A informação - Indispensável para a organização

Nos últimos tempos, a sociedade se encontra melhor informada a cada dia. Nota-se isso claramente com a rapidez com que as notícias surgem, fazendo com que em questão de segundos o cidadão tenha notícias do que acontece no mundo; coisa que há algum tempo era inimaginável. Mussak (p. 114, 2010), afirma que “o mundo foi aplainado pela informação, apequenado pela comunicação e acelerado pela nova economia, que exige uma cabeça global, ainda que opere localmente”.

Essa aceleração da informação torna o mercado cada vez mais competitivo e exigente, fazendo com que os gestores procurem se qualificar mais e obter o máximo de informação possível para facilitar no processo da tomada de decisão. É neste ponto, que entra a questão da comunicação com os colaboradores da empresa, a fim de que todos tenham acesso à informação e possam desenvolver a estratégia estabelecida pela organização, tornando-a mais competitiva.

Como se sabe, a escrita surgiu da necessidade que as pessoas sentiam de se comunicar, e de preservar seus conhecimentos, transmitindo dessa forma informações de uma época erudita ou rudimentar.

Segundo Bonafim (p. 11, 2010), “a escrita em forma de cunha (cuneiforme) é o sistema de escrita mais antigo que se conhece hoje”. Desde então, tantas outras formas de escrita foram sendo desenvolvidas, como a hieroglífica (egípcia). A partir dessas duas formas de escrita foi que surgiu o alfabeto.

Essa necessidade que os povos tinham de manter sua cultura e tradição por escrito, fez com que fossem sendo desenvolvidas formas para que as gerações futuras tivessem acesso a eles mesmo depois de alguns séculos decorridos. E, segundo Antunes (2000) a partir da década de 60, a sociedade pôde observar que mudanças econômicas, tecnológicas, políticas e sociais que, gradativamente, vêm alterando a estrutura e os valores da sociedade.

Pode-se observar que nos últimos anos a escrita ficou escassa, graças ao advento da informatização. Hoje a sociedade dispõe de equipamentos tecnológicos que foram desenvolvidos especificamente para atender a uma demanda crescente: a demanda da necessidade da informação, simplicidade, rapidez e acessibilidade a todos que a almejam mais rápida, a correria de uma geração que não pára. Em 2009, cerca de aproximadamente 10%[1] dos internautas do mundo poderiam ser considerados como dependentes de informação. Neste ano, era um número estimado em 170 milhões de pessoas no mundo, sendo pelo menos cinco milhões só no Brasil.

Foi isso que fez com que Bonafim (2010), chamasse a atenção para a possibilidade do fim do livro pela presença do computador o que, segundo ele, causaria um trauma cultural. Tendo em vista que essa geração necessita de rapidez nas informações e nos processamentos de dados; o livro, de certa forma, se tornou obsoleto, já que atualmente a sociedade dispõe de computadores; acesso a redes sociais e aparelhos como o Ipad, que possuem bibliotecas virtuais. Talvez tenha sido esse o fator gerador para que escritores desenvolvessem seus livros em programas próprios para computadores.

As organizações se viram à mercê da necessidade de se manter competitiva. A informação passou então, a ser o suporte de uma organização, sendo algo indispensável para a existência da empresa. Hoje, a falta de informação pode ser vista como algo negativo para a empresa, já que, irá impossibilitar a organização de obter vantagens competitivas, dando margem a erros decisórios e, consequentemente, perdendo oportunidades estratégicas.

As estruturas organizacionais, com seus diversos tamanhos, sofisticação tecnologica e grau de complexidade e formalização, são criadas para ser ou tornar-se sistemas de processamento de informações. A própria criação de uma estrutura organizacional é um sinal de que as comunicações devem seguir uma determinada trajetória.

Poder, liderança e tomada de decisões se apóiam no processo de comunicação, explícita ou implicitamente, pois não teriam significado na ausência de informações. (HALL, 2004, p. 156)

Dessa forma, pode-se afirmar que a informação não deve ser vista como um recurso qualquer, mas como um recurso verdadeiramente significativo dentro de uma organização, uma vez que é um diferencial competitivo para a organização.

É válido ressaltar que a quantidade e o tipo de informação é o que determinaria de fato a tomada de decisão. Isso se dá porque a informação e a tomada de decisão “caminham” juntas dentro de uma organização. É extremamente importante ao gestor ter as informações necessárias sobre o que necessita decidir, diminuindo dessa forma a possibilidade de erros, e consequentemente, deixando a organização bastante competitiva.

A informação na quantidade adequada reduz as incertezas geradas durante o processo decisório. Segundo Frick (1998, apud CORNACHIONE JUNIOR, p. 80, 2001) “na fronteira entre o conhecimento total e a ignorância completa, parece intuitivamente razoável falar de graus de incerteza”. Quanto mais ampla for a escolha, maior será o conjunto de alternativas que se abrem diante de nós; mais incertos estaremos a respeito de como proceder e maior será a necessidade que teremos de informações para tomarmos uma decisão.

Entende-se, dessa forma, que é essencial para o gestor a informação para sanar a ignorância total. Observa-se também que, quanto mais informação o gestor possui, maior é o “leque” de possibilidades, de alternativas, mais possibilidades da tomada de decisão ser assertiva.

De acordo com Oliveira (2010) a informação é “um dado trabalhado que permite ao executivo tomar uma decisão”; e é válido ressalvar que, uma determinada informação pode ser útil para a tomada de uma decisão, mas pode não ser para outra. Decidir a quem passar a informação é o que dará a empresa agilidade e competência durante o processo decisório.

Ao gestor, cabe disponibilizar recursos que o possibilitem que essa informação seja processada de maneira ágil, e repassada a todos da equipe que necessitem dela para tomar uma atitude. Nesse caso, pode-se afirmar que, cada parte da pirâmide empresarial deve saber o que lhe é conveniente saber para poder se preparar à ação.

Sistema de informação é o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais (OLIVEIRA, 2010, p. 25)

Essa informação repassada de acordo com a necessidade de cada colaborador é o que possibilitará uma qualidade de serviços; e o uso delas maximiza a sinergia dentro da organização, ou seja, as pessoas passam a se falar, a se comunicar, a agilizar os processos e rotinas da empresa.

Sabe-se que a necessidade de informação provém da incerteza sobre determinado assunto, causadas a partir de situações específicas. Desse modo, é necessário identificar exatamente o que se deseja saber, o que já se sabe, qual o resultado almejado, criando, portanto, uma estratégia para a administração da informação; validando as necessidades de informações das pessoas da organização.

De acordo com Choo (2006), “as necessidades de informações são condicionais, dinâmicas e multifacetadas, e uma especificação completa só é possível dentro de uma rica representação do ambiente total em que a informação é usada”. É essa necessidade de se manter informado que faz com que as pessoas saiam atrás do conhecimento.

O gestor quando se vê diante de um problema necessita de informações que facilitem o processo decisório. Isso se dá porque o gestor precisa ter subsídios para o alcance do objetivo, que é a solução desse problema, lembrando sempre que essa solução deve trazer principalmente benefícios para a empresa.

[1] Fonte: revista Info, dezembro/2009