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A contribuição do Business Intelligence para o Planejamento Estratégico das empresas

Os sistemas transacionais disponibilizam grande volume e variedade de dados, e possibilitam que empresas se enriqueçam de informação e conhecimento. A partir dos dados internos e externos é possível que se gere informações e conhecimento do próprio negócio e do mercado. Esse conhecimento possibilita ainda que tomem decisões embasadas, tornando-as mais capazes de realizar suas tarefas diárias, resolver seus problemas em tempo ágil e direcionar ações onde realmente são necessárias. Levando em conta todos esses aspectos, pode se afirmar uma relação com o conceito de Business Intelligence. Dessa forma, como utilizar os dados e a informação como poderosa arma estratégica para tomar decisões e direcionar ações onde realmente são necessárias?

Este artigo é resultado de uma revisão literária que abrange os conceitos e fundamentos de Business Intelligence e Planejamento Estratégico. A pesquisa recorre à análise interpretativa do ciclo analítico do BI do autor Gallo (2017) e do processo de
planejamento do autor Chiavenato (2012) como principais referenciais teóricos para
desenvolver este artigo, podendo ser classificada como uma pesquisa bibliográfica
qualitativa.

O atual ambiente em que as organizações estão inseridas gera oportunidades e
problemas causados a partir do mercado, da demanda do consumidor, da tecnologia
e da sociedade. Alguns dos problemas gerados são a forte concorrência, a exigência
de qualidade e agilidade, a sobrecarga de informações, o crescimento daresponsabilidade social, o aumento de regulamentações governamentais. Para lidar
bem nesse ambiente cheio de pressões, as empresas precisam ser reativas,
precavidas, versáteis e proativas. (TURBAN, 2009)

No que tange ao Business Intelligence, as pesquisas de Gallo (2017) apontaram que o primeiro registro histórico sobre seu conceito foi em 1865 no livro “Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes” de Richard Millar Devens, onde o autor conta como o bancário Sir Henry Firnese enriqueceu recebendo informações sobre o ambiente e agindo antes de seus concorrentes.

De acordo com Sauter (1997), o primeiro autor a definir o termo Business Intelligence dentro da literatura foi o autor Hans Peter Luhn em 1958. O conceito de BI ficou mais conhecido depois de 1989, quando Howard Dresner utilizou o termo Business Intelligence enquanto foi Analista no grupo Gartner. Em uma entrevista com Dresner em 2006 pela IDG News Service, Dresner contou que quando utilizou o termo Business Intelligence, estava em busca de uma frase que definisse melhor as ferramentas que possibilitavam o acesso a informações quantitativas e análises por uma grande variedade de usuários. Dresner ficou conhecido por alguns como “o pai do Business Intelligence” e deixou o grupo Gartner em 2005. Atualmente trabalha como Chefe de Pesquisa em sua própria empresa, a Dresner Advisory Services, que oferece serviços de pesquisa de mercado.

Ao analisar os diversos conceitos, pode se mencionar que Business Intelligence é uma
área que engloba tecnologia da informação, ciência de dados e administração de negócios. Está relacionado ao uso de diversas ferramentas, tecnologia e processos
para organização e análise de dados com o objetivo de sustentar a tomada de
decisões. Pode se afirmar que em razão do crescimento no volume e variedade de
dados disponíveis, provenientes da internet ou softwares, para serem estruturados e
transformados em informação, o Business Intelligence vem ganhando destaque.

Um dos temas básicos e muito importante no mundo dos negócios é o planejamento
estratégico, pois de acordo com Chiavenato (2012), toda organização existe para
alcançar objetivos e por isso é preciso planejar. Além disso, é de fundamental
importância saber manusear os dados e utilizar a informação, pois, a partir dos dados
é possível que organizações adquiram conhecimento e o utilize para diversos
propósitos, inclusive para tomar decisões embasadas.

Para planejar é preciso compreender o contexto através da análise do ambiente
interno e externo. Essa análise possibilita que a organização perceba sua situação em
relação a concorrência ou aos objetivos, para então poder estabelecer estratégias de
impacto e mudanças, para corre ção ou melhoria. Dado o exposto, uma das funções
do Business Intelligence é oferecer suporte nesta análise e no monitoramento das
atividades. A equipe de Análise de Inteligência de Negócios transformará os dados
coletados do negócio em valiosas informações, para auxiliar gestores e executivos na
elaboração de um planejamento estratégico embasado.

Ao examinar alguns conceitos de planejamento estratégico, verifica se que existem
dois conceitos: para Chiavenato (2012), existem três tipos de planejamento, o
estratégico, o tático e o operacional, cada qual relacionado a um nível organizacional.
O planejamento que envolve a empresa em um todo seria um planejamento
estratégico, porém o planejamento estratégico que as organizações precisam e que
será desenvolvido neste artigo, está relacionado com planejar pensando
estrategicamente, que seria “...olhar as informações sistemática e analiticamente,
visando o desenvolvimento da estratégia de uma organização.” (PORTER, citado por
BRAGA, 2005, p. 17)

Com o avanço da tecnologia, muitos dados podem ser encontrados na internet ou nos
sistemas transacionais das organizações, mas é preciso saber utiliza-los, e a Análise
de Inteligência de Negócios é a área que se preocupa em oferecer um apoio
inteligente e cheio de conhecimento para manusear e analisar estes dados. Sendo
assim, as organizações podem utilizar o Business Intelligence para sustentar suas
decisões através do estudo da melhor forma de integrar e processar os dados,
transformando-os em informações.

A relação que deve existir entre o Business Intelligence e o planejamento está em um complementar o outro. O BI serve de suporte para um planejamento estratégico, e os objetivos definidos no planejamento estratégico servem como diretriz para definição de metodologias, processos ou aquisição de softwares do BI. Sites de fornecedores de softwares de BI, citam que aplicações de Business Intelligence têm sido utilizadas por diferentes tipos de usuários para conectar a diversas fontes e integrar os dados, organizar dados, criar relatórios, avaliar a performance dos colaboradores ou manter a equipe sempre informada com painéis interativos.

Por isso tudo, um plano estratégico elaborado com conhecimento possibilita planejar
com maior efetividade e tomar melhores decisões, mas para que isso seja possível, é
necessário saber utilizar os dados. Sendo assim, este artigo vai explicar e descrever como o Business Intelligence contribui no processo de planejamento.

Para Turban (2009), visando expurgar os problemas que as organizações enfrentam, elas usam diferentes ações e que muitas delas ou todas precisam de suporte computadorizado. Dentre estas ações estão o BI, para aprimorar a comunicação e dar apoio aos executivos, e o emprego de planejamento estratégico. Sendo assim, esta seção irá tratar de descrever e explicar como elaborar um plano estratégico seguindo o ciclo analítico do BI.

O primeiro passo para o planejamento é a definição dos objetivos (CHIAVENATO,
2012) e a primeira etapa do ciclo analítico da Inteligência de Negócios é o
monitoramento das atividades (GALLO, 2017). No ciclo do BI não tem definição dos
objetivos, porque geralmente os objetivos são definidos pelos diretores executivos
(CEO’s), e geralmente quando se inicia um negócio. Estes objetivos seriam a visão,
missão e valores da organização. A participação do BI neste caso é oferecer suporte
com informações e análise, acompanhamento e monitoramento das atividades, onde
também realiza as atividades de:

a) Recolhimento dos dados gerados pelo negócio;
b) Recolhimento das metas existentes do negócio;
c) Confecção dos indicadores;
d) Organização dos dados;
e) Estabelecimento de uma frequência de envio das informações.

Nos exemplos deste artigo, suponha que a empresa tenha definido pelos CEO’s a
missão, visão e valores, e que o objetivo desse planejamento seja melhorar ou reverter
resultados negativos. Sendo assim, o artigo explica e descreve como elaborar um
plano estratégico a partir do segundo passo do processo de planejamento: verificação
da situação atual da empresa em relação aos objetivos.

 4.1 Verificação da situação atual da empresa

Realizado o monitoramento das atividades, a segunda etapa é fazer a análise do ambiente. Supõe se que houve um mês de atividades e monitoramento, e agora o mês terminou.

4.1.1 Identificar as exceções: 2ª etapa do ciclo analítico do BI
Após os indicadores estarem calculados e organizados, será preciso analisar como
foi o desempenho do negócio para identificar os fatores fora do padrão, ou seja,
verificar onde os objetivos foram e não foram atingidos, assim como casos
excepcionais como 0% de realizado ou metas ultrapassadas em excesso.

4.1.2 Determinar os fatores causais: 3ª etapa do ciclo analítico do BI
Após a identificação de desempenhos excepcionais, a etapa da determinação dos
fatores causais irá se referir a análise dos motivos que levaram àqueles resultados.
Pode se primeiramente levantar hipóteses e em seguida procurar comprovações para
validá-las através de mineração de dados e reuniões com os envolvidos no negócio.
Alguns exemplos de hipóteses: metas impossíveis de serem atingidas, metas muito
abaixo do potencial do mercado, equipe desmotivada, falha em algum processo, falta
de treinamento do funcionário, preços altos, etc. Esta etapa terá o objetivo de
investigar e descobrir o porquê dos resultados.

 4.2 Desenvolvimento de premissas quanto às condições futuras, análise das alternativas de ação e escolha de um curso de ação

Na quarta etapa do ciclo analítico do BI serão desenvolvidas as premissas quanto às
condições futuras, análise das alternativas de ação e escolha de um curso de ação,
ou seja, nesta etapa será feito o planejamento.

4.2.1 Modelar as alternativas: 4ª etapa do ciclo analítico do BI
Após a descoberta dos motivos é possível identificar onde será preciso intervir. Em
seguida, deve se pensar o que poderá ser feito para resolver os problemas
encontrados ou prevenir resultados indesejados no futuro. Este “pensar no que será
feito” é o que Chiavenato (2012) chama de desenvolvimento de premissas quanto ás
condições futuras.

Para cada gap encontrado deve se pensar em ações para corrigi-los. As diversas
ações que podem ser realizadas são as alternativas. Sugere se reuniões com os
envolvidos no negócio para a modelagem de alternativas e escolha de um curso de
ação. Técnicas de brainstorm e benchmarking podem ser utilizadas para
levantamento das alternativas. O importante é buscar soluções para os problemas ou
inovar para melhorias. Na análise de cada alternativa deve se pensar em todos os
aspectos que envolvem suas aplicações: verificar se são exequíveis, analisar como e
o que será preciso para serem realizadas, analisar se as ações atenderão aos
objetivos.

A escolha de um curso de ação se refere à tomada de decisão de quais serão as
alternativas a serem seguidas. Nesta etapa as ideias devem ser organizadas em
planos que relatem o que foi discutido no planejamento. O plano será o documento
oficial do negócio, pois nele serão apresentados de forma organizada e detalhada o
que será implementado: descrição das ações escolhidas, dos processos, os
responsáveis, os recursos a serem alocados e os prazos para cumprimento dos
objetivos.

 4.3 Implementação do plano e avaliação dos resultados

Esta etapa se refere ao sexto e último passo do processo de planejamento de
Chiavenato (2012), onde são implementadas as ações escolhidas e há o
acompanhamento do desempenho do negócio em relação aos objetivos definidos.


4.3.1 Atuar e acompanhar os resultados: 5ª etapa do ciclo analítico do BI
Nesta última etapa do ciclo analítico, as ações planejadas e escolhidas são iniciadas
na prática e a equipe de BI desenvolve os mesmos processos descritos na etapa de
monitoramento das atividades, nas quais são: obtenção dos dados gerados pelo
negócio; obtenção das metas existentes do negócio; cálculo dos indicadores;
organização dos dados; estabelecimento de uma frequência de envio das
informações, e intervenção quando necessário.

Após a quinta etapa o ciclo se inicia novamente, sendo que a próxima será verificar a
situação atual da empresa em relação aos objetivos.

É de fundamental importância agilidade na realização de cada tarefa ou etapa do ciclo analítico. Quanto mais ágil uma etapa é realizada, mais rápido o processo segue e decisões reativas são tomadas para correção de algum evento negativo ou para se precaver de tendências negativas.

Etapas são dependentes uma da outra, isso significa que se uma não for concluída, a
outra não será iniciada. As tarefas a serem realizadas no ciclo do BI podem ser um
exemplo de processo em que é necessário agilidade.
Pela observação do ciclo analítico do BI e do processo de planejamento, percebe se a
importância do ato de analisar nas etapas em que é necessário identificar, verificar e
pensar.

Tendo em vista aspectos observados nas etapas do ciclo analítico e do processo de
planejamento, encontra- se princípios da APO- Administração por Objetivos do autor
Peter Drucker (1954), como exemplo: "a ênfase na mensuração e controle de
resultados, e a contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos". (CHIAVENATO,
2012, p. 48)

Existem inúmeros dados disponíveis, estruturados e não estruturados, nas mais
variadas formas para suprir pessoas e organizações de conhecimento: dados da
internet, livros, áudios, TV, imagens, etc., mas o fator preocupante é o excesso e a
posterior confusão que podem limitar os usuários de obter, transmitir ou utilizar a
informação.

As diversas ferramentas, técnicas e autores citados neste artigo são um exemplo do
grande número e variedade de informações disponíveis. Em consequência disso,
exige se capacidade de integração, organização das ideias e análise para filtrar
informações que agreguem valor e descartar informações desnecessárias.

A literatura pesquisada é coerente nos conceitos. Pois, assim como na literatura, o BI
atua na prática como uma área multidisciplinar, e que uma de suas principais funções
é transformar os dados em conhecimento para suporte ao negócio. Por outro lado, o
planejamento é reconhecido como um importante processo estratégico para atingir os
objetivos, porém a literatura apresenta um processo de planejamento mais estratégico
e sistemático que não se vê em todas as organizações.

Ao analisar o referencial teórico deste artigo, é possível conhecer os benefícios de
utilizar o BI no Planejamento Estratégico. O Business Intelligence contribui com uma
parte do conhecimento encontrada nos dados, e este conhecimento contribui para a
elaboração de estratégias no processo de planejamento.

O ciclo analítico da inteligência de negócios contribui nos processos de organização da informação, controle de resultados e no processo de planejamento. O processo de planejamento incentiva o pensamento estratégico.

Um planejamento estratégico nem sempre se faz somente com base nos dados de
um DW, pois, planejar somente em função do que ocorreu no passado desconsidera
os novos mercados, os novos clientes, os novos produtos, os concorrentes, as
políticas do mercado. Há questões como missão, visão, valores, objetivos, cenários,
que são formulados e nem sempre em função dos resultados passados, sendo assim
o BI contribui para o planejamento e não embasa.

Além dos princípios da APO evidentes neste artigo e citados na discussão dos
resultados, outros princípios podem ser colocados em prática no primeiro passo do
processo de planejamento, como o "estabelecimento conjunto de objetivos entre o
gerente e o subordinado, e o estabelecimento de objetivos para cada departamento
ou posição". (CHIAVENATO, 2012, p.48)

O Planejamento Estratégico tem por objetivo refletir e analisar tudo a respeito do que
e como fazer para alcançar os objetivos. Um dos benefícios de utilizar o BI no
planejamento é que ele responde perguntas, como por exemplo: porque, quanto,
quem, onde? Sendo assim, a utilização do BI em um processo de Planejamento
Estratégico pode ser um benefício quantitativo e qualitativo. Dessa forma, suas
respostas podem contribuir para o desenvolvimento de estratégias e planos de ação.

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Tags: business intelligence ciclo analítico de negócios Informação inteligência de negócios Processo de análise de dados