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Nascido na era digital, fascinado por informática, todos sempre me perguntam porque escolhi cursar administração ao invés de um curso voltado para área de tecnologia. De fato, tenho grande facilidade em lidar com softwares e hardwares entretanto ao concluir o ensino médio percebi que pouco entendia do mundo dos negócios, minha classe social e o ensino público contribuíram para isso, e me fizeram perceber a grande carência do nosso país de pessoas que independente da área de atuação, saibam administrar.
A maioria das pessoas preferem criar novas soluções ao invés de resolver o problema, um exemplo claro disso é a criação da faixa exclusiva de ônibus na EPNB, umas das principais vias de acesso a Brasília onde trafegam diariamente 140 mil veículos por dia. Tudo bem que solução beneficiou em 20 minutos alguns dos usuários do transporte público do Distrito Federal, mas transferiu boa parte desse tempo para os motoristas que agora enfrentam um engarrafamento bem maior inclusive fora do horário de pico. Eu mesmo que apesar de possuir veículo, dependo do transporte público para trabalhar, constatei a ineficiência dessa nova faixa na quarta feira as 16:00 horas quando demorei 14 minutos a mais para fazer o mesmo percurso e nesse tempo vi apenas um ônibus utilizar a nova faixa. Longe de resolver o problema do transporte público do DF a nova faixa serve mais para o governo que a usará como uma de suas obras em suas propagandas na TV.
Além de ficar criando novas soluções para antigos problemas, outro retrato da carência de verdadeiros administradores são as conseqüências de um projeto mal executado e ainda utilizando nosso governo como exemplo, temos inúmeros casos como as obras da EPTG, que começou em 2009 deveria ficar pronta até o aniversário de Brasília em 2010 foi entregue sem ter sido totalmente concluído em outubro de 2010, custando 306 milhões de reais e com apenas um ano e três meses de utilização apresenta sérios problemas de drenagem, deterioração e sinalização.
E não é só no governo que se pode observar esses problemas, segundo o SEBRAE de cada 10 empresas que abrem 6 fecham em cinco anos de vida. Esse índice é considerado muito alto para os dias atuais, considerando o avanço do conhecimento e das consultorias. Felizmente nós brasileiros temos um espírito empreendedor mas infelizmente só isso não basta para obter sucesso em um negócio.
O que eu percebi a 6 anos atrás quando terminei o segundo grau é que por mais que eu goste ou tenha mais facilidade com uma determinada matéria, se eu quiser abrir um negocio e ser bem sucedido nessa área é preciso não só gostar e conhecer mas saber administrar corretamente.

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Administradores | Conhecimento para Resultados

Sem duvida o Excel é uma das ferramentas mais utilizadas atualmente, relatórios, análise e até programas completos podem ser desenvolvidos dentro de uma planilha. O fato de estar presente na maioria dos computadores além de diversos outros benefícios como facilidade de uso, agilidade na elaboração de relatórios, entre outros fatores, possibilita que qualquer usuário encontre na ferramenta uma forma de traduzir conteúdo em informação útil.
No mundo empresarial é cada vez mais comum a carência de profissionais com domínio da ferramenta e para alguns cargos, o curso avançado tem se tornado requisito obrigatório. Para quem deseja se especializar, não existe caminho fácil, cursos, leitura e bastante prática. Para os que desejam apenas utilizar os recursos básicos da ferramenta, além de cursos e apostilas na net, reuni abaixo algumas dicas que servem também como um guia para quem está começando agora.
FORMULAS
A matéria prima do Excel. Apesar de possuir milhares de formulas, a maioria dos trabalhos podem ser realizados com as formulas “SE”, “CONT.SE”, “SOMASE”, “SOMA”, “PROCV”. Além de entender sua estrutura uma dica bem útil é utilizar o assistente para inserção de formulas representado por um “fx” que fica localizado antes da barra de formulas. Aconselho gastar um tempo estudando e entendendo essas formulas, pois além de desenvolver cálculos o entendimento delas permite revisar e compreender aquelas planilhas feitas pelo seu colega.
DESIGN
Uma das principais funções do Excel é permitir aos usuários criar análises através de dados, mas para entender essas informações é fundamental que elas estejam apresentáveis e para isso, utilizar as opções de formatação, cores, espaçamentos é essencial para criação de relatórios gerenciais, a dica dessa vez fica por conta dos modelos disponíveis no próprio site da Microsoft que agradam os olhos e podem ser baixados gratuitamente.
DADOS
A maioria dos programas na hora de gerar relatórios já exportam as informações em formato “xls” para ser aberto no Excel, mas além dessa forma é possível importar dados até mesmo de páginas da web e utiliza-las em planilha. Uma das guias mais ricas em recursos no Excel é a guia “Dados”, que além de importar em diversos formatos é possível filtrar, classificar, agrupar. A dica dessa guia é a validação de dados que permite adicionar aquela caixinha de seleção a uma célula, recurso bastante utilizado para evitar que os usuários insiram informações divergentes.
TABELA DINÂMICA
Acredito que este é um dos recursos mais fantásticos do Excel, confesso que no inicio ele é um pouco complexo de entender mas depois que “pegar o jeito” você poderá encontrar respostas rápidas, mesmo que tenha muitos dados para analisar. Pra quem não conhece esse recurso faz praticamente todo o trabalho difícil, bastando apenas você selecionar as informações que deseja e coloca-las em caixas separadas e ele se encarrega de cruzar as informações e exibi-las. Se tiver interesse aconselho começar pelo site da Microsoft mas para entender mesmo nada melhor que “por a mão na massa” e ir criando vários exemplos.
Pra quem está começando além do vasto conteúdo encontrado na net, uma dica útil é procurar nas bancas aquelas revistas que trazem uma abordagem bem didática. Para quem já conhece a dica é praticar bastante principalmente os conceitos acima pois eles servem como diferencial na hora de demonstrar as habilidades.

Dicas de Excel para Administradores

É interessante analisar o efeito das palavras. Quando se trata de “destruir”, as palavras sozinhas são extremamente eficazes. Uma palavra apenas é capaz desestruturar uma pessoa. Muito além de ofender, as palavras conseguem ativar sensações dentro do nosso corpo, são como comandos de voz que ativam nossos sistema de defesa e nosso sistema nervoso desencadeando automaticamente uma série de medidas para proteger e atacar.
Por outro lado, quando se trata de “Construir” as palavras sozinhas são inúteis. Para “criar” qualquer sentimento, sensação ou emoção é necessário que ela esteja acompanhada de “Ações”. O reconhecimento dessas atitudes é o gatilho que deve ser acionado manualmente para que se inicie o processo de construção. E assim como em uma casa, a construção é um processo que envolve muito mais tempo e trabalho do que a destruição. Pôr um edifício inteiro abaixo pode ser feito em questões de segundos apenas atacado sua fundação. Fundação inclusive é a etapa de uma construção que geralmente utiliza mais tempo, trabalho e investimento.
Mas voltando as palavras, temos ainda outro personagem que contribui significativamente para a formulação de uma palavra. Afinal quando cito a “Palavra” não estou me referindo exclusivamente aos sons emitido quando falamos ou ao que escrevemos, as vezes o silêncio diz muito mais que qualquer palavra. Por isso é importante apresentar também um “coadjuvante” essencial para compreender essa análise: A visão.
Poderia escrever um livro somente com as possíveis análises da visão, mas quero me concentrar especificamente sobre seu papel na criação de uma palavra. Um caso bem simples é o de negação e afirmação com palavras e gestos. Quando alguém diz “SIM” e balança a cabeça horizontalmente ou diz “NÃO” e balança a cabeça verticalmente, dificilmente conseguimos entender o que ela realmente quis dizer, isso indica que o que vemos tem que condizer com o que escutamos.
Outro fator extremamente importante nessa análise é a intepretação. Por mais que a interpretação permita ao agente uma certa liberdade ao traduzir, existe algumas palavras que não precisam ser interpretadas, e quando digo que não precisam, digo também que elas não devem. É o caso do SIM e do Não. É claro que nesse caso temos também que analisar o contexto, em uma discussão com uma mulher por exemplo o SIM normalmente é Não e o Não é Não.... mas brincadeiras a parte, o importante é reconhecer que as vezes existem palavras tão claras que não precisam ser interpretadas ou traduzidas.
“Absorvemos 10% do que lemos, 20% do que escutamos, 30% do que vemos e 90% do que fazemos!”
Não sei dizer a veracidade dos dados acima que encontrei na internet, mas mesmo que os números não sejam exatos, através de uma auto -análise bem rápida é possível perceber que eles não estão errados. Afinal, o que fazemos na maioria das vezes envolve quase todos os outros processos. Mas o ponto chave a destacar é que o que fazemos consiste basicamente nas Palavras que dizemos e Ações que tomamos e portanto quando fazemos algo, eu diria que a maioria do que foi dito ou feito, mesmo que tenha sido direcionado a outra pessoa, acaba sendo absorvido por quem faz.
Ah, tão importante quanto o que dizemos e o que fazemos é quando dizemos. Um jornal do Ano passado não terá a mesma importância do jornal de hoje e no mundo que vivemos, “Just in time” pode fazer toda a diferença.
E pra finalizar outro fator igualmente importante é saber controlar as palavras e ações que foram automaticamente ativadas em nós por alguém que nos dirigiu alguma palavra. Esse sem dúvida é o desafio mais comum que percebo em qualquer diálogo e nesses casos, assim como uma casa que tem uma fundação bem estruturada resiste aos tremores, vendavais e qualquer provação que ela possa enfrentar uma pessoa que tem suas palavras sustentadas pelos suas atitudes certamente terá o controle de suas ações.

O efeito da palavra

Quando ainda estava indeciso quanto ao meu futuro profissional, cheguei a experimentar o curso de Sistema de Informação devido a minha paixão por tecnologia. Já no primeiro semestre cursei uma das matérias que acredito, deveria compor a grade de todos os cursos de ensino superior: Lógica de Programação. Evidentemente programar um computador não é um requisito que um administrador deva ter, mas neste caso quando cito programação não estou me referindo a computadores mas ao ato de programar, planejar e para facilitar a compreensão chamaremos de lógica da Execução.De uma forma simplificada, independente da área de atuação, somos contratados para executar determinadas tarefas, saber executa-las da melhor maneira possível pode determinar o seu sucesso profissional.O problema é que para saber se estou fazendo da melhor maneira possível, preciso analisar, identificar gargalos, mapear todo o processos e isso envolve tempo, tempo esse que na maioria dos casos não é suficiente nem mesmo para executar as atividades da forma como estão.A primeira coisa a fazer é perceber a importância de reservar um tempo para esta análise, se possível parar a execução, é preciso perder um pouco de tempo agora para ganhar mais tempo no futuro.A segunda parte é entender todo o processo, mesmo os que não são de sua responsabilidade, muitas das vezes pode se encontrar alternativas em uma etapa que não está ligada diretamente a sua atividade.Por fim, encontrado outra forma de execução é preciso estar convicto que esta nova alternativa trará melhores resultados .A princípio pode parecer uma ação desnecessária, visto que as coisas já funcionam da maneira como estão, mas sabendo que você pode alcançar melhores resultados com uma simples mudança qual a lógica em permanecer como esta?

Gosto de Informática! Faço Administração

John Glauber

Como se tornar um executivo fora de série, com Marília Fiuza | Café com ADM 474

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John Glauber

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