ERP SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL Carmenci dos ReisCentro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Administração PRÁTICA DO 7º SEMESTRE 12/07/2011 RESUMO Os sistemas ERP (Planejamento de recursos empresariais), representam uma ferramenta de tecnologia da informação que visam aprimorar o desempenho organizacional como um todo. Utilizam técnicas modernas, oferecem maior integração e padronização dos processos e atividades dos departamentos empresariais, além de maior fluxo de informação e respostas rápidas ao mercado. Este estudo tem a objetiva demonstrar uma análise sobre o funcionamento de um sistema integrado de gestão baseado em pesquisas em sites da Internet. Palavra-Chave: ERP; Sistema integrado de Gestão; Módulos. 1. INTRODUÇÃO A expressiva utilização dos sistemas de gestão empresarial ERP (Planejamento de recursos empresariais) tem acompanhado as necessidades e exigências do mercado, principalmente pela maior competitividade e globalização imposta às empresas nos últimos anos. A gestão integrada dos processos de negócios e atualizações tecnológicas tornou-se fatores essenciais de sobrevivência. À medida que uma organização cresce, torna-se maior a sua complexidade e, conseqüentemente, a necessidade de novas tecnologias para gerir eficazmente o negócio. Nesse sentido, a decisão de investir em novas tecnologias está diretamente relacionada à competitividade e a busca por melhor desempenho e resultados de uma organização. Os sistemas ERP caracterizam-se por proporcionar às empresas atingirem suas metas e objetivos através da gestão integrada de seus sistemas. Segundo Stamford (2000), o ERP possibilita um fluxo de informação único, continuo e consistente por toda a empresa sob uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos de negócio, orientado por esses processos e não pelas funções e departamentos da empresa, com informações on-line em tempo real. Permite visualizar por completo as transações efetuadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus processos de negócios. 2. BENEFICIOS E BARREIRAS DO ERP PARA A EMPRESA No âmbito empresarial, os ERP’s basicamente são conhecidos como sistemas integrados de gestão empresarial e nós últimos anos passarem a ser largamente utilizados pelas empresas, onde são apresentados como a solução para a maioria dos problemas empresariais. São sistemas genéricos capazes de integrar todas as informações que fluem na empresa por intermédio de uma base de dados única e em tempo real. Verifica-se que um dos principais fatores relacionados à implantação dos sistemas ERP, compreende a integração, padronização, redesenho de processos, testes e principalmente o alinhamento entre o software, a cultura e os objetivos a empresa. A vantagem é utilizar um único sistema que absorva todas as transações operacionais e que forneça as informações necessárias aos gestores. Outros aspectos importantes relacionados aos benefícios proporcionados pelos sistemas ERP conferem-se a redução de controles manuais e impressos, passando as informações a serem informatizadas, embutidas no próprio sistema. Além disso, ressalta-se que um diferencial do sistema nesse processo é atender a demanda informacional, assim sendo, é importante destacar que um sistema adequado deve gerar uma grande quantidade de dados, e integrá-los em um banco de dados único, garantindo a qualidade e oportunidade das informações. Nesse sentido, essas informações auxiliam para a tomada de decisões mais eficazes, que vão resultar em maior satisfação para os clientes e atender a organização quanto aos seus principais objetivos. 3. ERP NA ATUALIDADE O ambiente atual de negócios tem propiciado as empresas auferirem ganhos cada vez maiores, em torno do seu principal ativo intangível: a disponibilidade de informações. As empresas que inteligentemente souberem administrar esse recurso irão prosperar e se manter no mercado competitivo. Através da implantação de sistemas ERP, pode-se certificar os muitos ganhos que a organização obtém, tais como: agilidade, integração de processos, redução de custos, maior volume de informações, confiabilidade dentre outros. Especialmente o foco nos processos de negócios direciona a empresa para o melhor caminho, assegurando a execução e monitoramento das atividades que agregam maior valor aos clientes. Com base em estudos os sistemas de gestão EPR ainda são carentes, ou pouco desenvolvidos na área de relatórios gerenciais, na falta de um módulo exclusivo para o gerenciamento de assuntos relacionados ao comércio exterior e a existência de uma cultura organizacional propensa a manter fontes diversas de dados organizacionais. Devido aos altos custos envolvidos no desenvolvimento de rotinas específicas à determinada empresa (customização do software), é necessário que a gerência analise profundamente a real necessidade de relatórios específicos e implementação somente daqueles realmente indispensáveis ao seu negócio. Por outro lado, é plausível o questionamento da empresa quanto ao desenvolvimento de um módulo que possibilite o gerenciamento das atividades de comércio exterior. O fator principal desse questionamento é devido à necessidade de se perpetuar o conhecimento adquirido e melhorar o desempenho da organização. Desta forma, a empresa deve incentivar a fornecedora do sistema ERP a desenvolver um módulo que possa suprir essa carência gerencial. Verificou-se ainda que há problemas culturais devido a larga utilização de controles individuais em diversas áreas da organização. Como esse costume desenvolveu-se a partir da experiência passada da empresa que, no início de suas atividades, trabalhou ser um sistema de gestão confiável, acredita-se que será necessário um trabalho de conscientização dos funcionários da importância da utilização do sistema e também da confiabilidade do mesmo. Quanto às barreiras para a implantação de um sistema integrado de gestão está a grande dificuldade das empresas encarar um implantação de ERP devido a custos muito altos, mudança da cultura organizacional, inexperiência para realizar a análise dos processos, falta de planejamento adequado, contratação de mão-de-obra adequada, custos de adequação, pois os colaboradores terão que “reaprender” a executar suas tarefas burocráticas, além da resistência dos mesmos na adaptação das rotinas do trabalho. 4. SISTEMA DE GESTÃO E SEUS MÓDULOS Os módulos básicos administrativos de sistema de gestão empresarial são: 4.1 MÓDULO DE COMPRAS Gerenciamento de pedidos a fornecedores, controle da carteira dos pedidos de compra, recebimento de pedido com entrada automática de estoque, geração de contas a pagar, atualização de custos, análise e seleção do desempenho dos fornecedores, controle das cotações, validação da quantidade pedida e recebida de itens, impressão de etiquetas dos itens comprados, inclusive com códigos de barra. 4.2 MÓDULO DE FATURAMENTO E VENDAS Realiza o gerenciamento de pedidos de clientes, orçamento, informa ao operador acerca de eventual inadimplência do cliente e disponibilidade do produto no estoque, seleção do veículo e transportadora para entrega, faturamento do pedido com geração de saída do estoque gerando contas a receber, lançamentos contábeis e saída para a expedição, controle de pendências, relaciona-se com o vendedor para posterior cálculo da comissão, cálculo dos tributos, emissão de nota fiscal e geração dos controles estatísticos de vendas. 4.3 MÓDULO DE ESTOQUE Cadastro de itens com parâmetros tributários (alíquota por imposto, base de calculo, códigos legais) tabelas de preços, cadastro de produtos acabados, matérias-primas, composição dos produtos acabados, cadastro de outros itens de estoque (Almoxarifado, oficina, etc.,…), cadastro de grupos, subgrupos, fabricantes/marcas, Acertos (movimentação avulsa de estoque), movimentação entre embalagens, balanço e contagem de estoque; reajuste de preços; formação de preços; custo de itens; custo histórico de item; geração de códigos de barras, cadastro de preço do produto por condição de pagamento, classificação da curva ABC, Apuração do custo médio, relatórios gerenciais de estoque. 4.4 MÓDULO FINANCEIRO Gerenciamento dos recursos financeiros da empresa, movimentação das carteiras de títulos do contas á pagar e a receber, acompanhamento e emissão das carteiras de títulos, simulação e emissão do fluxo de caixa, emissão do razão dos clientes e fornecedores. 4.5 MÓDULO CONTÁBIL Controle e geração do plano de contas, criação de dos históricos padrões contábeis, centros de custos , lançamentos contábeis, apuração dos rateios e emissão dos documentos legais, tais como: Razão, Diário, Balanço, Balancete, Demonstrativos de Perdas e Lucros. 4.6 MÓDULO DO PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO (PCP) O Planejamento de controle da produção executa a geração e movimentação dos produtos, Ordens de produção através do pedidos de vendas, acompanhamento da produção, movimentação dos recursos de Mao de obra e ferramental , organiza as operações e processos de fabricação do produto de acordo com o calendário da produção e alocação da carga máquina. 4.7 MÓDULO ERP NA ÁREA TRIBUTÁRIA Na área tributária o módulo de obrigações fiscais do ERP contribui para o atendimento da legislação dos tributos vigentes recebe e transmitem informações para os departamentos de faturamento, vendas, estoque e compras. Exemplo: na digitação da nota fiscal de entrada de compra de mercadoria o sistema alimenta automaticamente o estoque (suprimentos), baixa o pedido na divisão de compras, gera um lançamento financeiro do titulo nas contas á pagar, gera lançamentos nas contas contábeis (fornecedores, estoque, ICMS á recuperar). O Sistema ERP também na área tributaria processa os livros fiscais de entradas, saídas de mercadorias, livro de serviços, livro de apuração de impostos e o livro de inventário que são os lançamentos contábeis mensais de todas as operações de entradas e saídas de mercadoria (produtos, insumos, bens do ativo, uso e consumo, etc.) prestações de serviços, transporte e comunicação da organização. 5. CONCLUSÃO A implantação de um sistema integrado de gestão empresarial poderá trazer inúmeros benefícios econômicos de redução de custos de produtos e processos, o excesso de burocracia, redução de tempo, aumenta de eficiência, informações em tempo real, mas a empresa sempre deverá preservar a sua identidade. O sucesso da empresa além da competitividade vem da sua personalidade própria, ou seja, da maneira de participar do mercado, pois o sistema de gestão por maiores que sejam os esforços jamais vai suprir 100% das necessidades da organização. Conclui-se que um sistema de gestão deverá incrementar e auxiliar na gestão de seus processos, mas jamais tornar-se a razão de ser do seu negócio, pois sem dúvida, a integração da empresa é uma arma que garantirá sua sobrevivência, mas não necessariamente o que a fará à vencedora, ainda mais nesses tempos de rápidas mudanças neste mundo globalizado em que vivemos onde até as necessidades mudam. 6. REFERÊNCIAS: STAMFORD, P. P. 2000 ERPs: prepare-se para esta mudança. Disponível em: http://www.kmpress.com.br. Acesso em: 12 jul. 2011.