Há mais de uma década estamos tentando falar sobre o escritório sem papéis. Infelizmente para o meio ambiente, este assunto não tem passado de uma simples frase. Durante todos esses anos, sequer o consumo de papel diminuiu. Porém houve um grande crescimento da distribuição de informação, e o consumo de papel, se não diminuiu, não teve o mesmo crescimento da informação distribuída.
A razão primordial para a estagnação do consumo de papel tem sido a utilização, cada vez mais crescente, do chamado "documento eletrônico", que, associado ao uso da internet, presenteou o mercado com a possibilidade de disponibilizar muitos e melhores documentos de forma imediata. Diariamente, surgem novos tipos de documentos eletrônicos, e também impressos, que transportam a informação que os provedores, empresas de serviços, entre outras organizações, colocam à disposição com grande qualidade e agilidade. Sem dúvida, porque os documentos atuam como intersecção dos negócios. A todo este processo devem ser agregados os avanços tecnológicos do segmento dos sistemas de impressão, que permitem a preparação dos documentos com qualidade e velocidade e com custos cada vez menores.
O resultado é que a informação flui constantemente ao nosso redor, e acabamos, habitualmente, sendo atores passivos de um mundo frenético, onde cada um trata de fazer chegar à informação da maneira cada vez mais eficiente e buscando deixar uma impressão muito positiva no mercado.
Assim como em muitas outras áreas da tecnologia, não significa que tenhamos chegado ao final de uma era, mas nos próximos anos o escritório do futuro virá marcado por uma evolução maior que os processos ligados à distribuição de informação, e, como parte disso, a um volume muito maior de documentação eletrônica. E nosso segmento não está alheio a este processo. É de conhecimento geral que o mercado oferece uma grande variedade de produtos associados à produção, distribuição, apresentação e gestão de documentos. O aproveitamento de todo esse hardware, associado a um bom software, ajuda a melhorar a gestão dos processos internos das empresas, e ao mesmo tempo, aproxima a comunicação das corporações com os clientes.
Nos escritórios do futuro, serão utilizados equipamentos multifuncionais que permitirão imprimir, copiar, capturar imagens, enviar e receber por fax todo tipo de documento. Sua relação qualidade-preço-benefício é excelente e na prática existem razões de sobra para que qualquer empresa ou organização disponha pelo menos de um tipo de software. E neste escritório automatizado se diminuirá de forma significativa o uso do papel pré-impresso. Fora isso, as corporações ganharão tempo na distribuição de documentos, principalmente ao incorporarem processos que permitam a geração on-line para visualização via internet.
As novas tecnologias aplicadas aos escritórios permitirão que seja realizada a gestão do ciclo completo de um documento, desde a sua criação, até o momento em que ele chega ao usuário para efetuar o que chamamos de captura de dados, e também quando é concluída de forma automatizada para distribuir a informação. O ciclo continua com esta distribuição, seja ela impressa ou eletrônica.
Nesse novo modelo de escritório, podemos esperar um avanço das normas que facilitem a interconexão de sistemas documentais e possibilitem uma maior integração dos sistemas ERP e CRM.
O documento é o meio de comunicação básico entre a empresa e seus clientes, e por isso, sua evolução estará sempre ligada ao avanço tecnológico que respalda os negócios. Tudo indica que a espiral continuará avançando e tornando cada vez maior a diferença entre as organizações que já sistematizaram seus documentos, e aquelas que ainda não o fizeram.
* Julio Olivares é diretor-geral da DocPath
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