28 de julho de 2011, às 18h40min
Construir orçamento de recursos humanos usando cenários
Com a evolução das ferramentas de TI; e as possibilidades de integração entre os softwares ERP; já é realidade uma ferramenta de orçamento de recursos humanos onde podemos configurar todas as variáveis dentro de um contexto proposto; e observar aspectos de demanda de vagas, em paralelo aos custos.
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Foi em meados de 2009, que iniciamos um projeto muito interessante cuja função principal seria a construção de orçamentos para folha de pagamento; que permitisse ao gestor fazer testes do tipo "what if", dentro das variáveis que determinam o complexo universo de remuneração de recursos humanos; obtivemos muito sucesso; então gostaria de compartilhar um pouco desse projeto com todos.
Um software de folha de pagamento hoje, normalmente não possuí ferramentas que permitam ao gestor de recursos humanos, fazer projeções e calcular valores financeiros referentes a folha de pagamento de um projeto ou talvez até simplesmente aprovar diante de sua diretoria, alguma melhoria, demonstrado em números as vantagens de determinado modelo de gestão de RH, em detrimento de outro.
Nossa solução foi então determinar contextos de ambientes com fronteiras bem definidas, ao o que demos o nome de cenários; de forma que; dentro desses cenários todas as variáveis (ou pelo menos as variáveis principais) de uma folha de pagamento normal poderiam ser alteradas.
Mas sabemos que são muitas as variaveis , então seria preciso organizar as informações em 3 grupos de informações distintos a saber:
- Organograma Funcional
- Vagas
- Orçamento
Cada grupo de informação pode ser manipulado pelo gestor de RH; para determinar tanto o atendimento da demanda (do projeto, ou da empresa), quanto a pré - valorização de despesas / custos relacionadas a folha de pagamento; vamos ver alguns exemplos de cada um:
No Organograma funcional ficam informações de natureza organizacional, ou seja : em qual empresa / gerencia/ c. de custo fica lotada uma vaga, as alterações durante um tempo pré-determinado, seriam dessas informações; onde estaríamos transferindo pessoas de um turno para outro, de uma gerencia para outra, criando novos c. custos e novas gerencias, preenchendo "gaps" de funcionários apenas movimentando as vagas existentes.
No grupo das Vagas, ficam alterações relacionadas as vagas propriamente ditas; seriam contratações, promoções, determinação de horas extras inclusive desligamentos.
Tambem fica no grupo das vagas cada alteração feita em uma vaga tem um determinado momento na linha de tempo do cenário; assim alterações de valores decorrentes dessas alterações podem ser previstas no mes em que elas foram planejadas a acontecer.
O Orçamento é o grupo maior em numero de informações váriaveis e sempre serão criadas novas ; porque é de uma dinâmica realmente surpreendente; são informações referentes a taxas, reajustes, convenções, prêmio participação, encargos sociais, leis, diretrizes governamentais; e assim por diante; alterações nesse grupo de informação são realmente muito freqüentes.
Juntando tudo , a ferramenta funciona assim :
1. Integração com a folha de pagamento
Ninguém vai digitar nada; inicialmente a integração é automática e ao buscar as informações no sistema de folha de pagamento; já preenche os 3 grupos de informações automaticamente, essas informações entram em um cenário especial, chamamos ele de Cenário Original ou Cenário Real.
2. Copia de um cenário para outro
Agora que temos as informações dentro de um cenário real, podemos copiar (duplicar) para dentro de outro cenário, qual será originalmente idêntico ao importado da folha de pagamento.
3. Testes "what if" e definição do orçamento
Agora sim; esse é o momento mais esperado, onde podemos alterar tudo que foi importado/duplicado; nesse momento vamos faze estudos e teses de economia, incentivos, premiação, tickets, planos de saúdes e assim por diante.
4. Calculo do Orçamento
O cenário proposto será calculado, projeções mensais de valores tanto salariais encargos sociais etc. serão definidos vaga por vaga, uma planilha (na verdade um banco de dados) de números e contas mensais será criada nesse calculo.
5. Comparações entre os projetos (cenários)
Relatórios de comparação por centros de custo, por gerencias ferramentas de BI são utilizadas, para determinar as diferenças financeiras ou não entre os cenários e um desses será o cenário definido como planejamento (ou orçamento) .
Finalizando......
Para aplicar as técnicas do PDCA (Plan, Do, Check, Act), agora é preciso definir um cenário vencedor, que será usado como balisa para comparações periódicas com o cenário original, que terá importações em intervalos pré definidos ( semanal / mensal etc.. ).
Poderemos então observar pelas importações de dados quais são as alterações que a folha de pagamento está sofrendo (aquelas vagas foram mesmo contratadas?, aquelas promoções foram mesmo realizadas ? )
Temos aqui um link para esse projeto que é um dos maiores sucessos já alcançados; e melhorias vem sendo realizadas no projeto a medida que os meses passam, essa foi apenas um case que descrevi exemplificando como a TI pode nos ajudar a alcançar objetivos que em outros dias não seriam nem mesmo cogitados.
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Autor
• Proprietário da Santo Andrea Consultoria e Desenvolvimento de Sistemas
• Profissional com sóldia experiência integração de informações.
• Experiência criação de dataware houses, suporte a tomada de descisão.
• Vivência nos setores da Construção Civil, Tecnologia da Informação e Indústria de bio-combustiveis e saneamento publico.
• Sólida experiencia em desenvolvimento de sistemas legados tipo ERP.
• Criação/ Implantação de aplicativos em Cloud Computing;
• Especialista em Planejamento Estratégico de Custos
• Orientação para resultados
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