leadership

LEADERSHIP

negociacao-2

NEGOCIACAO

gestao-3

GESTAO

consultoria-2

CONSULTORIA

falandobem

FALANDOBEM

financasessenciais

FINANCASESSENCIAIS

Seja Premium e tenha acesso ao nosso arsenal de cursos

Administradores PREMIUM

Você tem uma empresa? Então, já deve estar consciente de que diariamente ela produz uma grande quantidade de documentos como, por exemplo, os dados de contratação dos próprios funcionários, recibos, relatórios, fichas de clientes e fornecedores, entre outros que contêm informações importantes sobre o negócio e que não devem ser descartadas por motivos de segurança.
Ao longo da vida útil da empresa, ela vai acumulando todos os documentos produzidos, o que pode se tornar um verdadeiro problema, tanto de espaço quanto de organização e administração. Para evitar a bagunça e os prejuízos, é recomendado que as corporações adotem a gestão de documentos, que traz uma série de benefícios. Acompanhe abaixo, mais informações sobre gestão de documentos:
<h2>O que é a Gestão de Documentos</h2>
A gestão de documentos se caracteriza por ser uma área do arquivo documental, que tem a função de promover a administração dos documentos, desde o início dos negócios até a fase corrente, ou seja, durante a sua vida útil. No universo da informática, a gestão de documento pode ser definida como uma solução de arquivo e organização, que permite realizar consultas eletrônicas, sendo possível encontrar todos os dados em um só lugar.
Na era da tecnologia, as empresas não podem mais ignorá-la e deixar de usá-la ao seu favor. Por isso, a gestão de documentos consiste em organizar todos os documentos produzidos e armazená-los em formato digital, sendo divididos em diferentes categorias, que vão desde o tema em que se enquadram até o nível de importância. 
<h3>Como é feita a Gestão de Documentos </h3>
A gestão de documentos é feita por fases, que visam o máximo de organização para que as informações importantes não sejam perdidas no meio do processo. Em primeiro lugar, acontece a recepção dos documentos para que seja feita a desmaterialização, que consiste na digitalização, em que o documento físico de papel é convertido para um formato eletrônico.
Na segunda fase, os documentos passam por uma classificação, ou seja, quais setores e temas se enquadram. Na terceira fase, o gestor faz a determinação do ciclo de vida do documento durante a sua existência como, por exemplo, a elaboração, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e destruição. A última fase da gestão de documentos é o momento em que o organizador informa ao usuário qual é o método mais eficaz para localizar os documentos durante a execução das suas atividades diárias.
<h3>Quais são os benefícios da Gestão de Documentos</h3>
A sua empresa ainda não adotou a gestão de documentos? Ela pode estar perdendo muito em organização, tempo e até mesmo em dinheiro. Veja a seguir, quais são os benefícios da gestão de documentos:
&#8211; Recuperação do espaço físico: 
Em pleno o século 21, muitas empresas ainda têm as suas salas abarrotadas por pilhas e mais pilhas de papel, que não podem ser descartados porquem têm informações importantes. Ao optar pela gestão de documentos, a corporação pode recuperar o espaço físico, uma vez que os documentos são convertidos para um formato eletrônico e mantidos em um sistema de computador, permitindo um melhor aproveitamento do espaço físico.
&#8211; Organização dos documentos:
Sem dúvidas, um dos principais benefícios da gestão de documentos é a organização que ela proporciona aos documentos da empresa, pois eles são armazenados por categorias, temas, nível de importância e data de expedição, evitando que eles se misturem e causem confusões nos funcionários. 
&#8211; Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos:
A gestão de documentos traz a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, o que gera uma economia de tempo. Afinal de contas, quando os documentos estão organizados por categorias e existe um método de busca, fica muito mais fácil de o funcionário abrir exatamente o arquivo que precisa e empregar o seu tempo na execução do seu serviço. 
&#8211; Segurança das informações da Empresa: 
Todos os documentos produzidos por uma empresa são compostos por informações, desde as mais relevantes até as menos importantes, que devem ser protegidas. A gestão de documentos possibilita que as informações sejam mantidas em segurança, pois são protegidas por programas eletrônicos específicos.
&#8211; Praticidade para a elaboração de relatórios:
A partir da gestão de documentos, a empresa tem mais praticidade para elaborar relatórios e planilhas, pois os dados podem ser acessados a qualquer momento, estando corretos e bem organizados.
&#8211; Redução de custos:
Com a gestão de documentos de forma eletrônica, a empresa reduz os seus custos, pois não há mais a necessidade de funcionários e de equipamentos para fazer a administração do acervo físico dos documentos.
<h3>Por que organizações públicas devem fazer a Gestão de Documentos</h3>
Segundo a Lei de Acesso a Informações Públicas &#8211; nº 12.527, as organizações que atuam no âmbito público como, por exemplo, prefeituras e assembleias são obrigadas a disponibilizar os seus documentos para que sejam consultados pela população. Portanto, para se enquadrar na lei, garantir a idoneidade e organização das suas informações, elas devem optar pela gestão de documentos.
<h3>Por que organizações privadas devem fazer a Gestão de Documentos</h3>
Fazer a gestão de documentos está entre as principais dificuldades das empresas, independente do seu porte ou atuação. Segundo um estudo realizado pela ABGD (Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos), um funcionário pode perder até 2 horas por dia para encontrar documentos que estão perdidos dentro da própria organização. Já, as empresas que fazem a gestão de documentos de forma eletrônica, o funcionário encontra o documento em apenas 12 segundos.
Por isso, as empresas que visam o crescimento devem se preocupar com o que realmente importa, que é a execução das suas atividades diárias com o objetivo de atingir resultados positivos. A gestão eletrônica de documentos tem um importante papel nesta missão, pois ajuda a poupar tempo, que no mundo empresarial equivale a dinheiro.
<a href="http://simagestao.com.br/servicos/gestao-de-documentos/">Publicado originalmente</a> no site Sima Gestão

Gestão de documentos

Você tem uma empresa? Então, já deve estar consciente de que diariamente ela produz uma grande quantidade de documentos que contêm informações importantes sobre o seu negócio. Entenda a importância da GD.

Gestão de documentos | Administradores

Home

Artigos

Informação e Educação para líderes e suas equipes. Notícias, artigos, cursos, palestrantes, mentorias e treinamentos personalizados para profissionais e empresas

Administradores

https://cdn.administradores.com.br/app/uploads/2023/06/06200454/Logo-administradores.png

Administradores | Conhecimento para Resultados

Documentos são essenciais numa empresa, são gerados com frequência. Em alguns locais são emitidos diariamente, outros são recebidos. 
É necessário que tais informações sejam arquivadas por diversos motivos, desde pela facilidade do encontro das informações, quanto por conta das organizações das mesmas. E por isso, mantê-los em ordem é muito importante.
Você que se encontra nessa situação, cheio de documentos que precisam ser guardados, mas que ainda assim, não sabe como fazer e nem por onde começar, neste artigo você encontrará dicas para a organização dos seus arquivos.
<h3>Danos da desorganização</h3>
Arquivos desorganizados geram queda na produtividade e algumas vezes contratos são perdidos, multas são geradas, prazos são prejudicados, porque um documento não foi encontrado no tempo devido. Isso irrita os clientes e até mesmo os próprios colaboradores. 
Um ambiente em desordem causa diversos prejuízos e uma grande perda de tempo, pois, ficar procurando uma nota, um comprovante, um recibo, um contrato ou nota fiscal, sem ter ideia de onde encontrá-los, atrapalha os processos e cria lentidão nas atividades corriqueiras. Complica algo, que poderia muito bem ser fácil, caso não houvesse descontrole.
Para evitar situações como essas, você precisa estabelecer uma organização de arquivos.
Considerar as orientações a seguir, lhe ajudará a criar um método adequado de acordo com suas necessidades e que se encaixe na sua rotina e na da sua empresa.
<h3>Estratégia de organização de arquivos</h3>
<ul style="list-style-type:square;text-align:left;"><li>Local</li>
</ul>É muito importante ter um local apropriado e único para a guarda de arquivos, eles devem ficar juntos para facilitar a localização e a ordem. Pode ser desde um armário, uma estante ou até mesmo uma sala, isso vai depender da quantidade de arquivos.
<ul style="list-style-type:square;text-align:left;"><li>Padrão</li>
</ul>Estabelecer uma padronização - facilita bastante. Você pode separar os arquivos por títulos, por data, por cliente, por departamento, ou como achar melhor. Use etiquetas e separe por cores. Usar sempre a mesma letra e escrever de forma clara e objetiva ajuda na identificação.
<ul style="list-style-type:square;text-align:left;"><li>Plano</li>
</ul>Antes de arquivar já separe tudo e deixe claro o destino de cada ação. Não deixe acumular muito papel sem ser arquivado, conforme os documentos forem chegando ou sendo emitidos, vá arquivando. Isso evita o descontrole e até mesmo a perda de informações essenciais.
<ul style="list-style-type:square;text-align:left;"><li>Ordem</li>
</ul>Delegue alguém na empresa com um pouco mais de disponibilidade que os demais para ficar responsável pela função. A ordem será mantida com mais facilidade e qualidade também. Dessa forma, evita-se extravios e se agiliza o processo, tanto para armazenar, como para localizar a papelada.
Dependendo da demanda, pode ser necessário contratar um funcionário apenas para essa função.
<ul style="list-style-type:square;text-align:left;"><li>Atualização</li>
</ul>Utilize um método para verificar com uma certa frequência os documentos que estão guardados e que não são mais necessários, ou se há cópias digitais e que em certos casos não há necessidade de manter o arquivo físico. Essa limpeza - potencializa a ordem.
<ul style="list-style-type:square;text-align:left;"><li>Alternativa</li>
</ul>Usar a internet pode facilitar e otimizar a organização de arquivos. Salvar alguns documentos na nuvem (cloud computing) é um método seguro e rápido, pois eles não serão perdidos, e a busca e visualização é bem mais prática. 
<h3>Vantagens </h3>
Empresas que seguem dicas de organização de arquivos como essas, conseguem manter uma boa ordem dos seus documentos e isso gera qualidade nos serviços que prestam, e também produzem de maneira mais eficaz.
E você, gostou das sugestões? Aproveite essas dicas de organização de arquivos, coloque em ordem seus documentos e aumente a capacidade e poder de seus processos internos.

Dicas para organização de arquivos

O mundo globalizado, juntamente com os recursos tecnológicos, cria um volume de documentos e informações que estão deixando as organizações sob uma avalanche sem fim de papéis, e-mails, mensagens de voz e outros que precisam ser gerenciados e avaliados. Ao que parecem os profissionais das organizações não reconhecem que essa avalanche é consequência da falta da Gestão de Documentos.
A maioria das organizações não entende o quanto a falta de gestão documental custa, em reais, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque elas não dispõem de nenhum meio fácil de mensuraçao em relação ao custo total do problema de gerenciamento de documentos.
Por isso, a importância do desenvolvimento da Gestão Documental nas empresas. Dado o tanto de dinheiro e de tempo consumidos pela gestão de documentos, cada empresa hoje deveria desenvolver ações estratégicas nesta área. Que informações nós precisamos armazenar? Em que formato? Em quanto tempo? Existe nesta área uma grande chance de aumentar a lucratividade e produtividade. Grandes oportunidades para as empresas estão relacionadas a tudo que envolve esta questão. Pense também que aí podem estar os maiores e melhores retornos de investimento possíveis de fazer.
Ocorrerão ainda muitas mudanças. Documentos de voz e eletrônicos nos permitem duplicar e triplicar nossos canais de comunicação. As pessoas frequentemente enviam e-mails, deixam mensagens de voz, e também mantêm cópias em papel. Tudo isso aumenta o trabalho, e reduz a eficiência.
Pesquisas apontam que não só o volume de documentos eletrônicos explodiu, mas o volume de papéis utilizados aumentou a cada ano na maioria das empresas. Muitos estudos são limitados demais na visão de custos. Eles medem o custo do equipamento, tinta, tonner, que indicam os custos diretos dos documentos e falham na captura do custo estimado, ou seja, no desperdício de tempo, nos erros ou falhas, na baixa qualidade dos documentos. Com isso, os custos podem ser multiplicados em até dez vezes. 
As vantagens competitivas virão da combinação entre tecnologias e pessoas, e, do processo efetivo de fomentar a competitividade. Precisamos desenvolver na gestão documental requisitos básicos para uma linha de produção: produtividade, bom gerenciamento de documentos e controle de qualidade. Até hoje, muitas empresas não acompanham o desenvolvimento da tecnologia no gerenciamento de documentos, aquelas que o fazem estão conquistando novos negócios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal cada vez mais eficiente para seus clientes, alcançando baixos custos em relação aos seus concorrentes usando a tecnologia como sua aliada no processo de globalização.

A crise na gestão de documentos

A ideia de que apenas empresas de tecnologia conseguem crescer em escala perdeu força. Negócios físicos, antes associados a expansão lenta, alto custo e dependência de localização, começaram a adotar estruturas, processos e inteligência de dados que aproximam sua lógica de crescimento daquela vista em plataformas digitais.



Esse movimento já pode ser observado em setores como fitness, saúde, estética e bem-estar. Mercados historicamente fragmentados passaram a ganhar redes maiores, operações mais padronizadas e modelos capazes de replicar experiência, gestão e eficiência em diferentes regiões.



Quando uma operação física consegue funcionar com a velocidade de decisão, a previsibilidade e a disciplina de uma empresa de tecnologia, a competição muda de nível.



Um dado ajuda a dimensionar o tamanho dessa transformação. Segundo a McKinsey &amp; Company, o mercado global de wellness movimenta cerca de US$ 2 trilhões por ano, enquanto 84% das pessoas afirmam considerar o bem-estar uma prioridade importante em suas rotinas.



Longevidade, autocuidado e saúde deixaram de ocupar apenas um espaço aspiracional. Para uma parcela crescente da população, passaram a fazer parte da vida cotidiana.



No Brasil, esse cenário ganha uma característica adicional. O país já possui um dos maiores ecossistemas fitness do mundo, com mais de 30 mil academias em operação. Ainda assim, a penetração permanece abaixo de 5% da população, enquanto em mercados mais maduros supera 20%.



Isso mostra que ainda existe uma distância relevante entre o tamanho atual do setor e o potencial de expansão.



Outro fator importante é a mudança na relação do consumidor com esses serviços. Bem-estar deixou de ser apenas uma compra pontual e passou a funcionar, em muitos casos, como parte de uma rotina recorrente.



Quando o cliente mantém uma relação contínua com academia, clínica, serviço de saúde ou solução de bem-estar, o negócio deixa de depender exclusivamente de vendas isoladas e passa a construir uma base de receita mais previsível.



É essa recorrência que ajuda um negócio local a ganhar características de plataforma.



<h2 class="wp-block-heading">Abrir mais unidades não significa escalar</h2>



Ao longo da minha trajetória construindo marcas e desenhando estratégias de expansão, vi muitas empresas confundirem crescimento geográfico com escala.



Aumentar faturamento, abrir novas unidades ou chegar a mais cidades não significa, por si só, que a operação se tornou escalável.



Escala existe quando a empresa consegue crescer preservando qualidade, cultura, eficiência e experiência do cliente.



O verdadeiro teste acontece quando o modelo precisa funcionar longe da operação original.



Uma marca pode ser muito bem administrada em uma única unidade porque seus fundadores estão presentes diariamente, conhecem cada colaborador e resolvem problemas pessoalmente. Quando essa mesma empresa passa a operar em dezenas de cidades, essa dependência deixa de ser possível.



Se processos, treinamento, indicadores e cultura não foram estruturados antes, o crescimento apenas multiplica problemas.



<h2 class="wp-block-heading">O risco de crescer antes de estar pronto</h2>



O ambiente atual oferece mais condições para expansão do que alguns anos atrás.



Há mais acesso a capital, ferramentas de gestão, tecnologia e investidores interessados em negócios físicos com capacidade de gerar receita recorrente. Franquias, saúde preventiva, academias e estética ganharam espaço entre investidores justamente porque podem combinar expansão com maior previsibilidade de caixa.



Esse contexto acelera o crescimento, mas também aumenta o risco de empresas avançarem antes de possuir estrutura suficiente.



Os primeiros sinais costumam ser discretos.



Uma unidade entrega uma experiência diferente da outra. O atendimento perde padrão. A cultura deixa de chegar à ponta. A gestão passa a reagir aos problemas em vez de antecipá-los.



Quando essas pequenas inconsistências se acumulam, a empresa começa a perder justamente aquilo que tornou sua proposta atraente no início.



Crescimento sem processo não destrói uma marca de uma vez. Ele desgasta a operação aos poucos.



E esse risco se torna ainda maior porque o mercado também mudou.



Consumidores comparam experiências com muito mais facilidade. Investidores analisam indicadores com mais profundidade. Concorrentes adotam tecnologia e profissionalizam suas operações.



Nesse ambiente, improvisação custa caro.



<h2 class="wp-block-heading">A vantagem está cada vez mais na execução</h2>



Ter uma boa ideia continua importante, mas já não é suficiente para sustentar uma empresa em mercados mais maduros.



A diferenciação começa a aparecer na capacidade de executar bem, repetidamente e em diferentes contextos.



Empresas que conseguem expandir por várias regiões normalmente possuem alguns elementos em comum: processos claros, treinamento consistente, cultura bem definida, gestão apoiada por dados e capacidade de acompanhar o que acontece na ponta.



Isso permite que uma marca entregue uma experiência semelhante em mercados muito diferentes.



Não significa tornar todas as unidades idênticas ou ignorar características locais. Significa definir quais aspectos da experiência precisam permanecer constantes para que o cliente reconheça a mesma empresa, independentemente do endereço.



Essa disciplina operacional costuma ser menos visível do que uma campanha ou um lançamento. Mas, em operações físicas, ela determina boa parte da capacidade de crescer.



<h2 class="wp-block-heading">O próximo ciclo será de consolidação</h2>



O Brasil ainda tem espaço para a formação de grandes redes em mercados de serviços recorrentes.



Fitness, saúde, estética e bem-estar devem continuar atraindo investimento e ampliando participação nos próximos anos. Mas a tendência é que o nível de exigência aumente.



Abrir unidades rapidamente deixará de ser suficiente.



Empresas precisarão provar que conseguem crescer sem perder margem, experiência, cultura ou controle.



É aí que a lógica das plataformas físicas se torna mais relevante.



Elas não são definidas apenas pela quantidade de pontos de venda ou pelo ritmo de expansão. São construídas sobre repetibilidade, dados, processos e capacidade de manter padrão em escala.



O crescimento deixa de ser apenas uma questão de presença geográfica.



Passa a ser uma questão de execução.



E, em um mercado cada vez mais profissionalizado, a empresa que consegue repetir bem o que faz pode acabar valendo mais do que aquela que simplesmente consegue fazer mais rápido.

Negócios físicos aprenderam a escalar como tecnologia e isso muda as regras do crescimento

Todo começo de ano costuma trazer a mesma cena. Lideranças se reúnem, metas são definidas, apresentações ganham números ambiciosos e, por alguns dias, existe a sensação de que a empresa finalmente sabe para onde vai.



Meses depois, boa parte daquilo desapareceu da rotina.



Em julho, várias decisões tomadas em janeiro ainda não avançaram. Em dezembro, muitas voltam para uma nova apresentação, às vezes com pequenas adaptações. É assim que nasce o chamado planejamento de gaveta: um plano que existe formalmente, mas nunca se transforma em execução.



O problema não costuma ser falta de intenção ou de inteligência. Na maioria das vezes, falta método para transformar uma visão estratégica em decisões concretas, responsáveis definidos, prazos possíveis e acompanhamento.



E esse tipo de planejamento pode sair mais caro do que simplesmente não planejar.



<h2 class="wp-block-heading">Três formas de lidar com planejamento</h2>



Na prática, vejo as empresas se dividirem em três grupos.



O primeiro é formado por negócios que praticamente não planejam. A operação vai sendo conduzida conforme surgem tarefas, urgências e problemas. Clientes ruins permanecem porque ninguém decide encerrar a relação. A receita estaciona sem que exista uma estratégia clara para mudar o cenário. Um colaborador desalinhado continua na equipe porque a empresa teme o impacto imediato da saída.



É uma gestão reativa. O negócio se movimenta, mas raramente escolhe conscientemente para onde quer ir.



O segundo grupo consegue fazer um planejamento mais consistente. Define prioridades, analisa a realidade, estabelece o que precisa ser feito e, principalmente, acompanha a execução. O plano não termina na reunião. Ele passa a orientar decisões ao longo do ano.



Já o terceiro grupo talvez seja o mais frustrante. A empresa entende a importância do planejamento, mobiliza lideranças, investe tempo, discute metas e sai do encontro com um documento bem construído. O problema é que esse documento não possui um plano de ação capaz de sustentar tudo aquilo.



A empresa que não planeja perde oportunidades.



A empresa que planeja e não executa perde as mesmas oportunidades e ainda desperdiça o tempo, o dinheiro e a energia colocados no planejamento.



<h2 class="wp-block-heading">Dá para prever quando um plano vai fracassar</h2>



Muitos planejamentos já mostram sinais de que não serão executados antes mesmo de serem concluídos.



Um deles aparece quando ninguém pergunta de onde virão os recursos necessários para alcançar determinada meta.



Outro surge quando ações são atribuídas genericamente a departamentos, sem que uma pessoa específica seja responsável por fazê-las acontecer.



Também é comum definir prazos sem considerar a capacidade real da equipe. No papel, tudo cabe no trimestre. Na agenda, ninguém tem espaço para executar.



Para mim, três elementos precisam estar presentes desde o início.



O primeiro é orçamento. Algumas metas exigem novas contratações, sistemas, fornecedores, parceiros ou investimentos. Se o recurso ainda não existe, o planejamento precisa incluir a construção das condições para que ele exista.



O segundo é tempo. Não adianta criar uma lista enorme de iniciativas se o time já está operando no limite. Planejar também significa decidir o que não será feito.



E o terceiro é ritmo de acompanhamento. Sem reuniões periódicas, cobrança, revisão de prioridades e atualização de status, a rotina engole até os melhores planos.



<h2 class="wp-block-heading">A meta é o início, não o planejamento inteiro</h2>



Todo planejamento precisa começar por uma visão.



Sócios, donos e diretores precisam definir o que esperam construir ao longo do próximo ciclo. Isso pode envolver faturamento, margem, novos produtos, posicionamento, cultura ou mudanças no modelo de negócio.



Começar pelas metas faz sentido.



O erro está em acreditar que defini-las é suficiente.



Se uma empresa ainda não atingiu determinado objetivo, existe alguma razão para isso. Pode faltar capital, gente, tecnologia, conhecimento, processos, gestão, senioridade ou capacidade comercial.



Esses obstáculos precisam entrar no planejamento.



Não basta afirmar que a empresa quer dobrar as vendas. É preciso perguntar por que elas ainda não dobraram.



Não basta definir que um novo produto será lançado. É necessário entender o que hoje impede esse lançamento.



É justamente nessa etapa que muitos planejamentos ficam superficiais. A empresa imagina o futuro desejado, mas não investiga com profundidade aquilo que torna esse futuro difícil de alcançar.



<h2 class="wp-block-heading">Um plano executável começa pelos impedimentos</h2>



Gosto de organizar esse processo em três etapas.



A primeira é definir as visões. O ideal é trabalhar com um conjunto limitado de objetivos para o período, preferencialmente específicos, mensuráveis e com horizonte claro.



Podem entrar nessa lista metas relacionadas a faturamento, margem, produtos, pessoas, cultura, expansão ou modelo de negócio.



A segunda etapa consiste em mapear os impedimentos associados a cada uma delas.



Se a empresa quer lançar um produto, o que está faltando? Tecnologia? Especialistas? Capital? Distribuição?



Se quer crescer em vendas, qual é o gargalo? Poucos leads? Conversão baixa? Dependência excessiva de um vendedor? Falta de processo comercial?



O mesmo vale para estrutura de equipe, ferramentas, espaço físico, marketing, governança e gestão.



A terceira etapa é transformar esses impedimentos em ações concretas.



E aqui existe um detalhe importante.



Se o problema é “não temos desenvolvedor”, a solução não necessariamente é “contratar um desenvolvedor”.



Talvez terceirizar seja mais adequado. Talvez uma parceria resolva. Talvez o produto precise mudar para que a empresa consiga avançar com a estrutura atual.



Planejamento exige escolher a resposta mais adequada para aquele negócio naquele momento, considerando recursos, prioridades e limitações reais.



<h2 class="wp-block-heading">Responsável, prazo e prioridade tiram o plano do papel</h2>



O plano de ação é a ponte entre estratégia e execução.



Cada iniciativa precisa ter um responsável específico. Uma pessoa, não apenas uma área.



Também precisa de prazo compatível com a agenda e os recursos disponíveis.



Por fim, precisa existir uma ordem de prioridade. Quando o cotidiano apertar, algo sempre ficará para depois. Sem clareza sobre o que é realmente importante, a urgência tende a decidir pelo time.



Para quem chega ao segundo semestre e percebe que pouco do planejamento feito no início do ano avançou, eu começaria por uma revisão simples.



Pegue o documento e analise cada item. Ele ainda é relevante ou não?



Algumas metas definidas meses atrás podem ter perdido sentido diante de mudanças no mercado, no caixa ou na própria empresa. Manter tudo apenas porque estava no planejamento original cria peso e dificulta a execução do que ainda importa.



Depois dessa limpeza, transforme o que restou em um plano de ação real.



Defina responsáveis, estabeleça prazos possíveis e deixe claro o que é prioridade.



Sem isso, o planejamento continuará sendo apenas um registro de boas intenções.



E a maior evidência de um planejamento de gaveta é bastante simples: no começo do próximo ano, a empresa percebe que está escrevendo novamente quase exatamente o mesmo documento.

Quando o planejamento estratégico não sai do papel: como evitar o plano de gaveta

&nbsp;Novo formato exige atualização de ERPs, sistemas fiscais e integrações e pode afetar desde o cadastro de fornecedores até o estoque, a emissão de notas e as vendasA loja abre, o caixa funciona, os pedidos entram e as notas fiscais continuam sendo emitidas. À primeira vista, tudo parece normal, até que um novo fornecedor aparece com um CNPJ diferente dos demais: no lugar de apenas números, o cadastro também traz letras, e o sistema não reconhece o documento.O que começa como uma incompatibilidade em um campo pode rapidamente chegar a outras etapas da operação. O fornecedor não entra no cadastro, a nota fiscal não é processada, a mercadoria não segue o fluxo esperado e uma falha de sistema pode acabar afetando o estoque e, no limite, a venda.Esse cenário passou a fazer parte da rotina das empresas brasileiras em 2026. Desde julho, novas inscrições no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica podem utilizar o formato alfanumérico, que combina letras e números em parte da identificação da empresa. A mudança, adotada pela Receita Federal para ampliar as combinações disponíveis, não altera os CNPJs existentes. Com isso, os formatos numérico e alfanumérico passam a coexistir no mercado.Para os sistemas, essa convivência é o ponto de atenção. “Um sistema pode continuar funcionando normalmente com toda a base antiga e dar a impressão de que está preparado. A falha só aparece quando entra na operação uma empresa com o novo CNPJ. Se o ERP não conseguir processar esse cadastro, podemos ter desde problemas na entrada de mercadorias até impossibilidade de emitir uma nota fiscal para um cliente pessoa jurídica”, explica Chrystian Scanferla, head de Negócio da Irrah Tech.No varejo de moda, por exemplo, o CNPJ aparece em diferentes momentos da operação. Antes de uma peça chegar à arara ou ficar disponível no e-commerce, a informação pode passar por fornecedores, compras, recebimento, estoque, ERP, emissão fiscal, PDV, logística e marketplaces."Um cadastro que não é aceito pode atrasar uma compra, ou, se a integração não reconhecer o novo formato, a informação pode não chegar ao sistema seguinte. E, se o problema estiver na parte fiscal, a mercadoria pode nem conseguir avançar para a loja", afirma Scanferla.Para o consumidor, o efeito tende a ser indireto. "Um problema no processamento de um fornecedor pode atrasar a entrada de produtos e aparecer na ponta como falta de estoque, atraso na entrega ou indisponibilidade de um item", diz.O especialista explica que a adaptação também não se resume a transformar o campo do CNPJ em um espaço que aceite caracteres alfabéticos. “Não adianta simplesmente liberar letras em um campo, pois existem regras de cálculo e validação. Um ERP preparado precisa reconhecer a estrutura correta, validar o documento e conseguir trabalhar com aquele CNPJ em toda a jornada da operação”."O novo documento continua tendo 14 posições. As 12 primeiras combinam letras e números, enquanto as duas últimas permanecem numéricas e funcionam como dígitos verificadores. As regras de validação também precisam ser consideradas pelos sistemas", diz.O desafio pode estar nos sistemas que ficam fora do radar da equipe de tecnologia. "O ERP pode receber a atualização, mas uma API integrada a ele continuar esperando apenas números. O mesmo vale para PDVs, plataformas de e-commerce, marketplaces, de logística e bases de dados desenvolvidas internamente", sublinha.A mudança chega em meio à Reforma TributáriaA executiva alerta que a adaptação ao CNPJ alfanumérico acontece ao mesmo tempo em que as empresas revisam sistemas e processos para a Reforma Tributária.São mudanças de naturezas diferentes. De um lado, IBS e CBS exigem adequações relacionadas à tributação; de outro, o novo CNPJ altera uma informação básica utilizada nas relações entre empresas. O ponto de encontro está na tecnologia responsável por processar essas informações.“O risco é concentrar toda a atenção na Reforma Tributária e imaginar que as demais mudanças são pequenas. Compliance não termina na interpretação da legislação. A tecnologia precisa conseguir executar aquilo que a nova regra exige”, diz Scanferla.Preparação antes da mudançaPara empresas de tecnologia que atendem o varejo, a preparação precisa acontecer antes da chegada dos primeiros casos à operação. “Em nossa empresa, a preocupação foi fazer essa adaptação antes que o cliente precisasse descobrir a mudança na prática. Quando uma nova regra entra em vigor, o melhor cenário é ela passar quase despercebida por quem está na loja, porque significa que a tecnologia absorveu a complexidade nos bastidores”, exemplifica o head. Ele se refere ao Kigi, sistema de gestão voltado desenvolvido pela Irrah Tech, que já incorporou as adequações necessárias ao novo formato.&nbsp;E mesmo para os que já possuem acesso a tecnologias atualizadas, a recomendação é não esperar o primeiro CNPJ alfanumérico aparecer para descobrir se existe uma incompatibilidade. “A empresa deve mapear onde o CNPJ é utilizado, revisar as integrações e testar o novo formato de ponta a ponta, do cadastro à emissão fiscal. Esse teste é importante porque o sistema principal pode estar preparado, mas uma solução conectada a ele pode ainda não estar”, orienta.&nbsp;&nbsp;&nbsp;

Gestão de documentos

Fernanda Christina da Costa

Como crescer no digital sem sacrificar a margem do negócio | Café com ADM #513

Como crescer no digital sem sacrificar a margem do negócio | Café com ADM #513

Sobre o autor

Fernanda Christina da Costa

Seja Premium e tenha acesso ao nosso arsenal de cursos

Mais artigos deNegócios e Gestão

Negócios físicos aprenderam a escalar como tecnologia e isso muda as regras do crescimento

Quando o planejamento estratégico não sai do papel: como evitar o plano de gaveta

Uma letra no CNPJ pode parar o varejo? Novo formato alfanumérico coloca sistemas à prova