Estrutura Organizacional - Influência da estrutura na eficiência da organização de acordo

Patrícia Perioto Faculdades Associadas de Ariquemes - Av. capitão Silvio, 2738 – Rondônia - Ariquemes Veridiane Oliveira Carezia Faculdades Associadas de Ariquemes - Av. capitão Silvio, 2738 – Rondônia - Ariquemes RESUMO A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela empresa. Este trabalho mostra o conceito, os componentes e os tipos de estrutura organizacional. O presente trabalho aborda o temática estrutura organizacional e a tema: Influência da estrutura na eficiência da organização de acordo com a nova visão: organização orientada ao cliente. Contudo, será explanado as caracteristicas de uma organização orientada ao cliente. Diante de todo o contexto apresentado, neste estudo, partindo da elaboração do tema, utilização de pesquisa bibliográfica, por fim, não existe um modelo de estrutura organizacional que todas as empresas possam seguir, não existe uma estrutura perfeita, existe aquela mais adequada às atividades e estratégias da organização. E a estrutura depende inteiramente da definição dos objetivos, se ela volta-se para o mercado como a orientação ao cliente sua estrutura deve facilitar: O fluxo de informação – para cima, para baixo e lateral; Favorecer a geração de idéias, inovar – equipes multidisciplinares; Proporcionar maior grau de autoridade ao departamento de marketing; Ser flexivel – maior grau de descentralização; Possibilitar uma visão ampla da organização.

Veridiane Oliveira,
INTRODUÇÃO

 

A Estrutura organizacional é o elemento fundamental para que uma empresa mantenha o foco nos seus objetivos, depois de definidos a missão, a visão, os valores que servem de bases para definição de como a empresa vai dirigir suas atividades no mercado, isto é quais são as suas estratégias de mercado. Estas servirão de base para a formulação da sua estrutura.

1. OBJETIVOS

1.1. Objetivos Gerais

O objetivo deste trabalho é proporcionar a visualização da importância de se alinhar à estrutura da empresa aos seus objetivos e estratégias através da apresentação dos diversos tipos de estruturas.

1.2. Objetivos Específicos

  •  Definir estrutura organizacional e citar os seus principais componentes;
  •  Definir as características da organização orientada ao cliente;
  • Apresentar os principais tipos de estruturas suas vantagens e desvantagens para o alcance os objetivos da organização;
  •  A relação entre as características do ambiente, estratégia e a estrutura.

2. DEFINIÇÃO DE ORGANIZAÇÃO

"Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos".
Djalma, 2002, p. 84.

Benefícios de uma estrutura adequada:

• Identificação das tarefas necessárias;
• Organização das funções e responsabilidades;
• Informações, recursos, e feedback aos empregados;
• Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos;
• Condições motivadoras.

2.1. CONCEITO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

" é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridade, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa." OLIVEIRA, Djalma. OSM.

A estrutura organizacional dentro de um contexto geral, se subdivide em duas: Estrutura Informal e Formal.

ESTRUTURA FORMAL: Deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos pelo seu organograma.
• Ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades.
• É estável.

• Está sujeita a controle.
• Está na estrutura.
• Líder formal.

ESTRUTURA INFORMAL: Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolvem espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Representa relações que usualmente não aparecem no organograma.
São relacionamentos não-documentados e não-reconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados.

• Está nas pessoas.
• Sempre existirão.
• A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal.
• É instável.
• Não está sujeita a controle.
• Está sujeita aos sentimentos.
• Líder informal.
• Desenvolve sistemas e canais de comunicação.

3. COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

• Sistema de Responsabidade;
• Sistema de Autoridade;
• Sistema de Comunicações.

3.1. Sistema de Responsabilidade, Constituído por:

- Departamentalização;
- Linha e assessoria; e
- Especialização do trabalho.

- Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas chama-se departamentalização.
- Linha e assessoria : As unidades organizacionais de Linha têm ação de comando e é ligada às atividades fins da empresa. Já as de Acessória não têm ação de comando, pois só aconselham as unidades de linha no desempenho de suas atividades e é ligadas às atividades meio da empresa.
- Especialização do Trabalho: o grau em que as funções na organização são subdivididas em tarefas separadas.

3.1.1. Sistemas de Autoridade, constituído por:

- amplitude admistrativa ou de controle;
- niveis hierarquicos;
- delegação; e
- centralização ou descentralização.

Ao descer do nível Hierárquico mais alto para o nível hierárquico mais baixo, a amplitude de autoridade vai diminuindo até chegar no limite mínimo.
- Amplitude de controle: Número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente, de maneira efetiva e adequada.
- Níveis Hierárquicos: Representam um conjunto de cargos na empresa com um mesmo nível de autoridade.
- Delegação: Transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, fazendo com que ele esteja comprometido com a execução da tarefa delegada.
- Centralização ou descentralização: É a maior concentração do poder decisório na alta administração de uma empresa. Já a descentralização é a menor concentração do poder decisório na alta administração da empresa, sendo, portanto, mais distribuído por seus diversos níveis hierárquicos.

3.1.2. Sistema de comunicação, (resultado da interação das unidades organizacionais) constituído por:

- o que, como, quando, de quem e para quem comunicar.
Para uma organização ser orientada para o cliente é necessário que haja um ótimo fluxo de comunicação, ou seja, de baixo para cima; de cima para baixo e lateral. Criando-se uma estrutura mais apropriada, com uma equipe multidisciplinar em que todos se interajam, é possível alcançar todos os objetivos estabelecidos.

4. TIPOS DE ESTRUTURA

4.1. ESTRUTURA FUNCIONAL
São agrupadas de acordo com as funções da empresa.

Vantagens:

  •  Economias de escala
  •  Boa coordenação intradepartamental
  • Desenvolvimento de habilidades funcionais

Desvantagens:

  •  Resposta lenta às mudanças, baixa flexibilidade
  •  Baixa cooperação interdepartamental
  • Visão restrita da organização.

A especialização do trabalho na Estrutura Funcional faz com a organização seja mais formalizada, não permite visão ampla entre o conjunto, é mais centralizada e ainda a especialização gera conflitos entre as unidades. Para que ela seja mais orientada ao cliente, é melhor a estrutura orgânica, onde o ambiente é flexível permitindo mudanças, aceitando novas idéias, podendo ser mais criativo e inovando para obter uma estrutura que melhor satisfaça aos clientes. Outro aspecto é o departamento de Marketing que é o que foca no cliente, pois é o marketing quem busca o cliente, é ele quem faz pesquisa de mercado, busca todas as informações a respeito do cliente, então se faz necessário que este departamento tivesse um certo grau de autoridade sobre os demais departamentos, afim de criar interação e através disso, que a organização realize os seus objetivos e metas.

4.2. ESTRUTURA TERRITORIAL (OU LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA)
Este tipo é usado por empresas territorialmente espalhadas.

Vantagens:

  • Responsabilidade sobre produtos/regiões é clara
  •  Permite adaptação à diferenças, considerando

produto/região/cliente

Desvantagens:

  •  Duplicação de recursos entre as divisões
  •  Identificação regional, mas não global
  •  Exige alto grau de coordenação.

4.3. ESTRUTURA POR PRODUTOS
Neste tipo, as atividades são agrupadas feitas de acordo com as atividades essenciais a cada um dos produtos ou serviços da empresa.

Vantagens:

  •  Descentralizada
  •  Responsabilidade sobre produtos e contatos é clara
  •  Permite adaptação à diferenças de produto/cliente

Desvantagens:

  •  Duplicação de recursos entre as divisões
  •  Dificulta a padronização entre linhas de produtos
  •  Exige alto grau de coordenação.

4.4. ESTRUTURA POR CLIENTES

Neste tipo as atividades são agrupadas com base as necessidades diversas e exclusivas dos clientes da empresa.

Vantagens:

  •  condições para conhecer e dar melhor tratamento ao cliente.
  •  atendimento contínuo e rápido aos diferentes tipos de clientes.

Desvantagens:

  •  Troca de recursos, pois várias vezes o atendimento ao cliente é sazonal, ou seja periodico
  •  Dificuldade de coordenação devido ao tratamento especial exigido pelos gerentes de cada departamento de cliente.

4.5. ESTRUTURA POR PROCESSOS

Neste são agrupadas conforme as etapas de um processo.

Vantagens:

  •  Níveis hierárquicos reduzidos
  •  Controle de processos, não de pessoas (capacitação permanente)
  •  Aumento da comunicação externa e interna.

Desvantagens:

  •  Baixa coordenação interdepartamental/ baixa flexibilidade para ajustes
  •  Fragmentação/ especialização: cada departamento tem somente parte do processo.

4.6. ESTRUTURA POR PROJETOS

As atividades e as pessoas recebem atribuições temporárias.

4.7. ESTRUTURA MATRICIAL

Caracterizada por dupla linha de autoridade; combina a departamentalização funcional com a departamentalização de produto.

4.8. ESTRUTURA VIRTUAL
Organização pequena, concentrada em suas essência e com a maior parte de suas funções terceirizadas.

4.9. ESTRUTURA POR EQUIPE
Organizada a partir de equipes multifuncionais.

4.10. ESTRUTURA SEM FRONTEIRAS
Busca eliminar a cadeia de comando, ter amplitude ilimitada de controle e substituir os departamentos por equipes autônomas.

5. ORIENTAÇÃO DA EMPRESAS MODERNAS

A empresa orientada para o cliente é aquela que busca conhecer o seu público alvo a fundo, trazendo informações sobre seus desejos e necessidades; é aquela que busca compreender seu cliente e comparar o que ela oferece com os produtos e serviços do concorrente. E então procura criar maior valor, obtendo vantagem competitiva. Seu principal objetivo é surprender o cliente, e lucrar ao satisfazê-lo. Segundo Drucker (1995), hoje em dia, toda a empresa deve orientar suas ações de acordo com o cliente, mas também de acordo com o mercado.

5.1. O PAPEL DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL NA EMPRESA ORIENTADA PARA O CLIENTE.

Pode-se dizer que a estrutura da organização com este enfoque serve como elemento facilitador, a estrutura funcional por exemplo, garante maior especialização nos departamentos específicos, tudo depende de quais as prioridades e estratégias da empresa. Se ela foca suas ações no cliente, esta estrutura deve dar mais ênfase nas caracteristicas deste, e no mercado onde atua.
Cada estrutura enfatiza a uma área da empresa ou a um objetivo específico, isso significa que nem sempre o cliente está em primeiro lugar, no entanto é possivel independente da estrutura a empresa ter metas apoiadas por informações do mercado e dos clientes. Mas isso não é corriqueiro, na maioria dos casos ocorre o contrário muitas empresas se dizem focada no cliente mais não conseguem traduzir as informações coletadas em ações e metas executáveis.
Partimos do príncipio de que existem muitos fatores que moldam uma "empresa cliente" mas, o principal deles são as pessoas, a cultura, a missão e os ojetivos da empresa.
.
5.2. ORGANOGRAMA ORIENTADO PARA O CLIENTE

O departamento de marketing tem maior autoridade para traduzir as informações do mercado e dos clientes em ações práticas; Possui uma equipe multidisciplinar para geração de idéias ao mesmo tempo que alinha as atividades da organização; Seu departamento de vendas é dividido por regiões e por clientes possibilitando a coleta de informações, a adaptação as características de cada tipo de cliente.

CONCLUSÃO

Não existe um modelo de estrutura organizacional que todas as empresas possam seguir, não existe uma estrutura perfeita, existe aquela mais adequada as atividades e estratégias da organização. E a estrutura depende inteiramente da definição dos objetivos, se ela volta-se para o mercado como a orientação ao cliente sua estrutura deve facilitar:
v O fluxo de informação – para cima, para baixo e lateral;
v Favorecer a geração de idéias, inovar – equipes multidisciplinares
v Proporcionar maior grau de autoridade ao departamento de marketing
v Ser flexivel – maior grau de descentralização
v Possibilitar uma visão ampla da organização
A empresa deve:
v Adotar critérios de medidas de desempenho baseadas em resultados, das informações obtidas no mercado e dos clientes.
v Valorizar e incentivar mudanças – ser flexível
v Valorizar as informações obtidas pelos vendedores ou outros departamentos mais próximos do cliente

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• www.administradores.com.br . Filosofia de Trabalho - Organização orientada ao Cliente
• http://www.ead.fea.usp.br/cad-pesq/arquivos/C02-art06.pdf
• www.juliobattisti.com.br Organização e Métodos - Parte 10 - Tipos de Estrutura Organizacional.mht
• http://www.professorcezar.adm.br/Textos/Estrutura%20Organizacional.pdf
• Professor Luigi Mota, Gestão empreendedora – estruturas organizacionais.
• http://www.scribd.com/doc/2619086/Organogramas
• MAXIMIANO, Amaru Cesar Antonio. Teoria Geral da Administração. Edição compacta. São Paulo, Atlas, 2006.
• Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencia / Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira. – 14. Ed. – São Paulo: Atlas, 2004.
• Comportamento organizacional / Stephen P. Robbins Tradução técnica: Reynaldo Marconsdes – 9. Ed
• Teoria das Organizações: evolução e crítica /Fernando C. Prestes Motta. São Paulo: Pioniera,1986.

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Tags: estratégia objetivos orientação ao cliente. Palavras chave: Estrutura Organizacional