pessoas, das estruturas da organização, das tecnologias de informação (hardware e software), dos procedimentos e métodos que deveria permitir à empresa dispor, no tempo desejado, das informações que necessita (ou necessitará) para seu funcionamento atual e para sua evolução”. Para MAÑAS (2002) A vantagem diante da concorrência, utilizando a informação e o conhecimento. Quando uma empresa chega a constatar que o número de reclamações de clientes é muito elevado, que o seu pessoal não se interessa muito pelo seu próprio trabalho, que a mediocridade é o que se pode considerar da sua rentabilidade, ela não consegue perceber de maneira ampla nem as causas e nem as conseqüências disto. Fazendo uma análise das causas, partindo de um disfuncionamento reconhecido, podem se identificar, de forma progressiva, aquelas que são inicialmente as mais superficiais e em seguida as mais profundas. Tem-se então encadeada a existência de problemas de comunicação e informação no coração da empresa. Esta colocação não é muito evidente na maioria das empresas, e para ser claramente entendida é importante ter uma abordagem diferenciada. A informação transformou-se em recurso fundamental em qualquer organização. Esta afirmação é declarada por diferentes administradores ao analisarem profundamente essa questão: - A empresa moderna fabrica menos produtos e mais e primeiro informação. Como exemplo podemos destacar o caso de um industrial que fabrica móveis. O problema essencial dele não é produzir móveis, mas sim vende-los em tempo real sem criar estoques. A estrutura das empresas tem, então, entre suas principais funções, a ligação produtos-distribuição, isto é, fazer circular a informação. Resumindo, não existe gerenciamento possível sem informação. As empresas que ganharão a guerra econômica são aquelas que terão vencido a guerra da informação. Ao lado das funções tradicionais (produção, comercial, finanças, recursos humanos etc.), surge uma nova e fundamentalmente transversal: a função informacional da empresa, em que a limitação de fronteiras, ao contrário, não existe, passando a atravessar a empresa como um todo, de departamento a departamento, ligando-os entre si e inclusive ao ambiente externo, que parece que já em muitos casos, transforma-se no ambiente global. Há então uma emergencial necessidade da criação de uma nova área da administração há que gerir-se a informação, e mais precisamente do ponto de vista geral, a gerência estratégica da informação. O que se sente é que um número muito significativo dos responsáveis pelas atividades das empresas não está preparado para tratar especificamente da informação como um recurso em si, e menos ainda para gerenciá-la, considerando-a como recurso estratégico. O desenvolvimento tecnológico baseado na economia do aprendizado. A década de 80 foi um período recessivo para as economias territoriais de paises e regiões em desenvolvimento; caracterizou-se pela estagnação da produção e pelo declínio da renda real e das oportunidades de emprego. O fortalecimento das estruturas industriais oligopolizadas ocasionou pressões inflácionárias em muitas economias latino-americanas debilitadas por empréstimos estatais adicionais destinados ao financiamento de serviços necessários ao afastamento da crise social gerada pela desigualdade crescente, e também para financiar os próprios subsídios industriais. O ciclo macroeconômico do endividamento, inflação, depressão e retração do capital internacional ainda se faz sentir em algumas economias industriais de fordismo periférico, quer dizer, economias que imitaram os sistemas de produção em massa de países centrais sem consolidar suas respectivas estruturas macroeconômicas locais de aporte das diretrizes de desenvolvimento social. O porquê da existência de diferenças tão acentuadas entre países e regiões em termos da capacidade de tomar decisões na economia global, na visão de STORPER (1993), se explica através de fatores como a tecnologia, instituições e políticas, elementos que respondem por essas diferenças. Economias bem sucedidas são as que possuem formas endógenas de produção baseadas em recursos tecnológicos, organizacionais e institucionais esepcificos de cada região, os quais não constituem simples cópias de uma suposta “melhor prática” desenvolvida nos países centrais. Essas especificidades se traduzem em externalidades hard de tecnologia de produção e das relações insumo-produto e externalidades soft representadas pelas “convenções”: práticas organizacionais e instituições políticas de coordenação das diretrizes econômicas locais. Ambos componentes são dinâmicos, não se apresentam como estoques e sim como trajetórias. A questão fundamental reside na distinção das atividades propulsoras e sua organização no território local. Na atualidade, é possível por duas visões de tendências econômicas: a que está focalizada na produção industrial e a pós-industrial centrada no terciário avançado, com ênfase no modo de produção e no conjunto capital financeiro e serviços ofertados às empresas. SASSEN (1991). A difusão de novas tecnologias, em ambos contextos, se dá por competição entre os produtores num mercado cada vez mais mundializado. A possibilidade de sua imitação põe em riscos as vantagens competitivas obtidas através da globalização de mercados e da busca constante de inovações sucessivas, vulneráveis, em algumas situações, à espionagem tecnológica. Em geral, as atividades baseadas no aprendizado, são altamente “restritas” entre firmas ou redes de firmas, atores e instituições; sua restrição é uma resposta à escassez de conhecimentos e práticas de que elas dependem no ambiente econômico global. Uma atividade pode ser definida como territorializada quando, seu desempenho econômico é dependente da localização e quando sua localização é especifica. Conclusão Conclui-se através das pesquisas e análises encontradas que a informação é determinante para toda e qualquer organização manter-se aberta e funcionando atendendo todas as necessidades e ordenamentos do mercado globalizado. O processo de decisão baseia-se na quantidade e qualidade das informações colhidas e verificadas sobre o produto ou serviço praticado no mercado. Entre todas as condições encontradas que determinam as informações na tomada de decisão pelo gestor empresarial está o processo da informação, como a informação é tratada, ordenada e manipulada no mundo empresarial. Bibliografia CASSARRO, Antonio Carlos. Sistemas de Informações para Tomada de decisões. 3ª edição, São Paulo: Pioneira Thomson Learning 2003. MAÑAS, Antonio Vico. Administração de Sistemas e Informações. São Paulo: Érica, 1999. SASSEN, Saskia. La ciudad global: Nueva York, Londres. Tokyo. Paris: Descartes,1996. STORPER, Michael. Desenvolvimento territorial na economia global do aprendizado: o desafio dos países em desenvolvimento. In: RIBEIRO, Luiz César de Queiroz (Org.). Globalização, fragmentação e reforma urbana: o futuro das cidades brasileiras na crise. Rio de Janeiro: Civilização Brasileira, 1994.

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