RESUMO Esse Caso de Ensino, ou, Teaching Case, ocorre precisamente no mês de março de 2009, e tem o objetivo global de discutir a estratégia adotada pela empresa CCF ENGENHARIA, localizada na cidade de São Paulo – SP, para atender as determinações de uma nova Legislação Federal, sem alterar os pressupostos de seu planejamento estratégico. Constituída em 1996, a CCF ENGENHARIA, é uma empresa brasileira de Engenharia Consultiva com atuação na área de estudos e projetos multidisciplinares e gerenciamento de empreendimentos, abrangendo diversificados setores econômicos. Para o atendimento da confecção de todas as obrigações contábeis e fiscais da empresa, a mesma adquiriu em 2007 um software corporativo de ERP. INTRODUÇÃO O objetivo específico é discutir a estratégia adotada pela CCF ENGENHARIA, sobre a obrigação da entrega a Receita Federal de um demonstrativo contábil denominado 'SPED Contábil'. Trata-se da obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros: I – livro Diário e seus auxiliares se houver; II – livro Razão e seus auxiliares se houver; III – livro Balancetes Diários Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Tal fato gerava muita incerteza na empresa, pois decorridos dois anos de 2007 a 2009, de implementação do software de ERP contratado, e cujo processo ainda em andamento dentro da empresa, mas, não se havia conseguido executar a contabilidade pelo novo sistema e extrair o balanço patrimonial, ou obrigações assessórias, que era um dos principais resultados esperados quando da aquisição do produto. Então como seria possível encaminhar estas informações eletronicamente a Receita Federal, para o atendimento a nova legislação? Esse Caso de Ensino, ou, Teaching Case, visa desenvolver nos participantes: (1) Compreensão da complexidade de uma decisão de impacto estratégico no processo de aprovação de troca de fornecedor de ERP, na fase final de sua implementação. (2) Destacar aspectos comportamentais relacionados à tomada de decisão e posicionamento dos gestores perante o risco. Esse caso de ensino pode ser utilizado em disciplinas de graduação, ou, da pós-graduação, focado em Administração de Empresas, Ciências Contábeis, e Tecnologia da Informação, que tratem de estratégia de empresas, para discutir sobre a necessidade de modificação de investimentos estratégicos em resposta a alterações no ambiente externo da organização (PORTER, 1980). O PROJETO DO ERP Com a crescente Globalização dos negócios onde a melhora dos transportes, comunicação, logística, e também a crescente força dos consumidores que desejam produtos de baixo custo e alta qualidade, tem levado as empresas a competirem mais na oferta de seus produtos e serviços. Neste cenário, a sobrevivência e perpetuidade de uma empresa passam pela melhoria de seus processos internos, com ferramentas adequadas para controlar a seu Core Bussiness. Dentro deste quadro a CCF ENGENHARIA identificou como uma de suas principais necessidades, a aquisição de um software corporativo de ERP. Em reuniões internas ficou claro que a aquisição de um ERP traria a empresa uma otimização do fluxo de informações e facilitaria o acesso aos dados operacionais. Além disso, as informações tornar-se-iam mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa. Outro benefício da implantação seria a adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultariam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização. O que é um ERP: Os sistemas ERP fornecem rastreamento e visibilidade global da informação de qualquer parte da empresa e de sua cadeia de suprimento, o que possibilita decisões inteligentes (CHOPRA e MEINDL, 2003). Estes sistemas, também chamados no Brasil de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, controlam e fornecem suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. Todas as transações realizadas pela empresa devem ser registradas para que as consultas extraídas do sistema possam refletir o máximo possível à realidade. Segundo CHOPRA e MEINDL (2003), pode-se dizer que o ERP é um sistema integrado, que possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos de negócios, como a produção, compras ou distribuição, com informações on-line e em tempo real. Em suma, o sistema permite visualizar por completo as transações efetuadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus negócios. Escolha da Solução/Fornecedor: Foi principalmente levado em conta o aspecto de que: Segundo TAURION (1998), as soluções ERP não são iguais; sendo, portanto fundamental analisar o grau de aderência destes sistemas ao direcionamento estratégico da empresa e grau de necessidade de ajustes, isto se dá com uma cuidadosa análise dos critérios de funcionalidade desejados. Após criteriosa busca para aquisição de um software de ERP, cuja escolha foi também assessorada por outra renomada instituição, a Fundação Vanzolini (instituição privada, sem fins lucrativos, criada, mantida e gerida pelos professores do Departamento de Engenharia de Produção da Escola Politécnica da Universidade de São Paulo). Sendo por fim, escolhido pela empresa CCF ENGENHARIA, o software da empresa IFS, que de acordo com os estudos, foi o produto que melhor atendia as necessidades da empresa. Caracterização da atual Fornecedora: A IFS é uma empresa privada , fundada em 1983 que desenvolve, fornece e implementa IFS Applications ™, um componente totalmente integrado, baseado em ERP estendido construído sobre a tecnologia moderna e atual. A empresa possui mais de 2.000 clientes em mais de 50 países. e centra-se em sete setores principais: utilities, Aerospace & Defense, & telecom, manufatura, indústrias de processo, automotivo, construção e contratação e gestão de serviços ( Projetos). Tratando-se de um software flexível a IFS Applications se integra facilmente com outros softwares de negócio, assim como as novas tecnologias. Através do uso de soluções não proprietárias, a IFS dá a liberdade para as outras empresas misturarem a tecnologia de ponta de outros vendedores de primeira classe para agregar a melhor solução de custo-benefício. (Fonte: http://www.ifsworld.com/br/). Passos Durante a fase de implementação Após, e decorridas as definições dos objetivos primários do projeto, quanto a: custo, escopo, prazo, qualidade, riscos, suprimentos, comunicação, recursos humanos, integração; e acertadas as bases financeiras, entre as empresas CCF ENGENHARIA, e IFS, finalmente, em março de 2007 o software foi adquirido, e imediatamente iniciou-se a implementação dentro da empresa, do pacote de serviços da IFS composto pelos módulos: Ativo fixo, compras, contabilidade, custos, estoque, faturamento, financeiro, livros fiscais, manutenção, qualidade, planejamento e controle orçamentário, recursos humanos, Gestão de Projetos. De todos os módulos comprados, somente o modulo de Gestão de Projetos não foi implantado, juntamente com os demais, por ser o mais complexo, e depender antes de todos os outros módulos anteriores implementados, para que possa ser alimentado de informações. Decorridos quase dois anos, e apesar da implementação ter contado com o apoio da Direção da CCF ENGENHARIA, como também com o apoio dos colaboradores da administração empresa, e ter sido realizada em parceria com a empresa IFS, tendo sido aplicadas ferramentas de implementação, treinamento e suporte, combinadas com ótima metodologia, desde a instalação inicial até os upgrades, extensões e tudo mais que foi necessário; pelo período deste a sua compra no ano de 2007 até o início do ano de 2009, o software não conseguia avançar na parte contábil e emitir o Balanço Patrimonial, e demais relatórios previstos em lei. CENÁRIO Necessidade principal: Estávamos no mês de março de 2009 e o Fechamento do balanço patrimonial do ano de 2008 deveria ser enviado eletronicamente ao governo até o dia 30 de junho de 2009, para atender a legislação do SPED contábil da Receita Federal. Fato que evitaria o pagamento de pesadas multas, e demais desgastes e transtornos internos a empresa CCF. A Situação estava critica: A CCF ENGENHARIA, conforme quadro (1), estava obrigada por nova legislação a entregar os resultados contábeis do ano de 2008, e tinha apenas três meses para cumprir está obrigação, ou seja, até o dia 30 de junho de 2009 para apresentação a Receita Federal, o denominado SPED contábil, O SPED é a transmissão via eletrônica, para a Receita Federal do balanço societário e demais livros e documentos contábeis. QUADRO (1) Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, Art. 1o Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital – Sped. Art. 2o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. LUIZ INÁCIO LULA DA SILVABernard Appy Fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Decretos/2007/dec6022.htm ————————————————————————————————- Instrução Normativa RFB nº. 825, de 21 de fevereiro de 2008. SECRETÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso III do art. 224 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, resolve: § 3º Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos em 2008, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2009.' (NR) JORGE ANTONIO DEHER RACHID http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/Ins/2008/in8252008.htm Desde a criação da empresa, a contabilidade da CCF ENGENHARIA, foi efetuada por uma empresa terceirizada, contratada para este fim. Os últimos Balanços Patrimoniais e demonstrativos contábeis, devidamente fechados e consolidados que a empresa possuía, era do ano de 2007. Com a implementação do novo software corporativo de ERP, foi dispensada a empresa de contabilidade terceirizada contratada pela CCF ENGENHARIA, que até então vinha fazendo este trabalho nos anos anteriores. Inclusive também por razões técnicas, de incompatibilidade de software que não atendia a exigências de comunicabilidade de troca de informações com a Receita Federal, portanto por mais esta razão, a empresa terceirizada não fazia mais este trabalho para o ano de 2008. Fato era que apesar de extremo esforço do departamento interno de contabilidade da CCF ENGENHARIA, para registrarem as operações da empresa do ano de 2008 através do novo software de ERP, havia problemas de lançamento e parametrizações, onde os lançamentos eram feitos com enormes dificuldades operacionais para emissão e para o registro contábil das operações, composto de obrigações contábeis e fiscais: Razões, Diários, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício e demais Demonstrações Financeiras exigidas pela Lei nº 6.404/76 e Comissão de Valores Mobiliários – Atualizado na lei 11.638, lançamentos estes necessários, para posterior transmissão dos dados a Receita Federal, conforme exigência do Sped Contábil. Contextualização A data era o dia dois de março de 2009, e o Sr. Carlos (Gerente Administrativo e Financeiro da CCF ENGENHARIA saíra da reunião com um misto de alívio e apreensão: finalmente seu chefe Direto, e também sócio-diretor para assuntos administrativos e financeiros, da empresa CCF ENGENHARIA, o Sr. Pedro Borghetti, aceitara analisar o investimento de substituição de um software corporativo existente, por um outro fornecedor, devido até então os resultados colhidos não serem os esperados, Como primeira alternativa, foi então feito um contato comercial com outro renomado fornecedor de software de ERP, a empresa TOTVS, para estudos sobre a viabilidade de substituição do sistema atual era viável. Caracterização da eventual Futura Fornecedora A TOTVS é uma empresa de software, inovação, relacionamento e suporte à gestão, líder absoluta no Brasil, com 49,1% de share de mercado, e também na América Latina, é a maior empresa de softwares aplicativos sediada em países emergentes e a 7ª maior do mundo no setor. O nome TOTVS vem do latim e significa tudo, todos, apropriado para uma companhia que fornece soluções em 10 segmentos para todos os portes e tipos de empresa. Com 26 anos de atuação, a TOTVS foi a primeira do setor em toda a América Latina a abrir capital. Tem mais de 25,2 mil clientes ativos, conta com o apoio de 9 mil participantes e está presente em 23 países. (Fonte: http://www.totvs.com/sobre-a-totvs/quem-somos). DESENVOLVIMENTO DOS FATOS Como segunda alternativa seria identificar, e corrigir, com recursos internos, e/ou com auxílio de contratação de consultoria externa, o fato gerador sobre qual o(s) motivo(s) porque não se conseguia extrair o balanço patrimonial pelo novo sistema. O principal problema, maior até do que equacionar eventual desembolso adicional de caixa, devido a ser a CCF ENGENHARIA uma empresa sólida econômico-financeira e bastante capitalizada, seria que esta decisão influenciaria na parte estratégica, pois lidava, com um, dos principais Steakholders da empresa que era o Governo através da Receita Federal. O Montante já investido pela CCF ENGENHARIA na implementação do software de ERP da empresa IFS já era superior a 600 mil reais, e o orçamento fornecido pela outra empresa fornecedora de software corporativo TOTVS, foi um investimento de mais 600 mil reais, para a migração para nova plataforma, treinamento, licenças, e tudo o mais que seria necessário. O benefício e objetivo de curto prazo seria a entrega do balanço patrimonial; mas a dúvida principal é se haveria tempo para a virada de plataforma, treinamento dos usuários, lançamentos de centenas e centenas de transações contábeis do ano de 2008, em apenas três meses, e a tempo de atender o Governo. Os Benefícios de longo prazo seriam igualmente positivos, independente da troca ou não de fornecedor, pois as transações de uma empresa se efetuadas em um ERP trazem muitas vantagens, dentre alguns benefícios, integridade dos lançamentos, redução de custos, aumento da produtividade dos processos, visão total do negocio, dentre outras. O Sr. Carlos, que havia ingressado a pouco tempo na CCF ENGENHARIA., admirava seu chefe direto, o Sócio-Diretor, Sr. Pedro Borghetti um engenheiro formado pela Universidade de São Paulo, que juntamente com dois outros engenheiros companheiros de turma de faculdade, formaram há 20 anos atrás a empresa, que é hoje uma das dez maiores empresas brasileiras em seu segmento de atuação com faturamento anual de 150 milhões (2009) O Sr. Carlos, apesar do pouco tempo de convivência, aprendera com ele a importância de tomar decisões com bom senso e austeridade, olhando não somente o curto prazo, mas também os benefícios e riscos das decisões ao longo do tempo. Como contratação recente da empresa CCF ENGENHARIA, Carlos procurava contribuir para aperfeiçoar a gestão da empresa com o conjunto de conhecimentos que trazia de uma carreira de 20 anos gerenciando assuntos administrativos e financeiros, inclusive com experiência anterior em projetos de sucesso de implementação de softwares corporativos de ERP. Para a próxima reunião com seu Chefe e o restante da Diretoria, prometera apresentar uma análise da viabilidade da troca de fornecedor do projeto de ERP, versus continuar com mesmo fornecedor, e conseguir mitigar todos os problemas, e concluir os lançamentos necessários no atual módulo contábil e por conseqüência extrair o balanço patrimonial, estrategicamente fundamental para CCF ENGENHARIA. Enquanto se dirigia para a sua sala, pensava nos argumentos: ' A respeito das incertezas do Sr. Pedro Borghetti, em torno desta decisão estratégica: 'Parece que estamos trocando seis por meia dúzia, pois os dois fornecedores apresentam igual idoneidade, e existe muita incerteza'. Se trocarmos o software nesta altura: Tampouco estou seguro de que poderemos ter um retorno efetivo com esse novo investimento, pois já se gastou muito no software atual. E a promessa do novo fornecedor de que o balanço patrimonial poderá ser extraído a tempo, não estou convicto. Enquanto voltava para a sua sala, Carlos pensava como poderia orientar estrategicamente a melhor solução a Direção da empresa. Era sobre isso que ele precisava refletir naquele momento…. SUGESTÕES DE QUESTÕES PARA DISCUSSÃO Ao analisar todos os prós e contras das questões abaixo: 1. Qual é a situação enfrentada pela CCF ENGENHARIA? 2. Como se posicionou o Sr. Carlos perante a Diretoria da CCF ENGENHARIA? Por quê? 3. Quais são os riscos e possíveis conseqüências envolvidas com a decisão sobre o Troca de fornecedor no ERP? 4. Qual sua recomendação para a Empresa CCF ENGENHARIA considerando os riscos envolvidos, projeto. Recomenda-se que o professor conduza o Estudo de Caso utilizando grupos de alunos para debaterem o tema. Deve-se ter como foco principal a idéia de estratégia organizacional, e suas interações com os steakholders. A partir das saídas aparentemente possíveis propostas por Carlos, os alunos deverão cogitar as possibilidades de solução do problema, levantando livremente os prós e contras das duas alternativas propostas no caso. É interessante ainda que o professor-mediador abra um grande debate intergrupos, de maneira que possibilite a apresentação de todos os pontos de vistas dos alunos participantes, utilizando-se da técnica de brainstorming, enriquecendo a dialética aplicada à questão. OBJETIVOS EDUCACIONAIS O ponto de maior relevância do caso se insere pelos resultados diversos obtidos pelas duas alternativas, provocando a discussão acerca das dinâmicas do ambiente. Em síntese, o caso CCF ENGENHARIA, visa desenvolver nos participantes: (1) Compreensão da complexidade do tempo do processo de implementação de projetos de ERP, versus as datas de obrigações fiscais e contábeis de legislação, como também de apresentação de documentos aos Steakholders, e suas respectivas datas limite. (2) destacar aspectos comportamentais relacionados à tomada de decisão e posicionamento dos gestores perante o risco. FONTE DE OBTENÇÃO DOS DADOS Os dados para elaboração do caso foram obtidos diretamente na fonte, na Empresa CCF ENGENHARIA, e através de consulta as diversas de fontes secundárias cujas fontes são referenciadas de forma individual. ALTERNATIVAS PARA ANÁLISE Este caso apresenta especial interesse para estudantes e pesquisadores de administração e contabilidade, especialmente em Gestão de Projetos de T.I., Gestão de Riscos, e Estratégia de Empresas. Pode ser utilizado tanto em nível de graduação como de pós-graduação, pois apresenta linguagem simples, sendo também útil como modelo do ponto de vista metodológico. ANÁLISE DO CASO Este caso deve ser analisado considerando os seus aspectos qualitativos, relacionados à análise das incertezas envolvidas no contexto de atuação da empresa. Cada projeto de implantação de um Sistema Integrado de Gestão de ERP apresenta suas próprias características, basicamente definidas pelos processos da empresa e pelos requisitos básicos de cada um deles, visando sempre o negócio empresarial e as estratégias delineadas pela alta administração. O presente Caso de ensino levantou um aspecto bastante peculiar que é o de alinhar o resultado fim de um Projeto de ERP, a necessidade estratégica de uma organização, que dentre muitos outros, neste caso seria o atendimento as obrigações contábeis do Stakeholder Governo. Por vezes a necessidade fim é esquecida, em detrimento a outros problemas básicos menos importantes que ocorrem na maioria das implantações, como prazos demasiadamente curtos, falta de envolvimento e comprometimento das pessoas, a resistência às mudanças, equipes mal dimensionadas, pouca experiência da consultoria, não atendimento de requisitos pelo software e treinamento de usuários finais, estes e outros…, mas que podem possam podem ser contornados pela Empresa juntamente com o Fornecedor, e pelo Gerente do Projeto, pois estão no nível tático e não estratégico. Por fim, as empresas que escolhem os projetos alinhados com a sua estratégia, e executam com excelência, são capazes de transformar a organização para os desafios futuros, e proporcionar um retorno adequado para o capital empregado dos acionistas e investidores, essencial no mundo competitivo de negócios, fato que faz toda a diferença entre as empresas lucrativas e vencedoras das outras que fracassam. (LAVINGIA, 2002). REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CHOPRA, S.; MEINDL, P. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos-Estratégia, Planejamento e Operação. Prentice Hall, 2003. FREZATTI, F; TAVARES, E. S. Análise da Decisão de Investimentos Em Sistemas Integrados de Informação: Possíveis Modelos e Suas Influências no Processo Decisório. Revista de Contabilidade do Mestrado em Ciências Contábeis da UERJ – v.8, n.2, P.89. 2003. LAVINGIA, N. Proceedings of the project management, Institute annual seminars & symposium, October,2002 – San Antonio Texas, USA. PADILHA,T. C. C; SILVA F.A. Sistemas ERP: características, custos e Tendências, Prod. Vol.15 no. 1 São Paulo Jan./Apr. 2005 – SCIELO BRASIL. PORTER, M. E. Estratégia Competitiva: Técnicas para Análise de Indústrias e da concorrência , 7 edição – págs. 12-123, campus 1986. TAURION, C. ERP: Como será o dia Seguinte? Computerworld, Coluna edição 259, 29/06/1998.