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Muito se discute sobre a liberdade de acesso às redes sociais e programas de comunicação via internet durante o trabalho. Alguns entendem que o uso desses serviços é uma maneira de valorizar o colaborador, oferecendo essa liberdade nas redes sociais como benefícios aos profissionais. Outros consideram que a gestão do acesso é a melhor opção, com definição de regras no acesso a esses conteúdos, já que o desperdício de tempo gerado pode afetar significativamente a produtividade da equipe e os resultados da empresa.
Na definição de como a empresa irá se posicionar sobre o assunto, é muito importante avaliar inicialmente o perfil dos profissionais no ambiente de trabalho, a maturidade da equipe e o tipo de atividades desempenhadas pelos colaboradores. O ideal é adotar um posicionamento que esteja em equilíbrio entre a liberdade total no uso da rede e regras de acesso mais rígidas que restrinjam totalmente o acesso às redes sociais, programas de comunicação ou serviços de interesse pessoal.
Em organizações com modelo de gestão “mais contemporâneo“, onde a maioria dos profissionais são jovens ou as atividades desempenhadas permitem maior flexibilidade nos horários e liberdade dos profissionais em organizarem suas tarefas, fica mais fácil uma postura aberta em relação ao uso das redes sociais e internet de modo geral. Nesses contexto, é importante ressaltar que essas empresas costumam ter métodos de avaliação de resultados muito eficazes, dessa forma, se a equipe estiver entregando os resultados dentro do previsto ou desejado, é possível manter maior liberdade no uso das redes sociais. Já, se os resultados não estiverem dentro do esperado, é necessário avaliar qual o motivo, que pode ser o desperdício de tempo ou falta de atenção decorrente do uso indevido da rede, sendo esse o motivo é imprescindível implementar um política de uso da tecnologia, pra atenuar o problema.
Em ambientes corporativos tradicionais, onde dentro do processo de gestão não há um acompanhamento estruturado das atividades realizadas e resultados entregues pelos colaboradores ou pela equipe, é importante haver algum monitoramento em relação ao uso da internet e dos recursos de tecnologia, inclusive o uso dos smartphones pessoais. Pois, como não é possível dimensionar a produtividade e o desempenho dos colaboradores, é possível que muitos estejam desperdiçando grande parte do seu tempo em atividades não relacionadas ao trabalho e isso pode representar um desperdício muito relevante para a empresa. Utilize nossa <a href="https://www.lumiun.com/calculo-desperdicio">calculadora de desperdício de tempo</a> para estimar o custo que isso pode representar na sua empresa.
Em muitos casos o que pode atrapalhar as empresas é o “achismo” dos gestores. Por exemplo, achar que o colaborador não está sendo produtivo porque acessa o Facebook algumas vezes durante o dia. O gestor não pode usar a intuição pra avaliar como está o desempenho da sua equipe, é necessário ser objetivo e buscar a resposta para algumas questões: acessar as redes sociais ou usar o celular atrapalha o rendimento do colaborador? Quanto isso atrapalha e em que contexto, na quantidade de tarefas ou na qualidade? Qual o rendimento de cada colaborador em relação aos outros da equipe? Os colaboradores e a equipe estão tendo o desempenho esperado e entregando as tarefas dentro do prazo e na qualidade necesária? A resposta para esses itens podem auxiliar no entendimento de onde estão os gargalos da baixa produtividade e se o uso da internet, redes sociais ou celulares estão compromentendo os resultados.
<h3>Acompanhamento de tarefas e resultados</h3>
Independente da prática adotada pela empresa, o mais importante é, primeiramente, haver um acompanhamento das atividades realizadas pelos colaboradores, tanto no sentido de qualidade como quantidade. Ou seja, se as tarefas estão sendo entregues dentro do prazo desejado e com a qualidade esperada pela empresa ou pelos clientes.
Existem inúmeros serviços na internet que podem auxiliar nesse acompanhamento, permitindo um gestão completa das atividades realizadas por cada colaborador e os resultados obtidos. Vejamos algumas:
<ul>
<li><a href="http://www.acelerato.com/">Acelerato </a>&#8211; solução focada em gestão de projetos e sistema de atendimento, muito simples e intuitiva, permitindo acompanhamento eficiente de tudo. É possível testar a ferramenta por 15 dias sem custos.</li>
<li><a href="http://runrun.it/pt-BR">Runrun-it</a> – ótima solução para gestão de projetos, permite acompanhar as atividades e dimensionar o tempo gasto em todas tarefas. Possui uma versão gratuita.</li>
<li><a href="https://trello.com/">Trello</a> – serviço muito simples e prático para gerenciar qualquer fluxo de atividades, também possui um versão gratuita com limitações de recursos.</li>
<li><a href="https://basecamp.com/">Basecamp </a>&#8211; boa alternativa para melhorar a comunicação e registrar todas informações em relação do desenvolvimento de tarefas e projetos. Não possui versão gratuita.</li>
</ul>
Em conjunto com o acompanhamento das atividades, é necessário avaliar se os profissionais estão realmente engajadas com os objetivos da empresa, já que esse comprometimento é fundamental para um bom desempenho. Em alguns casos, pode ocorrer que o profissional está desmotivado, em casos assim não há método de acompanhamento que irá solucionar o problema. É preciso conversar, tentar identificar as causas dessa falta de comprometimento, para que a situação possa ser revertida. Caso não seja possível, o melhor é optar pelo desligamento e substituição, na busca de profissionais que estejam em sinergia com o propósito da empresa.
<h3>Gestão e controle de acesso à internet</h3>
Em relação ao controle do que pode ser acessado na internet, essa é uma medida a ser tomada sempre com sobriedade. Não é recomendado simplesmente restringir totalmente o acesso às redes sociais ou outros serviços de interesse pessoal, em vista de que isso pode desmotivar os profissionais ou até comprometer o relaxamento em intervalos ou horários de descanso, os quais são necessários e importantes.
O recomendado é sempre buscar o equilíbrio, inicialmente monitorando o uso da internet pelos colaboradores e criando restrições por tipos de conteúdo e horários específicos, adequando essas regras ao perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas. Já falamos nesse artigo em <a href="https://www.lumiun.com/blog/2016/01/passo-a-passo-como-criar-um-manual-de-etica-e-bom-uso-da-internet-no-trabalho/">como implementar uma boa política de utilização da internet em ambientes corporativos</a>.
A realidade é que não existe resposta ou método que resolva o problema de produtividade e comprometimento dos profissionais nas empresas. Mas dentro do possível, é necessário que a organizações busquem estar em um processo constante de melhoria e evolução, acompanhando as mudanças comportamentais dos profissionais e usufruindo dos recursos de tecnologia que contribuam na gestão. Alguns itens que podem ser seguidos são:
<ul>
<li>Implementar sistemas práticos e objetivos de controle de produtividades dos colaboradores.</li>
<li>Criar um programa de avaliação de desempenho com benefícios no alcance das metas.</li>
<li>Realizar campanhas internas de conscientização no uso da tecnologia, tanto em relação a produtividade, <a href="https://www.lumiun.com/blog/2016/08/seguranca-da-informacao-nas-empresas-comece-orientando-os-colaboradores/">como em relação a segurança da informação.</a></li>
<li>Utilizar sistemas de gestão de tarefas, fluxo de atividades e monitoramento do uso da internet</li>
</ul>
Enfim, a internet existe para contribuir no dia a dia das empresas e dos profissionais, cabe a cada um utilizar esses recursos de forma saudável e focada no bem comum, no sentido pessoal, profissional e corporativo.
Compartilhe conosco nos comentários como você vê o uso das redes sociais e smartphones no trabalho e como acha que isso impacta a produtividade!

Redes sociais e a produtividade da equipe: é necessário atenção e acompanhamento!

Saiba mais sobre a relação do uso das redes sociais com a produtividade dos colaboradores e a importância e acompanhar o desempenho dos profissionais.

Redes sociais e a produtividade da equipe: é necessário atenção e acompanhamento! | Administradores

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Devido aos riscos gerados por ataques e pelos números de incidentes com segurança da informação, dar a devida atenção a esse tema deve fazer parte da estratégia dos gestores e responsáveis por setores de tecnologia nas empresas.
A edição semestral do Relatório de Ameaças Cibernéticas 2018 da SonicWall, traz dados preocupantes em relação ao número de malwares, ataques de Ransomware e demais ameaças existentes. De acordo com o relatório, a quantidade de ataques vem crescendo em nível recorde desde 2017 e não mostrou sinais de redução no primeiro semestre de 2018. Somente nos dois primeiros meses de 2018 foram registrados 5,99 bilhões de ataques de malware em todo o mundo. Em relação aos ataques de Ransomware, que haviam reduzido entre 2016 e 2017, voltaram a crescer: somente no primeiro semestre de 2018 tivemos a quantia de 181,5 milhões de ataques, o que representa um crescimento de 229% em relação ao mesmo período de 2017.
No Brasil, o número de ataques cibernéticos praticamente dobrou nos primeiros 6 meses de 2018. Nesse período foram detectados 120,7 milhões de ataques, o que representa um aumento de 95,9% em relação ao ano anterior. O Brasil também concentra 55% de todos ataques de Ransomware da América Latina, onde o principal foco são empresas. Em 2017 foram registrados 134 mil incidentes de Ransomware em empresas brasileiras. E como a maioria dos ataques de segurança não são relatados, estima-se que os incidentes fiquem perto de 350 mil.
Embora empresas de todos os setores sofram com incidentes de segurança como a perda de dados, os segmentos mais visados nos ataques são os da saúde, finanças e manufatura, já que estes possuem uma dependência muito maior dos dados e da disponibilidade de sistemas.
Diante desse cenário alarmante, a pergunta que todos gestores devem fazer: o que fazer para manter a empresa protegida contra os riscos de segurança?
A resposta para essa pergunta é muito ampla e complexa, principalmente porque uma rede e os dados das empresas podem sofrer ataques de inúmeras formas diferentes e de origens distintas. Por exemplo, a rede e os computadores podem estar bem protegidos com Firewall e antivírus atualizado, mas se um usuário conectar um pendrive infectado em algum computador, um vírus pode infectar a rede, ou então se qualquer usuário clicar em link nocivo de algum e-mail falso, seu computador pode ser infectado e a rede ser comprometida.
Por isso quando se fala em segurança da informação, deve-se sempre buscar uma visão ampla dos riscos e a palavra chave para evitar incidentes é sempre: PREVENÇÃO!
Embora seja muito difícil estar completamente protegido, com algumas medidas até mesmo simples, é possível reduzir consideravelmente os riscos de ataques de Malware e Ransomware. Empresas e profissionais especializados apontam 3 pontos a serem abordados nas medidas tomadas na empresa:
<ul><li>Proteção da rede e da navegação na Internet</li>
<li>Manutenção e atualização constante de sistemas</li>
<li>Orientação dos usuários para identificar riscos e prevenir ataques</li>
</ul>Vamos abordar cada um desses pontos em separado de forma mais detalhada:
Proteção da rede e da navegação na Internet
Para manter a rede da empresa protegida é fundamental a utilização de um Firewall, com regras e bloqueios adequadamente configurados e atualizados. A solução de Firewall é bastante ampla e pode ser implementada de forma simples com regras padrão para proteção contra vulnerabilidades mais conhecidas ou uma implementação mais completa e complexa, com proteção em diferentes camadas de rede e níveis de riscos.
Uma das principais portas de entrada para ataques e incidentes é a navegação na internet, usuários sem atenção podem facilmente clicar em links desconhecidos ou mensagens de e-mail falsas, que levam para sites nocivos, os quais instalam um malware na rede, muitas vezes sem a percepção do próprio usuário. Depois que o vírus está dentro da sua rede, é muito difícil evitar problemas maiores, como sequestro de dados, que é o tipo de ataque muito comum hoje em dia, conhecido como Ransomware.
Para evitar esse tipo de situação é importante proteger e controlar a navegação, através de ferramentas que evitam o acesso a sites nocivos e permitam até mesmo a restrição de alguns tipos de conteúdo que apresentam maiores riscos, como sites de download, jogos, violência e pornografia.
Claro que é sempre importante avaliar o investimento necessário para ficar protegido, no mercado existem soluções avançadas a custos altíssimos, geralmente viáveis apenas para empresas de grande porte, mas também há soluções práticas e acessíveis, que mantenham a rede protegida de forma confiável e eficiente.
Para definir a solução de Firewall e proteção da navegação a ser utilizada deve ser feito uma análise das alternativas, avaliando o investimento necessário, custos de manutenção e atualizações e a relação dos benefícios com o investimento.
São muitas as alternativas, começando por soluções complexas com servidores de rede em Linux com firewall, proxy e outros serviços. Também pode ser utilizado o pfSense como alternativa de software livre ou ainda soluções conhecidas como Firewall UTM, opções do mercado são o SonicWall, Fortinet, Juniper Networks, Sophos, entre outros. Essas soluções têm como característica comum a necessidade de alto investimento em equipamentos e necessidade de manutenção constante por profissionais especializados.
Para empresas que buscam uma solução eficiente e profissional, sem precisar de alto investimento e grande envolvimento de profissionais técnicos especializados, uma excelente alternativa é o sistema da Lumiun Tecnologia, que oferece possibilidade de proteção com Firewall e controle da navegação de forma prática e eficiente, com custos bem acessíveis e ótima relação entre retorno e investimento. A solução tem uma implementação bastante simples e pode ser gerenciada até mesmo por usuários sem conhecimento técnico em TI, o que torna a manutenção e atualizações muito mais fácil e com menor custo.
Manutenção e atualização constante de sistemas
As formas de ataque mudam e evoluem constantemente, geralmente explorando vulnerabilidades de sistemas e servidores de rede ou a falta de conhecimentos e curiosidade dos usuários.
Fabricantes de sistemas e antivírus acompanham em tempo real o surgimento de novos métodos ou técnicas de ataque e sempre que identificado algo novo, rapidamente implementam correções e a proteção adequada em seus sistemas.
Por isso é fundamental manter todo e qualquer sistema utilizado na sua empresa sempre atualizado! Atualizar periodicamente os sistemas operacionais e navegadores como o Chrome, utilizar uma versão de antivírus credenciada mantendo sempre atualizado, além de revisar as políticas de segurança e configurações de roteadores para identificar possíveis falhas ou vulnerabilidades na rede.
Entre as medidas mais importantes e eficientes para prevenção é a utilização de um bom antivírus. Não é recomendado a utilização de versões gratuitas de antivírus nas empresas, pois as atualizações podem demorar e a proteção pode ficar ineficiente. As melhores opções de antivírus são:
<ul><li>Kaspersky Anti-Virus</li>
<li>Bitdefender Antivirus Plus</li>
<li>McAfee AntiVirus Plus</li>
<li>ESET NOD32 Antivírus</li>
<li>Symantec Norton Antivirus</li>
</ul>Orientação dos usuários para identificar riscos e prevenir ataques
Tão importante quanto as medidas anteriores, é orientar os usuários a identificarem possíveis ameaças e evitarem ações que possam permitir a entrada de algum vírus. Antes de qualquer medida a ser implementada, comece orientando os colaboradores da sua empresa sobre os riscos e prejuízos, formas de ataque e o que fazer para evitar incidentes.
Os criminosos buscam explorar a falta de conhecimento e curiosidade dos usuários, enviando mensagens falsas por e-mail, com assuntos populares ou se passando por pessoas conhecidas e confiáveis, induzindo os usuários a clicarem em links contidos no conteúdo das mensagens, que direcionam para sites nocivos, essa técnica é conhecida como phishing.
Esses métodos usam técnicas de engenharia social, tentando enganar os usuários com mensagens que parecem verdadeiras. Por exemplo mensagens de cobranças bancárias, ofertas e promoções de produtos ou oportunidades de trabalho. Ao clicar em um link nocivo desses, o usuário será direcionado para uma página falsa, que pode capturar dados importantes ou instalar um vírus, malware ou Ransomware na rede, que uma vez instalado, fica muito difícil evitar problemas maiores.
O ideal é que a empresa defina regras e tenha um manual para uso seguro dos equipamentos de tecnologia e da internet.
Outro item que deve ter atenção e orientação para os colaboradores, é quanto a utilização de senhas seguras. Mais de 50% das falhas em segurança da informação tem relação com a utilização de senhas fracas e inseguras. Portanto é importante a empresa compartilhar com os profissionais orientações para criação de senhas e gestão de contas de usuários.
Mesmo tomando todas essas medidas, nunca será possível afirmar que a sua rede e informações da sua empresa estão 100% seguras. Por isso, nunca deixe de ter uma política de backup adequada, fazendo cópia dos dados relevantes periodicamente e armazenando essas informações em locais distintos e protegidos.
Não espere passar por situações críticas como perda de dados para tomar medidas de prevenção!
As medidas abordadas nesse artigo podem ser implementadas sem maiores investimentos e esforços e com certeza podem evitar muita dor de cabeça para você como gestor ou responsável pela área de tecnologia da sua empresa.
Se você tem alguma consideração ou sugestão sobre o que fazer para manter as empresas seguras na internet, compartilhe conosco nos comentários!

Segurança da informação nas empresas: proteção da rede, sistemas atualizados e educação dos usuários

Hoje em dia, com a quantidade de informações e dados que precisamos processar e analisar nas empresas, fica complicado acompanhar tudo a todo momento. É nesse sentido que ferramentas e serviços online para gestão podem auxiliar os gestores em seus desafios na busca de uma administração eficiente dos recursos e processos que fazem parte da sua empresa.
Considerando o mercado competitivo atual, sabemos que as empresas precisam buscar mais eficiência e produtividade para que possam se colocar à frente de seus concorrentes. Por isso extrair o máximo de resultados em todos os setores e processos da sua empresa é fundamental.
Existem soluções robustas de gestão como ERPs, que são bastante complexas e demandam alto investimento, por isso podem não ser a melhor opção para empresas de pequeno e médio porte.
Para as PMEs a melhor alternativa é utilizar serviços focados em atender setores e necessidades específicas do seu negócio, como a parte financeira, vendas, controle de tarefas, atendimento a clientes, armazenamento de arquivos e recursos de tecnologia e internet.
Usar soluções especializadas é uma maneira de otimizar a execução da tarefas e potencializar os resultados em todas áreas do seu negócio. Para auxiliar na sua análise, listamos alternativas de ferramentas online especializadas nas diferentes áreas e setores da sua empresa, que podem auxiliar você a ter uma gestão eficiente e de resultados na sua empresa.
Vejamos então as opções de serviços para cada uma das áreas:
Gestão financeira
ContaAzul
O ContaAzul é um dos melhores e mais conhecidos sistemas online de gestão financeira para micro e pequenas empresas. Com o serviço é possível controlar as movimentações financeiras, suas vendas, seu estoque e emitir nota fiscal eletrônica sem complicação e por um preço justo. Além disso, possui um bom atendimento e suporte ao cliente por telefone, e-mail e chat, incluso em sua assinatura.
Nibo
Para fazer a gestão financeira você também pode contar com o Nibo, software que é sinônimo de simplicidade. Está disponível tanto para empresas como para contadores e conta com mais de 50 mil clientes, oferecendo tranquilidade através de funcionalidades, como: emissão de nota fiscal, emissão de boletos bancários, fluxo de caixa, conciliação bancária e integração contábil. O investimento fica um pouco abaixo do ContaAzul, dependendo do plano contratado.
QuickBooks ZeroPaper
Inicialmente conhecido como apenas ZeroPaper, o QuickBooks é uma ferramenta para quem busca uma solução prática e acessível, já que possui forte diferencial nos valores, sem deixar a desejar nos recursos disponíveis. Se você busca uma solução de menor investimento e sem necessidade de recursos elaborados, com certeza é uma excelente alternativa.
Controlle
O Controlle é a versão empresarial do gestor de finanças pessoais Organizze. É mais uma ferramenta com destaque na simplicidade, com valores intermediários entre o ZeroPaper e Nibo/ContaAzul.
Existem inúmeras alternativas de serviços para gestão financeira, o ideal é você entender bem as suas necessidades e a partir disso avaliar os benefícios e a melhor relação de retorno do investimento entre as alternativas disponíveis.
Gestão de projetos e tarefas:
Runrun.it
O Runrun.it é uma solução completa para gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho, permitindo acompanhar o tempo gasto pela equipe em cada tarefa e visualizar relatórios gerenciais que permitem uma visão completa do andamento das atividades. Possui uma versão gratuita para equipes menores e valores acessíveis para equipes com mais de 10 membros.
Trello
Possivelmente o Trello seja a ferramenta mais utilizada no mundo pelas empresas para gestão de processos e tarefas, devido a sua simplicidade e praticidade. O serviço é baseado em quadros de trabalhos onde basta definir o fluxo de processos e tarefas a serem realizadas, organizando cada tarefa por responsável e área relacionada. Em sua versão grátis é possível um bom controle com as funcionalidades disponíveis, recursos avançados estão disponíveis nas versões pagas.
Acelerato Projetos
Esta é uma ferramenta desenvolvida pela Bluesoft, que permite uma gestão completa de projetos e distribuição de tarefas por equipe, além de relatórios com o andamento das atividades. Possui apenas a opção de teste por 15 dias, sem plano gratuito, e o investimento é próximo das outras alternativas, sempre com valores baseados no número de usuários.
Para gestão de projetos, temos ainda mais opções disponíveis, para todos os gostos e necessidades. Novamente, avalie os benefícios e escolha a que melhor se encaixa nas suas necessidades. Geralmente soluções simples são a melhor opção para que está começando.
Gestão de documentos e arquivos
O armazenamento de arquivos em nuvem já é uma realidade em boa parte das empresas, visto que são muitos os benefícios. pois não há necessidade de investimento em servidores de arquivos e backup, por exemplo. Além da praticidade de ter os arquivos disponíveis em qualquer local ou dispositivo.
Dropbox
Com o Dropbox você pode salvar os arquivos em nuvem e acessar de qualquer local. O serviço é uma forma segura de armazenar e compartilhar arquivos. E pra facilitar a utilização é possível instalar um aplicativo que pode ser instalado em computadores ou dispositivos móveis. Há opção de utilização sem custos com limite de espaço disponível e planos pagos de acordo com a capacidade de armazenamento necessária.
Google Drive
O Drive é a solução de armazenamento do Google, por isso dispensa apresentação. Além da facilidade e praticidade na utilização, uma grande vantagem é a possibilidade de criação e edição de documentos, planilhas e apresentações online e de forma compartilhada e colaborativa entre vários usuários. Possui integração com sua conta do Google e permite o acesso via aplicativo. No plano gratuito o limite de armazenamento é de 5GB, a partir disso há diferentes opções de acordo com o espaço necessário.
Gestão de Vendas
Se sua empresa ainda não utiliza uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar o funil de vendas e atividades dos vendedores, pense nisso como prioridade!
Pipedrive
O Pipedrive é dos principais CRM disponíveis no mercado, possuindo mais de 50.000 clientes em todo o mundo. Sua principal característica é a praticidade com que a plataforma permite a gestão do fluxo de vendas e tarefas a serem realizadas pelos vendedores, aliados a recursos completos de gestão. Também possui aplicativo para acompanhamento das vendas em dispositivos móveis. Os valores e planos disponíveis são acessíveis, considerando os benefícios e comparado a outras alternativas.
Salesforce
A Salesforce é referência entre as ferramentas de gestão de vendas, pois é precursor em muitos conceitos de gestão de vendas e desenvolve aplicativos de gestão inovadores. Por ser uma ferramenta mais completa e robusta, é voltado para empresas que demandam mais funcionalidades e possuem mais orçamento disponível.
Agendor
O Agendor é uma solução totalmente brasileira, que não deixa nada a desejar se comparado a ferramentas mais utilizadas no mundo, como o Pipedrive. Se destaca pela simplicidade e possui funcionalidades completas, além de disponibilizar o acesso via aplicativo em dispositivos móveis. Os valores são bem competitivos, por isso é uma boa alternativa a ser analisada. Também possui uma versão gratuita para até 2 usuários.
Outras alternativas que podem ser avaliadas são o Sugar CRM, Zoho CRM e o HubSpot CRM, que é gratuito.
Também temos dezenas de soluções disponíveis no mercado, então analise os prós e contras de cada opções e fique com a que melhor lhe atende.
Gestão de comunicação interna:
Para comunicação entre as equipes e colaboradores, há muitas formas de resolver essa necessidade, desde o tradicional e-mail, até ferramentas de conversa online ou intranet corporativo. O importante é permitir e incentivar essa comunicação e principalmente a troca de conhecimento entre os colaboradores.
Slack
Vale a pena destacar o Slack como ferramenta para comunicação entre equipes. O serviço permite a troca de mensagens baseado em times e canais de interesse, além de conversa direta entre membros de cada equipe. Ainda é possível o envio de arquivos, busca no histórico de mensagens e integração com inúmeros outros serviços online. Cada usuário pode fazer parte de vários times e o acesso pode ser via site, aplicativo desktop ou mobile. E o melhor, sua empresa pode utilizar tudo isso sem custo, a cobrança é necessária apenas para recursos avançados e times maiores.
WhatsApp
Esse dispensa apresentação, já que é usado pela imensa maioria de usuários de internet. No caso de ser usado como ferramenta de comunicação entre colaboradores, é importante boa orientação para que não se torne um canal de conversas desnecessárias e fora do escopo de trabalho.
Outra boa opção é o Skype, que além de permitir conversar internas, pode ser usado para comunicação com clientes e fornecedores.
Gestão de atendimento a clientes
Para atendimento e suporte a clientes também temos dezenas de serviços disponíveis. Se esse atendimento é uma atividade relevante para o seu negócio, é importante avaliar soluções que tenham recursos que permitam um bom atendimento, já que um cliente mal atendido e insatisfeito com certeza é uma das últimas coisas que você quer para sua empresa.
Dependendo do negócio, o atendimento pode ser realizado por e-mail e telefone, nesse caso é importante disponibilizar canais de comunicação e retornar todos contatos com rapidez. Também é necessário que os atendimentos sejam armazenados para que o gestor possa acompanhar a qualidade dos atendimentos e corrigir falhas, quando necessário.
Soluções de helpdesk também podem ser ótimas alternativas, algumas das mais conhecidas e usadas no mercado são o ZenDesk e o Freshdesk.
Gestão de informações:
É comum termos ideais ou encontrarmos conteúdos úteis ao longo do dia e por falta de registro acabar esquecendo tudo. Pra resolver esse problema o Evernote é excelente, pois é possível guardar anotações, endereços de internet, áudios, vídeos, imagens e tudo que tenha alguma conteúdo relevante para você e sua empresa.
Gestão de marketing:
Sabemos que o conceito de marketing é bastante abrangente, já que contempla toda forma de comunicação que a sua empresa faz para com o mercado e seus clientes. Por isso vamos listas algumas alternativas para algumas das formas e canais utilizados hoje em dia na internet para divulgação das empresas:
<ul><li>Redes sociais
<ul><li>Hootsuite
<ul><li>Seekr</li>
</ul></li>
</ul></li>
<li>E-mail marketing
<ul><li>Mailchimp</li>
<li>GetResponse</li>
</ul></li>
<li>Marketing Digital <ul><li>RD Station</li>
<li>HubSpot</li>
</ul></li>
</ul>Se tratando de marketing, cada canal de divulgação possui diferentes formas de gestão. Para que você possa ter bons resultados, é sugerido priorizar alguns canais e ferramentas a serem utilizadas, para extrair o máximo que estes podem contribuir para sua empresa.
Gestão da internet:
Não menos importante, é gerenciar o uso da internet na sua empresa, considerando a relevância que esse recurso tem na execução das atividades pela equipe e funcionamento dos sistemas usados pela empresa. O controle da navegação também evita a perda de foco e desperdício de tempo dos colaboradores.
A Lumiun Tecnologia é uma excelente opção para tornar o uso da internet mais seguro e produtivo na sua empresa. Pois é um serviço de fácil instalação, gerenciamento simplificado e demanda baixo investimento, diferente de outras soluções disponíveis no mercado que exigem alto investimento com aquisição de servidores e manutenção, além de profissionais técnicos altamente especializados.
Por fim, podemos concluir que existem excelentes opções de serviços online que permitem você otimizar a gestão da sua empresa, em todos os setores.
Como já foi dito, a eficiência e produtividade hoje em dia é um diferencial para as empresas e bons resultados são gerados com dedicação, inteligência e também com a contribuição de ferramentas que possam facilitar a administração do seu negócio. Portanto, em cada área ou necessidade que sua empresa tenha, considere utilizar serviços online para melhorar sua gestão, analise as alternativas, avalie o retorno do investimento e invista na melhor opção.
Esperamos que o artigo tenha sido útil. Se você utiliza ou recomenta outras ferramentas para as áreas abordadas no artigo, por favor compartilhe conosco nos comentários!

Ferramentas online para melhorar a gestão em pequenas e médias empresas

Em 2016 “123456” continuou sendo a senha mais usada pelos usuários de internet em todo o mundo. A senha é usada por 4 em cada 100 usuários da rede.
Esse é o sexto relatório anual realizado pela <a href="http://www.splashdata.com/">SplashData</a>, chamado Worst Passwords List, onde são relacionadas as 25 piores senhas usadas em todo o mundo durante o ano. Para o levantamento foram analisadas mais de 5 milhões de senhas que foram descobertas e se tornaram públicas ao londo do ano de 2016.
O relatório mostra que pouco mais de 10% das pessoas usam pelo menos uma das 25 piores senhas da lista, com quase 4% das pessoas usando a pior senha, “123456”.
Entre as 25 piores senhas, somente 8 são novas e 17 já constavam na <a href="https://www.lumiun.com/blog/2016/02/em-2015-123456-continuou-sendo-a-senha-mais-utilizada-na-internet/">lista de 2015</a>. Pelo sexto ano seguido as duas senhas mais usadas são “123456” e “password”. Se destacam também senhas numéricas simples, onde 7 senhas são compostas apenas por números.
<h5>Lista das 25 piores senhas usadas em 2016:</h5>
<ol><li>123456 (inalterado)</li>
<li>password (inalterado)</li>
<li>12345 (+2)</li>
<li>12345678 (-1)</li>
<li>football (+2)</li>
<li>qwerty (-2)</li>
<li>1234567890 (+5)</li>
<li>1234567 (+1)</li>
<li>princess (+12)</li>
<li>1234 (-2)</li>
<li>login (+9)</li>
<li>welcome (-1)</li>
<li>solo (+10)</li>
<li>abc123 (-1)</li>
<li>admin (nova na lista)</li>
<li>121212 (nova na lista)</li>
<li>flower (nova na lista)</li>
<li>passw0rd (+6)</li>
<li>dragon (-3)</li>
<li>sunshine (nova na lista)</li>
<li>master (-4)</li>
<li>hottie (nova na lista)</li>
<li>loveme (nova na lista)</li>
<li>zaq1zaq1 (nova na lista)</li>
<li>password1 (nova na lista)</li>
</ol>O uso de qualquer senha da lista deixa os usuários com grande risco de sofrerem ataques e terem suas contas ou dados roubados.
“Fazer pequenas modificações em uma senha fácil de adivinhar não a torna segura e os hackers irão aproveitas essas tendências”, diz Morgan Slain, CEO da SplashData. Com a divulgação do relatório o objetivo é chamar a atenção dos usuários para os riscos de utilizar senhas simples e motivar a utilização de senhas mais seguras na rede, já que comprovadamente a maioria das ocorrências de ataques e perda de informações é ocasionada a partir do uso de senhas fracas, que são facilmente descobertas com os métodos de ataques usados pelos hackers.
Para as empresas, é muito importante haver uma conscientização com os colaboradores para que sejam usadas senhas seguras. Pois com senhas fracas, a empresa e seus colaboradores ficam vulneráveis a vários tipos de ataques, como perda ou sequestro de dados e roubo de informações.
Com uma boa orientação e medidas simples, é possível criar senhas seguras e reduzir muito os riscos de incidentes e falhas de segurança.
Compartilho <a href="https://www.lumiun.com/blog/2014/11/recomendacoes-e-dicas-para-criar-senhas-fortes-e-seguras/">esse artigo</a>, que ressalta a importância de dar atenção para o uso de senhas fortes e lista algumas dicas de como criar senhas seguras. Também deixo como sugestão o download do <a href="https://www.lumiun.com/materiais/guia-criacao-gerenciamento-contas-usuario-senhas-seguras">guia completo para criação e gerenciamento de contas de usuário e senhas seguras</a>, que pode ser compartilhada com os colaboradores da sua empresa para orientação de como manter suas contas e senhas seguras.
Essas duas medidas simples já vão tornar suas senhas mais difíceis de serem descobertas por terceiros:
<ul><li>Use senhas com oito ou mais caracteres, contento letras e números.</li>
<li>Evite usar a mesma combinação de nome de usuário e senha para vários cadastros.</li>
</ul>Você também pode dar uma olhada na lista das piores senhas nos anos de <a href="https://www.lumiun.com/blog/2016/02/em-2015-123456-continuou-sendo-a-senha-mais-utilizada-na-internet/">2015</a>, <a href="http://gizmodo.com/the-25-most-popular-passwords-of-2014-were-all-doomed-1680596951">2014 </a>e <a href="http://gizmodo.com/the-25-most-popular-passwords-of-2013-god-help-us-1504852434">2013</a>.
E não deixe de compartilhar nos comentários experiências ou problemas que você ou sua empresa já enfrentaram com senhas inseguras e que medidas foram tomadas pra resolver a situação.

Redes sociais e a produtividade da equipe: é necessário atenção e acompanhamento!

Cledison Eduardo Fritzen

Ele conheceu todos os países do mundo — e quer te ensinar como, com Anderson Dias

Ele conheceu todos os países do mundo — e quer te ensinar como, com Anderson Dias

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Cledison Eduardo Fritzen

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