Para muitos já é sabido que um processo nada mais é que um conjunto de atividades realizadas por pessoas e/ou máquinas, que se utilizam de recursos, sejam informações, equipamentos, conhecimentos, que transformarão os insumos, obtidos de fornecedores, em produtos e/ou serviços que serão entregues aos clientes. Estes clientes solicitaram ou desejam estes produtos e/ou serviços e, portanto, há requisitos a serem atendidos. Em função disso, devem-se definir os insumos e os fornecedores que serão utilizados para realizar as tarefas de transformação que irão gerar o produto ou serviço desejado pelo cliente. Mas não é óbvio? Tudo nas empresas não são processos? As empresas não 'acontecem' com estes processos? Então, porque se fala tanto em fazer com que as organizações trabalhem através de processos? Acontece que as organizações cresceram e se estruturaram de forma departamentalizada. Elas possuem o hábito de executar suas atividades de forma vertical, funcional, e o processo não é visto como um todo. Se cada um realizar uma parte, a empresa perde a noção do conjunto e, consequentemente, seu contato com o cliente. Fica difícil perceber o que se deseja atingir no final, qual é o produto ou o serviço a ser entregue. Se imaginarmos um trabalhador de algumas décadas atrás, ele basicamente comprava a matéria prima, planejava sua aplicação, desenvolvia o produto, entregava ao cliente, recebia o pagamento e pagava suas contas. Este trabalhador possuía a noção de todo seu processo. Na atualidade, as organizações, departamentalizadas, possuem áreas que cuidam de forma individual da aquisição de suas matérias primas, do desenvolvimento do produto, do contas a pagar e a receber, perdendo-se o contato com o cliente. Assim os processos ficam 'quebrados' e iniciam-se os problemas de retrabalhos, atividades não executadas, acumulo e desvio de funções… e a organização, por crescer e se estruturar de forma vertical, perde a visão por processos. Mas então, em linhas gerais, qual a diferença entre a gestão DE processos e a gestão POR processos? – A gestão de processos significa que existem processos mapeados, sendo monitorados, mantidos sob controle e que estão funcionando conforme planejado;– Quando se fala em gestão por processos, procura-se ver a organização de forma mais ampla, com as áreas se inter-relacionando. Vários processos estão interagindo e a gestão monitora isso como um todo, garantindo a satisfação do cliente. Sendo assim, para que uma gestão por processos seja bem sucedida, é necessário que: – As áreas se enxerguem como sócias/parceiras, e não como concorrentes;– Que o desempenho do processo seja medido e rastreado continuamente e por todos os envolvidos;– Que os colaboradores sejam avaliados pelas contribuições para o sucesso do processo. Esse é o mundo ideal. A verdade é que é muito difícil atingir este nível de maturidade em uma organização. O foco ainda está nas necessidades das áreas, e estas áreas acreditam, na maioria das vezes, que seu produto, seu serviço, seu processo e suas atividades são mais importantes que a do outro. Mas os profissionais, conhecedores dos métodos, conceitos, metodologias e práticas de mercado para modelagem e gestão por processos, alinhados e em conjunto com a Alta Administração, devem disseminar essa cultura, trabalhando para minimizar a forma verticalizada praticada pelas empresas, para cada vez mais as áreas entenderem que a corrente de seus processos somente será forte se todos os elos forem fortes. Feito isso, o que esperar da gestão por processos? – Gerenciamento alinhado à estratégia da organização;– Foco no desenvolvimento do produto/serviço para o cliente;– Aplicação e análise permanente do desempenho dos processos por meio de indicadores;– Direcionamento e capacitação das equipes de trabalho;– Fortalecimento da comunicação em todos os níveis da organização. Assim, conclui-se que com a gestão por processos há maior sinergia entre as áreas, com processos otimizados, padronizados e controlados, fortalecendo o relacionamento interdepartamental, possibilitando a visão do 'todo' e produzindo resultados voltados para o negócio.