Entendendo o Departamento de Compras / Adm. de Suprimentos

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A administração de estoques é responsável pelo planejamento e controle desde o estagio de matéria-prima, até o produto acabado entregue aos clientes. Sendo assim podemos classificá-los por item, e por etapas como:

- Quanto pedir de cada vez, quais pedir;

- Quais são os mais importantes, e os mais difíceis e demorados;

- Quais são os custos e os prazos de entrega.

Além dessas etapas tornam-se necessários classificar quais são os fluxos dentro desta relação, para saber quais são as reais necessidades, como por exemplo:

- Matérias-Primas: São os itens comprados e recebidos que ainda não entraram no processo de produção.

- Produto em processo: Matérias-primas que já entraram no processo de produção, porém ainda estão em operação.

- Produtos acabados: Estes já estão prontos para serem distribuídos e vendidos.

- Estoques de distribuição: estes já se encontram nos CDs (Centro de Distribuição).

Através desta classificação podemos conhecer o andamento do estoque, para que a compra seja realizada sem que haja desperdícios.

Dentro das exigências, apontamos algumas premissas como; O que encomendar, Quanto encomendar, Quando encomendar, Para quando agendar a entrega, assim poderemos ter uma estimativa dos materiais certos estarão em nosso estoque, na quantidade adequada para não comprometer a produção, devido o Lead Time nas compras. Manter as prioridades atualizadas oferece a empresa um panorama do que ela precisa adquirir para que não haja interrupções no projeto. Por fim a finalidade deste estoque é fornecer os dados precisos como (Identificar o item, Conferir a quantidade, Registrar a transação, Executar fisicamente a transação).

- Custos de capital: o dinheiro investido em estoque, não estará disponível para outras atividades.

- Custos de armazenamento: o armazenamento requer, espaço, tempo, funcionários e equipamentos, sendo aumentado esses custos na mesma proporção que os estoques aumentam.

- Custos de risco: obsolescência, danos, pequenos furtos, deteriorização.

Através desta analise é que podemos verificar o valor do estoque, e estimar o quanto de capital esta na empresa.

– Adquirir produtos quando receber a visita de representantes, não é uma estratégia muito vantajosa, é claro que existem certas exceções, mas a principio eles divulgam o produto, e no produto estará embutido todo o custo que o mesmo gastou para essa apresentação, assim o comprador acabara pagando a mais em uma situação que poderia ser evitada. No entanto quando há um planejamento adequado, e a política de compras da empresa esteja sólida, quanto às prioridades dela própria, otimiza-se essas oportunidades. – A parte de compras de uma empresa, não é somente responsabilidade do Depto. De Compras, e sim do Marketing, vendas, parte Técnica e outros. Geralmente as empresas gastam em média 50% de suas receitas de vendas em compras de matérias-primas, componentes e suprimentos. Neste processo fica evidenciado: Receber e analisar as requisições de compra, selecionar os fornecedores, os potenciais, analise de proposta, determinação do preço correto e acordo com relação a pagamentos, prazos, frete, manutenção e pós manutenção, emissão do pedido de compra, acompanhamento para garantir os prazos de entrega, e aprovar a fatura do fornecedor. A compra por parte de grandes fornecedores cria um vinculo importante para o comprador, e um ambiente de reciprocidade entre ambos, o que acabam sendo parceiros em uma relação de ganha-ganha. Não necessariamente seja inviável comprar de outros estados, mas se existe a possibilidade dessa aquisição ser feita com a mesma qualidade mais próxima possível, é preferível que se compre do mais perto, para reduzir os riscos de falta e demora da mercadoria. – A questão de obter muito mais matéria-prima dentro do estoque, reflete no problema de falta de planejamento adequado nas compras e no controle de estoque, como já havíamos comentado. Por isso aconselhamos que fosse elaborado um sistema de MRP, para mensurar a quantidade e capacidade de estoque, com suas necessidades, e prioridades. – A escassez de não haver estimativas de possíveis perdas de capital dentro dos estoques, compromete a parte financeira da empresa. Existem dentro dela; – Como o estoque é composto por objetos tangíveis, é provável que eles possam ser roubados ou perdidos durante a noite ou dia. Não é que as pessoas são desonestas, o fato é que elas são esquecidas e passiveis de erros. Existem sistemas de controle como MRP caracterizado por, determinar as exigências e manter as prioridades atuais.