INTRODUÇÃO Nesse artigo serão apresentadas as ações do Condomínio em relação aos processos de Liderança e Pessoas com base nos critérios do PNQ (Programa Nacional da Qualidade). Através da análise realizada, verificou–se a importância da necessidade da melhoria continua dos processos analisados de maneira a melhorar os resultados. O objetivo geral deste artigo se dissemina em entender com são feita as ações para atender aos requisitos do processo de qualidade da empresa através da análise do ambiente interno e externo. Contudo vejo a importância desse estágio como forma de entendimento do fluxo dos processos da empresa, definição de objetivos, metas e estratégias para alcançar os resultados desejados. 1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA 1.1 DEFINIÇÃO DA EMPRESA A empresa onde será feito o estágio é o Condomínio Institucional do Sistema Fiergs que tem por objetivo administrar o conjunto de prédios não residenciais que são sedes das entidades condominiais que compõem o Sistema FIERGS. O Condomínio organiza a estrutura de pessoal necessária à gestão e a manutenção dos prédios, na forma da legislação vigente e distribui as funções para atender as necessidades dos condôminos e a realização de eventos, levando em conta a atual estrutura física do Condomínio, mantendo a sua concepção arquitetônica e implementando melhorias em instalações elétricas, hidrossanitárias, de ar condicionado, exaustão e ventilação mecânica, proteção contra incêndios e automação predial, com ênfase na conservação e eficiência no uso da energia, de forma a buscar redução de custos condominiais e a proteção do meio ambiente, atendendo os condôminos, visitantes, clientes, promotores e participantes de eventos. 1.2 PRODUTOS E PROCESSOS Nosso principal foco é o atendimento ao cliente interno e externo, nosso principal negócio é administração condominial e nossos principais processos são: Infraestrutura: manutenção, telefonia, acompanhamento de obras e reformas, apoio a eventos, automação predial, limpeza e jardinagem; Segurança: portaria e recepção, circuito fechado de televisão, segurança patrimonial, segurança do trabalho e segurança contra incêndios; Gestão Administrativa: planejamento, gestão econômica e financeira, gestão do contrato do estacionamento, gestão do contrato de alimentação, de serviços terceirizados, contratos de locação de espaços e demais contratos de responsabilidade do Condomínio, sistema de gestão da qualidade e processos de rotinas administrativas (exercidos dentro do Condomínio). A Coordenadoria de Serviços Compartilhados, presta serviços de apoio em compras, contabilidade, controladoria, gestão de pessoas, serviços jurídicos, engenharia e tecnologia da informação, utilizando-se da estrutura comum das entidades condôminas. 1.3 HISTÓRICO DA QUALIDADE O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS na busca da implantação de programas de qualidade participou do Ciclo de Avaliação do Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade (PGQP) nos anos de 2004, 2005, 2007, 2008 e 2009, com avaliação externa. Conquista do Prêmio Qualidade RS 2009, modalidade medalha bronze. Participação no Programa de Transformação do Sistema FIERGS nos anos de 2005 e 2006, visando à descrição de todos os processos do Condomínio e área de serviços compartilhados. Diagnóstico para implantação da ISO 14001/2004 e OHSAS 18001/2007. 1.4 ORGANOGRAMA 2 – LIDERANÇA 2.1 – Sistemas de Liderança a) Como são identificados os riscos empresariais mais significativos que possam afetar o negócio? Apresentar os principais riscos empresariais identificados. Desde 2004, na elaboração e revisão do Planejamento Estratégico, sendo o atual com horizonte 2006 a 2015, foram realizadas análise dos ambientes internos e externos com estudo dos impactos que possam afetar o negócio, de cada fraqueza e cada força em relação às oportunidades e ameaças. Os principais riscos empresariais identificados são: Ausência de entendimento comum entre área de evento e institucional. Custo para manter a estrutura. Serviços de apoio deficientes. Pouca oferta de prestadores de outros serviços. Eventos em desacordo com as instalações e normas legais. Alteração da legislação sindical. Aumento de salas de eventos culturais na cidade. Isolamento comercial no entorno. As práticas de identificação dos riscos empresariais são controladas pelo Gestor do Condomínio, pelo responsável do Processo de Planejamento, nas revisões do Planejamento Estratégico e nas elaborações dos Planos de Ações anuais. Identificação feita em conjunto e com a cooperação dos responsáveis pelos processos principais do negócio e validados pelos mantenedores do Condomínio. Abrange as atividades de toda força de trabalho da organização. Impacta na relação com fornecedores e são coerentes com a Missão do Condomínio. b) Como a Direção presta conta das suas ações e resultados alcançados a quem a elegeu, nomeou ou designou? A Assembléia Geral Ordinária ocorre uma vez ao ano sempre até 31 de março, onde deve-se, obrigatoriamente: examinar e aprovar as contas do ano anterior; examinar e aprovar o orçamento em curso; eleger o Síndico; eleger o Conselho Consultivo e julgar os recursos das decisões do Síndico. A Assembléia Geral Extraordinária ocorre a qualquer tempo por convocação do Síndico ou por um dos membros do Conselho Consultivo, para apreciar recurso interposto dos atos do Síndico, ações determinadas no planejamento estratégico e/ou assuntos em andamento ao longo do ano. c) Como a Direção exerce a liderança e interage com as partes interessadas, demonstrando comprometimento com os Valores e os Princípios organizacionais estabelecidos e buscando a mobilização de todos para o êxito das estratégias? A interação do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS com as partes interessadas e com o cumprimento da Missão estão fundamentadas em práticas descritas na Figura abaixo, objetivando o alcance da Visão organizacional por meio de estratégias. PARTE INTERESSADA FORMA DE INTERAÇÃO ESTRATÉGICA ASSUNTOS TRATADOS INÍCIO DE USO PERIODICIDADE CONTROLE Clientes – Condôminos Assembléia do Condomínio que visa manter custos de acordo com o mercado da atividade e políticas das entidades condôminas,manter e/ou atualizar as instalações e estruturas civis do Condomínio. Planejamento Estratégico,Gestão Orçamentária, obras, reformas e investimentos. 1999 Trimestral Todas as decisões são registradas em atas, sendo que são acompanhadas pela leitura e aprovação da ata anterior. Clientes Externos – Eventos Reunião com Centro de Eventos, que tem como objetivo estratégico crescer de acordo com as necessidades dos clientes. Infra-Estrutura para eventos, necessidades de clientes. 2008 Antes e após eventos com público superior a 10.000 pessoas Todas as decisões são registradas em apresentações, são acompanhadas por registros fotográficos. Clientes Internos Pesquisa de Satisfação dos Serviços e Instalações, visando crescer de acordo com as necessidades dos clientes. Verificação da qualidade dos serviços prestados e espaço para sugestões e reclamações. 2008 Anual Monitoramento de Indicadores de Resultados. Pesquisa de Satisfação de Atendimento de Ordens de Serviço. visando crescer de acordo com as necessidades dos clientes. Verificação da qualidade dos atendimentos prestados. 2005 A cada atendimento concluído Monitoramento de Indicadores de Resultados. Envio dos indicadores de desempenho ao Diretor Regional do SESI, Diretor Regional do SENAI e Superintendente do Sistema FIERGS, a fim de prestar contas sobre o desempenho do Condomínio. Desempenho do Condomínio. 2008 Mensal Monitoramento de Indicadores de Resultados. Colaboradores Reunião do Condomínio, realizadas pelo Administrador e Supervisores que visam manter custos de acordo com o mercado da atividade e políticas das entidades condôminas e manter e/ou atualizar as instalações e estruturas civis do Condomínio. Assuntos operacionais. 2002 Quinzenal Todas as decisões são registradas em memórias de reunião, sendo que são acompanhadas pela leitura e aprovação da ata anterior. Reunião com Equipe (força de trabalho), visando atentar para a qualidade de vida no trabalho e promover a motivação da equipe. Assuntos diversos 2006 No mínimo trimestralmente Todas as decisões são registradas em memórias de reunião, sendo que são acompanhadas pela leitura e aprovação da ata anterior. Café com Gerente visando ter equipes permanentemente treinadas e atualizadas. Dados do Condomínio, Missão, Visão, Estratégias, Indicadores, Planejamento Estratégico. 2007 Mensal É realizado o controle das turmas a cada evento realizado. Reunião de Acompanhamento do Plano de Ação. Acompanhamento das ações do Plano de Ação do Planejamento Estratégico. 2008 Semestral Todas as decisões são registradas em memórias de reunião, sendo que são acompanhadas pela leitura e aprovação da ata anterior. Fornecedores Reunião anual entre principais fornecedores e representantes das áreas do Condomínio (Gestão Administrativa, Infra-Estrutura, Segurança Patrimonial e Processos de apoio), visando verificar o desempenho dos processos contratados, o atendimento aos requisitos pré-definidos e melhorar continuamente os serviços prestados ao Condomínio. Desempenho dos processos prestados pelos fornecedores. 2008 Anual Todas as decisões são registradas em memórias de reunião, sendo que são acompanhadas pela leitura e aprovação da ata anterior. Sociedade Campanha de arrecadação de brinquedos visando atentar para a qualidade de vida no trabalho, promover a motivação da equipe e atender às necessidades da sociedade. Arrecadar brinquedos para serem doados através dos Bancos Sociais as entidades que atendam crianças carentes. 2008 Anual São controladas as quantidades de brinquedos arrecadados e ações que foram realizadas. d) Como as principais decisões são tomadas, comunicadas e implementadas? A Assembléia Geral, realizada desde 1999, é o órgão deliberativo máximo do Condomínio e onde as decisões são tomadas. A cada Assembléia é redigida uma ata relatando as pautas discutidas e decisões tomadas. Esta, após devidamente assinada pelos condôminos, é divulgada aos responsáveis pelos processos principais do negócio, aos responsáveis pelos processos de apoio quando as deliberações da Assembléia demandaram ações de responsabilidade dos Gestores de Serviços de Apoio e à força de trabalho quando pertinente. O acompanhamento das ações definidas é realizado através da leitura da ata anterior, garantindo assim, o controle dessa prática de gestão. Além disso, o Administrador do Condomínio juntamente com a Supervisão, elabora desde 2004, o Planejamento Estratégico, que é realizado para horizonte de dez anos (atualmente com horizonte 2006 a 2015). Através da análise do ambiente interno (forças e fraquezas) e ambiente externo (oportunidades e ameaças) e a ferramenta BSC (Balanced Scorecard), são definidas as diretrizes para o desenvolvimento, bem como, as estratégias para aumentar a produtividade, o desempenho, a capacitação de nossos colaboradores, a gestão dos processos, a satisfação de nossos clientes e os resultados econômicos. O Planejamento Estratégico é acompanhado anualmente na Assembléia Geral, garantindo assim o controle da prática. O Plano de Ação é elaborado anualmente, desde 2004 a fim de projetar objetivos, ações e metas de curto e longo prazo, de forma alinhada ao Planejamento Estratégico. O Administrador do Condomínio é responsável pelo processo de negociação das diretrizes junto aos condôminos na Assembléia Geral, otimizando os recursos do Condomínio para a consecução dos objetivos definidos. O plano de ação é controlado e monitorado semestralmente em reuniões realizadas pelo Administrador do Condomínio e os Supervisores. As pesquisas são práticas utilizadas pelo Condomínio Institucional do Sistema FIERGS que visam medir a satisfação dos clientes e identificar melhorias nos serviços prestados e instalações da Sede do Sistema FIERGS. As sugestões e críticas levantadas no questionário e os indicadores gerados com o percentual de satisfação são analisados em reunião pelo Administrador do Condomínio e Supervisores. A partir dos resultados é elaborado um Plano de Ação para os itens que não atingiram a meta e críticas mais freqüentes. Estas ações são acompanhadas e divulgadas a todos os clientes internos, por meio da Intranet, com emissão de documento corporativo. Desde 2008, são realizadas reuniões de equipe com periodicidade mínima trimestral (com todos os colaboradores da área), onde são tratados os mais diversos assuntos, como resultado de pesquisas, Indicadores, Planos de Ação, assuntos da qualidade, circulares enviadas/recebidas, treinamentos, atividades realizadas, objetivando uma boa comunicação interna e proporcionando o comprometimento da equipe. A Reunião do Condomínio, realizada quinzenalmente, desde 2002, entre o Administrador do Condomínio e os Supervisores tem como objetivo tratar assuntos referentes à gestão do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS, caracterizando-se também por ser um momento onde são tomadas as decisões operacionais do Condomínio.. Em todas as reuniões são redigidas, em formulário padrão, a Memória de Reunião com as decisões, ações a serem tomadas, responsáveis e prazos, que são distribuídas as partes pertinentes via intranet. Este aplicativo denominado 'Sistema de Documentos' é a ferramenta que o Condomínio Institucional do Sistema FIERGS utiliza para gerenciamento e distribuição de documentos como atas, circulares e memorandos. O acompanhamento das ações tomadas é controlado através da leitura e verificação de pendências das reuniões anteriores. Outro meio utilizado como divulgação de informações à força de trabalho pelo Condomínio Institucional do Sistema FIERGS são os murais, para atender aos colaboradores que não tem computador de uso exclusivo. Documentos, comunicações importantes e os indicadores das áreas são afixados nos murais para que todos tenham acesso às informações. As práticas de tomada de decisões são controladas pelo acompanhamento dos planos de ações definidas em reuniões, sendo que são coerentes com as estratégias 'crescer de acordo com as necessidades dos clientes' e 'Manter atualizadas as instalações e estruturas civis do Condomínio', sendo inter-relacionadas com o planejamento estratégico e desenvolvimento dos processos. Para desenvolvimento de tais práticas, há cooperação dos representantes dos Condôminos (mantenedores) do Administrador do Condomínio, Supervisores e colaboradores. e) Como as pessoas com o potencial de liderança são identificadas e preparadas para o exercício da liderança? As pessoas com potencial de liderança são identificadas pelo Gestor do Condomínio no exercício de suas atividades através de observação, análise curricular, comportamento, conhecimento específico e experiência profissional do líder em potencial. A preparação é planejada através dos planos de treinamento, desde 2008, onde são estabelecidos treinamentos comportamentais e de desenvolvimento de liderança e estes líderes potenciais. Além disso, o Condomínio subsidia percentual para formação formal de seus colaboradores, fator que contribuiu para a melhoria da gestão. Os líderes potenciais assumem gradativamente novas responsabilidades dos processos do Condomínio, através do acompanhamento dos líderes atuais, que orientam sobre as atividades a serem desenvolvidas, diretrizes, modo de operação e gestão da equipe. A identificação e preparação da liderança é controlada através do acompanhamento do Gestor, que analisa e avalia se a pessoa desempenhou adequadamente as atribuições que lhe foram designadas. f) Como os líderes atuais são avaliados e desenvolvidos em relação às competências desejadas pela organização? Apresentar as competências desejadas aos líderes da organização. A avaliação dos lideres atuais é feita pelo Gestor do Condomínio, por meio do monitoramento de indicadores dos processos de sua responsabilidade, na postura perante novos desafios, na defesa de interesses da organização, do comprometimento com resultados e desenvolvimento de novos projetos. As competências desejadas para os líderes estão especificadas no perfil do Plano de Cargos e Salários, sendo as principais: Pró-atividade Iniciativa Resultados do Trabalho Comprometimento Capacidade de Liderança Conhecimentos sobre sistemas de gestão O desenvolvimento das lideranças é realizado através do plano de treinamento, implementado em 2008, sendo que são indicadas as capacitações necessárias para desenvolvimento dos líderes. Essas necessidades de capacitação são desenvolvidas. Essa prática é coerente com o objetivo 'Capacitar e Desenvolver Equipe', sendo que há inter-relacionamento com a alocação de despesas de capacitação no orçamento. Há cooperação do gestor, líderes e Gestão de pessoas para consecução da prática. 2.2 – Cultura da Excelência a) Como são estabelecidos e comunicados os valores e os princípios organizacionais necessários a promoção da excelência e a criação de valor para todas as partes interessadas? · Apresentar os valores e os princípios organizacionais. · Destacar de que forma é assegurado o entendimento dos valores e dos princípios organizacionais pela força de trabalho. A Missão, Visão e princípios do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS são definidas no processo de elaboração das estratégias e integradas no dia-a-dia refletindo em nossas atividades, através de um conjunto abrangente de práticas e procedimentos. Os conceitos norteadores da gestão estabelecidos seguem na tabela abaixo: CONCEITOS NORTEADORES DESCRIÇÃO PARTES INTERESSADAS Canais de Disseminação MISSÃO 'Manter estrutura e serviços adequados, visando o bem estar do público interno e externo na sede do Sistema FIERGS, com tecnologia e equipe atualizadas, respeitando o meio ambiente e a comunidade'. · – Colaboradores · – Clientes (FIERGS) · – Fornecedores · – Quadros · -Café com Gerente · – Intranet – Reuniões VISÃO 'Até 2015, ser referência em gestão de Sede de Federações de Indústrias do Brasil, ser reconhecido pelo alto padrão de qualidade no atendimento e custear 50% das despesas condominiais com as atividades econômicas do Condomínio'. PRINCÍPIOS § Foco no Resultado; § Qualidade em Serviços; § Iniciativa; § Ética; § Transparência; e § Responsabilidade Socioambiental. A Missão, Visão e princípios são divulgadas internamente através de quadros afixados nas áreas em locais de maior acesso dos colaboradores do Condomínio. Outra prática utilizada pelo Condomínio Institucional do Sistema FIERGS para divulgação dos conceitos norteadores à força de trabalho é o Café com Gerente, realizado mensalmente desde 2007. Neste momento, o colaborador é convidado a participar de um coffee-break com o Administrador do Condomínio que, em uma conversa informal, apresenta dados do Condomínio, alguns indicadores de desempenho, missão, visão, princípios, estratégias, objetivos, análise de ambientes interno e externo entre outros assuntos, visando proporcionar ao colaborador um entendimento da organização e da razão de existir do Condomínio. Como lembrança desta conversa entre o Administrador do Condomínio e colaboradores são distribuídas canecas aos participantes contendo a missão da organização. b) Como são estabelecidos os principais padrões de trabalho que orientam a execução adequada das práticas de gestão? Os principais padrões de trabalho relativos aos processos gerenciais são estabelecidos através de diversos documentos orientativos, emitidos desde 2002, pelo Gestor do Condomínio e Gerentes das áreas de apoio do Sistema FIERGS, sendo eles: Emissão de documentos corporativos: através do sistema de documentos, o gestor ou gerente das áreas pode emitir manuais, atas, cartas, circulares, memorandos, procedimentos, resoluções, rotinas padronizadas, diretrizes e políticas. Ao estabelecer um destes tipos de documentos, o emitente deve estabelecer a distribuição, validade, campo de aplicação e descrição das regras e/ou procedimentos a serem seguidos. Os documentos emitidos são distribuídos às pessoas pertinentes através de aviso no correio eletrônico, sendo direcionado um link para acesso ao documento. Esses documentos são controlados pelo próprio sistema, que emite comunicado automático ao emitente em período próximo ao prazo de vigência. Convenção do Condomínio, que o instituiu, documento de abril 1999, alterado em setembro 2007, são determinados práticas e padrões de trabalho, relacionados à gestão do Condomínio, onde são estabelecidos, por exemplo, realização da assembléia geral ordinária, aprovação de contas, aprovação do orçamento, eleição de síndico, entre outros. O controle do estabelecimento dos padrões de trabalho é realizado pelo Gestor do Condomínio e Supervisores nas reuniões do condomínio, onde são analisadas as necessidades de estabelecimento de novos padrões ou revisão dos já existentes. c) Como é verificado o cumprimento dos principais padrões de trabalho? Os principais mecanismos de controle global das práticas de gestão no Condomínio Institucional do Sistema FIERGS são: PRATICA PADRÃO INICIO DE USO PERIODICIDADE Auditorias Financeiro-Contábeis da AUDIN Verifica os fatores financeiro-contábeis dos padrões de trabalho e são realizadas, conforme sistemática da AUDIN, gerência responsável pela realização das auditorias. Nessa auditoria são verificados os riscos na área financeira, a conferência da documentação contábil, patrimonial, recursos humanos, contratos, escrita fiscal, contas a receber, inadimplência, assim como propor melhorias para o gerenciamento do Condomínio. A partir da auditoria financeira /contábil, é emitido um relatório onde o Condomínio deve emitir um parecer sobre os itens identificados como não-conformes. Esse relatório é submetido à AUDIN, que controla as informações. Essa prática é coerente com o objetivo 'Serviços qualificados', está inter-relacionada com a gestão econômica e orçamentária e há cooperação dos colaboradores e da equipe de auditoria. 2000 Anual Inspeções da CIPA São inspeções realizadas pelos integrantes da CIPA para identificar os riscos ambientais e/ou condições inseguras que possam comprometer a integridade física dos colaboradores do Condomínio. Essa prática é coerente com o objetivo 'Estar atento para a qualidade de vida no trabalho e promover a motivação da equipe', está inter-relacionada com pesquisa de clima organizacional e há cooperação dos colaboradores e da Gestão de Pessoas. 2008 Anual Controle das práticas de gestão do Condomínio Todos os processos do Condomínio estão mapeados desde 2006, no que se refere às entradas e saídas de processo, definição de responsável e prazos de acompanhamento das ações. Sendo assim, para cada área (Gestão Administrativa, Infra-Estrutura, Segurança Patrimonial e Processos de apoio), estão definidos indicadores de desempenho e relatórios específicos, que devem ser emitidos pelos responsáveis designados. Essa prática está coerente com as estratégias 'Otimização da relação custo x benefício' e 'Serviços Qualificados', sendo inter-relacionado com o plano de ação e gestão financeira. Há cooperação dos colaboradores para consecução dessa prática. 2006 Segundo Plano de Ação do Planejamento Estratégico. Avaliações do Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade (PGQP) O Condomínio possui Termo de Adesão ao PGQP e realiza avaliações internas e externas frente aos critérios de compromisso com a excelência, por meio de avaliadores capacitados anualmente. A partir das avaliações, o Condomínio elabora o PASG – Plano de Aperfeiçoamento do Sistema Gerencial, cujas ações são acompanhadas nas reuniões do Grupo da Qualidade. A prática é coerente com a estratégia 'Serviços Qualificados', está relacionada com todos os processos gerenciais e de realização do produto, sendo que há cooperação dos colaboradores do Condomínio. 2004 Anual Reuniões do Grupo da Qualidade O Grupo da Qualidade é o responsável por verificar a implementação dos padrões do Sistema de Gestão e definir as melhorias a serem implementadas através do PASG – Plano de Aperfeiçoamento do Sistema Gerencial. A prática é coerente com a estratégia 'Serviços Qualificados', está relacionada com todos os processos gerenciais e de prestação de serviços, sendo que há cooperação dos colaboradores do Condomínio. 2.º semestre / 2007. No mínimo, três reuniões a cada semestre. . d) Como a organização avalia e melhora as práticas de gestão e respectivos padrões de trabalho? As principais práticas do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS que são utilizadas para avaliar e melhorar os padrões de trabalho das práticas de gestão estão descritas na figura a seguir. MÉTODOS GLOBAIS DE APRENDIZADO DESCRIÇÃO / RESPONSÁVEL INÍCIO DE USO DA PRÁTICA/ FREQÜÊNCIA Assembléia Geral Reunião realizada pelo Administrador do Condomínio para análise crítica dos Condôminos (CIERGS/SENAI-RS/SESI-RS) em relação à gestão do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS. 1999 / Trimestral Reunião do Condomínio Reunião para assuntos gerais de gestão do Condomínio. É o momento também utilizado para Análise Crítica do Administrador do Condomínio justamente com os Supervisores das práticas de gestão. 2002 / Quinzenal Avaliações do Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade (PGQP) O Condomínio possui Termo de Adesão ao PGQP e realiza avaliações internas e externas frente aos critérios de compromisso com a excelência, por meio de avaliadores capacitados anualmente. A partir das avaliações, o Condomínio elabora o PASG – Plano de Aperfeiçoamento do Sistema Gerencial, cujas ações são acompanhadas nas reuniões do Grupo da Qualidade. 2004 / Anual Todas as deliberações da Análise Crítica estão documentadas em Ata (Assembléia Geral) e Memória de Reunião (Reunião do Condomínio), onde são apresentadas todas as decisões relacionadas à melhoria da eficácia dos processos, melhoria dos serviços prestados em relação aos requisitos do cliente, podendo gerar ações quando necessário. 2.3 – Análise do Desempenho da Organização a) Como são identificadas as necessidades de informações comparativas para analisar o desempenho operacional e estratégico da organização? · Apresentar os critérios utilizados para determinar quais são os resultados mais importantes a serem comparados. · Apresentar os critérios utilizados para identificar as organizações consideradas como referenciais comparativos pertinentes. O Condomínio na elaboração do seu primeiro mapa estratégico pela metodologia BSC – Balanced Scorecard em 2006 e na revisão realizada em 2009, identificou quais são seus principais objetivos relacionados às perspectivas do BSC, de forma a alcançar sua Visão. Para estes objetivos, foram estabelecidos indicadores estratégicos e estes indicadores são os eleitos pela organização para analisar seu desempenho em relação aos referenciais comparativos pertinentes. O critério para determinar os resultados mais importantes a serem comparados são os indicadores quem medem a satisfação dos clientes, resultados relativos aos colaboradores, resultados financeiros e relativos aos processos. As organizações consideradas como referenciais comparativos são selecionadas utilizando como critério: § Sedes de Federação de Indústria; § Organizações ou entidades com Prêmio Nacional da Qualidade, Prêmio de Qualidade RS a partir de troféu bronze, ou certificação ISO 9001, obtido nos últimos cinco anos. § Shopping Center com mais de 20.000 m² de área construída. § Administradores de condomínios. O controle da identificação das informações comparativas é realizado através da participação anual do sistema de avaliação do PGQP. b) Como a Direção analisa o desempenho operacional e estratégico considerando as informações comparativas e as variáveis dos ambientes interno e externo? O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS analisa o desempenho da organização conforme as práticas abaixo descritas: § Análise de relatórios gerenciais, § Análise de indicadores de desempenho, § Resultado de pesquisas, § Informações comparativas. A análise de relatórios gerenciais é uma prática que se faz presente no cotidiano da organização. Através da utilização de sistemas informatizados, são emitidos relatórios pela ferramenta SASC (Solicitação de Atendimento dos Serviços do Condomínio) para controle e análise dos atendimentos prestados. Há ainda instrumentos/relatórios coorporativos dos processos de apoio que subsidiam a gestão do desempenho do Condomínio como, por exemplo, os relatórios contábeis. Esses relatórios gerenciais são analisados nas Reuniões do Condomínio (Administrador e Supervisores) realizadas quinzenalmente. O desempenho do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS é acompanhado, também, pelas pesquisas de satisfação. Por meio destas, obtemos informações qualitativas e quantitativas, resultantes do percentual de satisfação e avaliação das sugestões / reclamações recebidas. Para os itens que não atingiram o padrão esperado e reclamações mais freqüentes é elaborado um Plano de Ação ou dada orientações ao responsável da área. O benchmarking é a prática utilizada para obtenção de informações comparativas e identificação de oportunidades de melhorias no processo do Condomínio. As visitas são normalmente realizadas em empresas / entidades com sistema de gestão da qualidade implantado e reconhecido com premiações, ou que as edificações possuam infraestrutura e tecnologias atuais. Outra forma de obtenção de informações é a troca de indicadores entre o Condomínio Institucional do Sistema FIERGS e a empresa / entidade contatada. c) Como as decisões decorrentes da análise de desempenho da organização são comunicadas à força de trabalho, em todos os níveis da organização e a outras partes interessadas, quando pertinentes? As decisões tomadas nas reuniões de análise de desempenho são comunicadas aos condôminos (mantenedores) através da Assembléia do Condomínio, aos supervisores nas Reuniões do Condomínio e a força de trabalho nas Reuniões com equipe, Café com Gerente, apresentação do Planejamento Estratégico, apresentação dos Planos de ação e nos Murais fixados em todas as áreas do Condomínio. d) Como é acompanhada a implementação das decisões decorrentes da análise do desempenho da organização? As decisões decorrentes da análise de desempenho são acompanhadas através: § Do monitoramento das ações na Assembléia do Condomínio, prática de gestão existente desde 1999; § No controle de Indicadores Estratégicos prática desde 2006, que foi analisada e melhorada em 2008; § Da análise e acompanhamento orçamentário que é feito desde a constituição do Condomínio, mas que em 2006 passou a se inter-relacionar com Planejamento Estratégico. 3 – PESSOAS 3.1 – Sistemas de Trabalho a) Como a organização do trabalho é definida e implementada? · Citar o grau de autonomia dos diversos níveis de pessoas da força de trabalho para definir, gerir e melhorar os processos da organização. O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS, desde sua fundação em 1999, define a estrutura organizacional por meio de um Organograma Organizacional, demonstrando a hierarquia dos cargos. O Condomínio também possui um Plano de Cargos e Salários, o qual sob a coordenação da GEPES – Gerência de Gestão de Pessoas, define os cargos e funções através de um estudo realizado por um comitê composto pelo Administrador do Condomínio, Supervisores, encarregados das áreas e especialistas da GEPES. As seleções e contratações de pessoas, tanto por meio de recrutamento interno ou externo, bem como as promoções, devem ser realizadas sempre com base no perfil, pois contem os requisitos de formação, experiência, habilidades e competências necessárias para exercer cada cargo/função definidos neste plano. Os cargos do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS e respectivos mecanismos utilizados para alinhar a atuação da força de trabalho com o negócio, promover o aprendizado, delegar autonomia e avaliar resultados, encontram sustento no Plano de Cargos e Salários. No âmbito institucional do Sistema FIERGS, no que se refere à requisição dos serviços de apoio (serviços prestados pela área compartilhada), determinação de alçadas e responsabilidades encontram-se nas políticas disponíveis na intranet por meio do aplicativo 'Sistema de Documentos'. Figura 6.1 – Exemplo de perfil funcional do Plano de Cargos e Salários Os gestores do Condomínio Institucional do Sistema FIERGS pautam sua administração na participação de colaboradores na tomada de decisões, incentivando iniciativas de compartilhamento de responsabilidades, nas reuniões de equipe e no Grupo da CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes. Em 2010, visando uma maior participação dos colaboradores do Condomínio com sugestões de melhorias no sistema de trabalho, foi implantado um canal de relacionamento., onde em cada setor tem uma caixa disponível para o colaborador colocar sua sugestão, que será analisada pelo Supervisor e Encarregada da área e, se constatado necessidade, pelo Administrador do Condomínio. O feedback da sugestão será dado nas Reuniões de Equipe. Na Reunião de Equipe também é incentivado o trabalho em equipe, no momento em que são tratados os acontecimentos do cotidiano, quando é enfatizado que somos um grupo, sendo importante ter essa visão no âmbito profissional. O Condomínio, ao implantar novas práticas ou sistemas de gestão, tem como premissa formar grupos de trabalho interdisciplinares, ou seja, das três áreas (Administração, Infraestrutura e Segurança) no mínimo um colaborador de cada área deve participar. Desta forma, é estimulado o trabalho em equipe, buscando uma visão global da organização. b) Como são selecionadas, interna e externamente, e contratadas pessoas para a força de trabalho? O processo de Recrutamento e Seleção, assim como em todo Sistema FIERGS, é de responsabilidade da Gestão de Pessoas – GEPES, que normatiza o processo por meio da Política de Provimento. O preenchimento de vagas é realizado através de transferências ou de processo seletivo interno ou misto, sendo dada prioridade ao aproveitamento interno como forma de valorização e incentivo ao crescimento profissional dos funcionários. Casos excepcionais são analisados e submetidos à aprovação das organizações envolvidas. As formas de recrutamento são: Transferência simples– quando ocorre a possibilidade de deslocamento de profissionais entre as unidades/áreas e organizações do Sistema FIERGS. Para efetiva transferência é necessário verificar dois aspectos: a.) A existência da vaga no setor solicitante; b) Possuir o mesmo cargo; Seleção interna – busca de profissional nas organizações, como forma de priorizar competências profissionais e interesses internos, valorizando as carreiras por área da atuação; Seleção Mista – ocorre quando há busca de profissionais de dentro da organização e de profissionais no mercado de trabalho, concomitantemente; Para processo seletivo interno todas as vagas são divulgadas no Portal Corporativo ou via emissão de documentos, obedecendo ao perfil do cargo. Para processo seletivo misto, a vaga é divulgada concomitantemente a todos os funcionários e por meios de captação de candidatos externos, como: pesquisa em banco de currículos, veículos de comunicação em massa, inclusive Internet, entidades de classe, instituições de ensino, agências especializadas, entre outros. O processo seletivo tem as possíveis etapas : Etapa Responsável A. Triagem Curricular GEPES B. Dinâmica de Grupo GEPES C. Avaliação psicológica GEPES D. Aplicação da ferramenta PI (Predictive Index) GEPES E. Entrevista com o Gestor e/ou técnico responsável Gestor e/ou técnico responsável F. Prova Técnica Área requisitante G. Entrevista de avaliação por competências GEPES /Gestor requisitante c) Como é realizada a integração dos novos membros da força de trabalho, visando prepará-los para a execução de suas funções? Desde 2008, a integração dos novos colaboradores é realizada pela Gepes no Programa de Acolhida. Que é dividido em duas etapas. A primeira tem como finalidade prestar todas as informações necessárias para compreensão da estrutura, negócio, políticas e procedimentos das diversas instituições que compõe o Sistema FIERGS. A segunda é o processo de formação que tem como finalidade manter o mesmo atualizado e informado com relação aos movimentos realizados pelo Sistema. Também são apresentados alguns dos processos desenvolvidos: Modelo de Remuneração, Programa de Integração, Programa de Desenvolvimento e Educação Corporativa, Benefícios, Programas de Responsabilidade Social e Qualidade de Vida e Segurança e Medicina do Trabalho. São exibidos vídeos institucionais, visitas orientadas ao complexo administrativo da sede e inclusão às ferramentas básicas de informática. d) Como o desempenho das pessoas da força de trabalho é avaliado? O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS entende que avaliação de desempenho implica avaliar as competências funcionais (atreladas à descrição do cargo). Essas competências que estão mapeadas na descrição de cargos devem estar alinhadas à Missão e Visão do Condomínio. A avaliação de desempenho também fornece subsídios para a elaboração do Plano de Treinamento, pois além da análise do formulário de Levantamento das Necessidades de Treinamento preenchido pelo colaborador com sugestões de cursos, o Supervisor baseia-se também nas necessidades individuais de desenvolvimento do colaborador identificadas durante sua avaliação. e) Como a remuneração, o reconhecimento e os incentivos estimulam a busca por melhores resultados? O incentivo do Condomínio aos colaboradores no desenvolvimento criativo e de inovações é constante e expressado no contínuo desenvolvimento e atualização dos colaboradores como, por exemplo, o subsídio financeiro nos cursos técnicos, de graduação, pós-graduação e língua estrangeira. Como forma de motivação e auxílio na formação de seus colaboradores o Sistema FIERGS desenvolveu o Programa de Desenvolvimento em Parceria (PDP) em 1999. Este programa consiste em um auxílio para colaboradores com mais de um ano de casa. O Condomínio subsidia 30% do valor da mensalidade do curso de ensino superior e pós-graduação, e 50% para ensino médio, cursos técnicos e língua estrangeira. No Condomínio 12% dos colaboradores estão sendo beneficiados com este programa. Além disso, o Condomínio, visando melhorar a qualidade de vida de seus colaboradores, oferece os seguintes benefícios: § Assistência médica UNIMED; § Alimentação no local (refeitório); § Seguro de vida; § Plano de Previdência Complementar – INDUSPREVI; § Transporte Especial; § Vacinação preventiva contra a gripe; § Sistema de convênios variados por meio de associações de funcionários § Cooperativa de Crédito; 3.2 – Capacitação e Desenvolvimento a) Como as necessidades de capacitação e desenvolvimento são identificadas considerando as estratégias e as necessidades das pessoas? O desenvolvimento, atualização e qualificação dos colaboradores do Condomínio está em consonância com nossa Missão e estratégias no que se refere a 'Ter equipes permanentemente treinadas e atualizadas'. A identificação das necessidades de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores é realizada anualmente, desde 2008, por meio do preenchimento do formulário 'Identificação da Necessidade de Treinamento e Desenvolvimento', visando oportunizar a preparação das pessoas para o desempenho de suas atividades, o pleno conhecimento de seu campo de atuação, a melhoria dos níveis da qualidade e produtividade, a melhoria do desempenho funcional individual e do grupo, o acompanhamento do desenvolvimento científico e tecnológico nos segmentos de atuação, além de dar suporte ao desenvolvimento e crescimento individual e ao atendimento de novas demandas impostas. Este processo consiste em cada colaborador preencher o formulário 'Identificação da Necessidade de Treinamento e Desenvolvimento' com sugestão de curso, seminário, workshop, visita técnica, educação à distância, palestra, aperfeiçoamento no local e etc. Estas sugestões devem estar dentro do que está descrito no perfil de seu cargo e que agregue valor à sua função. Os responsáveis e o gerente avaliam a viabilidade e a real necessidade do que foi sugerido pelo colaborador. Baseando-se nessa avaliação individual determinam a aprovação ou não dos treinamentos. b) Como é concebida a forma de realização dos programas de capacitação e de desenvolvimento, considerando as necessidades identificadas? Após a identificação das necessidades de cada colaborador, elabora-se, um plano anual de treinamento e desenvolvimento, que é encaminhado à GEPES – Gestão de Pessoas. O plano geral apresenta a relação de todos colaboradores do Condomínio com as respectivas ações de treinamento / desenvolvimento propostas e previsão de recursos a serem investidos.. O supervisor também permanece atento às oportunidades que se apresentam no mercado alinhadas ao plano geral do Condomínio e encaminha seus colaboradores para os programas afins. Identificado a necessidade também planeja treinamentos coletivos para o atendimento às necessidades da equipe. O não atendimento de qualquer ação deve ser avaliado e estas serão re-planejadas para o próximo ano, sempre que julgadas ainda pertinentes aos objetivos do Condomínio. Os colaboradores contratados após o período da identificação das necessidades de treinamento participam igualmente das ações de desenvolvimento de equipes relacionadas com as atividades do cargo e de ações de treinamentos considerados como necessidade do Condomínio. A capacitação e o desenvolvimento das pessoas são executados conforme demonstrado no quadro: Etapa Como Fazer 1. Avaliação e identificação das necessidades de treinamento e desenvolvimento Os supervisores das áreas em conjunto com o colaborador analisam a formação, experiência e competências individuais comparando com o perfil previsto para o cargo, conforme descrição dos Cargos e Salários da GEPES e define as ações de treinamentos no formulário 'Identificação da necessidade de treinamento e desenvolvimento'. 2. Elaboração do Plano de Treinamento e Desenvolvimento Elaborar o Plano de Treinamento e Desenvolvimento anual do Condomínio baseado na identificação das necessidades de treinamento individuais. Neste plano constarão os treinamentos que serão realizados com todos os colaboradores durante o ano. Preencher o formulário 'Plano de Treinamento e Desenvolvimento' e encaminhar à GEPES. 3. Elaboração do Programa anual de treinamento e desenvolvimento Se identificada a necessidade de treinamentos internos específicos ao Condomínio, elaborar projetos de treinamentos para suprir essas necessidades. Preencher com os dados os formulários de 'Programação Anual de Desenvolvimento' e 'Previsão Orçamentária' e encaminhar à GEPES. 4. Realização de ações para o treinamento e desenvolvimento Baseado no Plano de Treinamento e Desenvolvimento anual, o Condomínio entra em contato com as entidades que ministrarão os treinamentos, preenche o formulário de 'Solicitação de Treinamento' e encaminha à GEPES que faz o registro em seu banco de dados e gera um código. Com o retorno do formulário ao Condomínio, este comunica ao(s) colaborador(es) do treinamento. O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS acredita que o desenvolvimento de pessoas representa o cerne dos processos de mudança, inerentes e necessários ao ser humano e, sem dúvida, a grande força propulsora da manutenção e de nosso crescimento. c) Como a eficácia dos programas de capacitação e desenvolvimento é avaliada? O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS realiza desde 2009 a avaliação de eficácia dos treinamentos individuais que se referem à preparação para o cargo e atualização, assim como dos projetos de treinamentos executados durante o ano. Treinamento é um investimento realizado pela organização, e como tal, deve ter como objetivo um retorno previsto. Este retorno precisa ser medido e comparado com indicadores de desempenho. A maior recompensa da avaliação é poder documentar o benefício obtido pelo Condomínio por aquilo que investiu em treinamento. Portanto, é por certo dizer que a Avaliação da Eficácia de Treinamento consiste no conjunto de atividades desenvolvidas visando identificar até que ponto as necessidades de treinamento foram satisfeitas, se os objetivos foram atingidos, quais os impactos nos resultados da organização com as mudanças e com os valores agregados pelos egressos dos cursos. Fundamentado na sistemática da ferramenta PDCA, o ciclo de treinamento praticado pelo Condomínio está na figura abaixo: 1) Levantamento das Necessidades de Treinamento e Desenvolvimento 2) Elaboração do Plano de Treinamento Anual. 3) Execução do Plano de Treinamento Anual. 4) Avaliação de Eficácia dos Treinamentos (resultado) A avaliação de eficácia do treinamento é registrada no próprio formulário de ST – Solicitação de Treinamento para os treinamentos individuais, e em formulário específico para os treinamentos de equipe. É contemplada na avaliação a definição de ação corretiva, caso seja verificado que o treinamento não foi eficaz. 3.3 – Qualidade de Vida a) Como são identificados os perigos e tratados os riscos relacionados à saúde ocupacional, segurança e ergonomia? O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS mantém implementado o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) que visa à preservação da saúde e da integridade dos colaboradores pela antecipação e/ou identificação dos riscos ambientais existentes na organização e, consequentemente, definição de ações para minimizá-los. O Condomínio também efetua o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, onde são realizados como medida preventiva, exames anuais de saúde ocupacional a todos os colaboradores. Desde 2000, o Condomínio Institucional do Sistema FIERGS em parceria com o SESI, realiza três vezes por semana a ginástica laboral com os colaboradores, com a finalidade de evitar a LER (lesão por esforço repetitivo) causado pelos movimentos repetitivos como, por exemplo, a tendinite. Além disso, o Condomínio Institucional do Sistema FIERGS, a partir de 2008, conta com a CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes, para apoiar na identificação dos riscos ambientais e/ou condições inseguras que possam comprometer a integridade física dos colaboradores. b) Como são identificados os fatores que afetam o bem-estar, a satisfação e o comprometimento das pessoas? Apresentar os fatores identificados. Os fatores que afetam o bem-estar, a satisfação e a motivação das pessoas são avaliados por meio da 'Pesquisa de Verificação e Avaliação da Satisfação dos Colaboradores' promovida pela revista Época através do Great Place to Work Institute. A pesquisa é realizada a cada dois anos e tem como objetivo permitir que o Sistema FIERGS conheça o nível de satisfação dos seus colaboradores e identifique estratégias que conduzam a um clima organizacional saudável e que estimulem a motivação da equipe. A pesquisa contempla os seguintes itens: credibilidade, respeito, imparcialidade, orgulho, camaradagem e adicionais. c) Como são tratados os fatores que afetam o bem-estar, a satisfação e a motivação das pessoas e como é mantido um clima organizacional favorável? Apresentar os principais serviços, benefícios, programas e políticas colocadas à disposição da força de trabalho. O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS elabora um Plano de Ação para tratar os fatores identificados na Pesquisa de Clima Organizacional que afetam a satisfação e a motivação das pessoas. Adicionalmente, o Condomínio Institucional do Sistema FIERGS oferece aos colaboradores os seguintes benefícios: § Assistência médica UNIMED; § Alimentação no local (refeitório); § Seguro de vida; § Plano de Previdência Complementar – INDUSPREVI; § Transporte Especial; § Vacinação preventiva contra a gripe; § Sistema de convênios variados por meio de associações de funcionários; § Cooperativa de Crédito; O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS, através da Gestão de Pessoas, também oportuniza, desde 1999 um Programa de Preparação para a Aposentadoria – PPA. O programa é destinado para o funcionário que esteja há cinco (05) anos do período provável da aposentadoria e a participação é voluntária. d) Como a organização colabora para a melhoria da qualidade de vida da sua força de trabalho fora do ambiente da organização? Citar as principais ações desenvolvidas. Um bom lugar para se trabalhar possibilita, entre outras coisas, que as pessoas tenham, além do trabalho, outros compromissos e atividades em suas vidas, como a família, os amigos e os hobbies pessoais. Refletindo sobre isso, o Condomínio Institucional do Sistema FIERGS também pensa na qualidade de vida de seus colaboradores fora do ambiente de trabalho, oferecendo aos colaboradores os seguintes benefícios: Benefício Inicio de uso Assistência médica UNIMED Assistência médica 24h por dia aos seus colaboradores e dependentes. 1999 Assistência Odontológica Saúde. 1999 Seguro de vida O seguro prevê o pagamento de um pecúlio em caso de morte do funcionário. Além disso, o funcionário possui cobertura adicional de Invalidez Permanente Total ou Parcial por Acidente. Os beneficiários previstos para o recebimento do seguro são seus dependentes legais. 2008 Plano de Previdência Complementar – INDUSPREVI Possibilita um salário complementar quando o colaborador se aposentar. 2008 Programa de Desenvolvimento em Parceria Propicia desenvolvimento profissional e pessoal para os colaboradores que aderem ao programa. 1999 Vacinação preventiva contra a gripe Saúde. 1999 e) Como a satisfação das pessoas é avaliada? O Condomínio Institucional do Sistema FIERGS através da GEPES realiza a Pesquisa de Clima Organizacional. A 'Pesquisa de Clima Organizacional' tem como objetivo permitir que o Condomínio conheça o nível de satisfação dos seus colaboradores e identifique estratégias que conduzam a um clima organizacional saudável e que estimulem a motivação da equipe. A pesquisa contempla os seguintes itens: credibilidade, respeito, imparcialidade, orgulho, camaradagem e adicionais. Após a aplicação da 'Pesquisa de Verificação e Avaliação da Satisfação dos Colaboradores', os dados são tabulados e enviados, por meio de relatórios, pela Revista Época à GEPES, para análise e divulgação junto as gerências e colaboradores. Se o resultado de algum dos aspectos avaliador for menor que 80% é necessário agir corretivamente, por isso é elaborado um Plano de Ação visando à melhoria de satisfação desses itens. Conclusão No decorrer do período do estágio, a partir das observações e dos levantamentos de dados foi concluído que a organização que busca uma certificação de qualidade como o PNQ que tem dimensão nacional e é a maior referência no processo da qualidade, busca demonstrar que sua gestão esta focada no alinhamento dos seus processos, na busca da excelência e na melhoria continua, suas práticas são bem definidas e tem constância de propósitos para atingir os objetivos estabelecidos de maneira a expandir seu crescimento no mercado. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS FNQ – Fundação Nacional da Qualidade Critérios Compromisso com a Excelência e Rumo à Excelência / Fundação Nacional da Qualidade. – São Paulo : Fundação Nacional da Qualidade, 2008