Mais comentada

Como aplicar o Seis Sigma em processos administrativos?

Neste artigo iremos demonstrar como essa metodologia tem impactado muitos escritórios e organizações, pois assim como em processos industriais, os processos administrativos possuem desperdícios e oportunidades de melhoria

Publieditorial,
istock

Se você interessou por esse assunto com certeza já sabe que a metodologia seis sigma é reconhecida por gerar resultados através de um método estruturado de solução de problemas e controle de variabilidade.

O engano que muitos cometem é achar que isso é um método aplicado apenas em processos industriais.

Neste artigo irei demonstrar como essa metodologia tem impactado muitos escritórios e organizações, pois assim como em processos industriais, os processos administrativos possuem desperdícios e oportunidades de melhoria.

Vamos ver tudo sobre isso?

Processos administrativos x processos produtivos: qual a grande diferença?

Em processos produtivos é muito mais simples observar os desperdícios e também os pontos de melhoria. As linhas de produção tem inúmeras máquinas que podem precisar de manutenção, o Lead Time do processo pode não está como desejado, assim como o acúmulo de estoque, que não agrega valor ao cliente.

Mas como identificar os inúmeros desperdícios que existem em processos administrativos? Se atentando aos detalhes!

Eles não são tão visuais, mas podem ser identificados como:

  • Rotinas e procedimentos ineficazes;
  • Tempo de espera durante a execução de uma atividade;
  • Reuniões e relatórios que não possuam métricas bem estabelecidas;
  • Informações incorretas geradas pela falta de comunicação.

Esses problemas estão presente em praticamente todos os escritórios que você imaginar! Para fechar a comparação de forma a tornar as diferenças o mais claro possível, veja essa tabela:

Identificação de desperdícios e vantagens da aplicação do Seis Sigma em escritórios

Como você pôde notar, identificar os desperdícios no âmbito administrativo é um pouco mais complicado do que no meio industrial. Porém, para que a aplicação do Seis Sigma na Administração faça sentido, você precisa mapear esses desperdícios, e são eles:

Existem inúmeros outros processos que poder ser melhorados através da visão de melhoria contínua que o Seis Sigma gera dentro de uma organização. Assim, para ficar mais claro ainda para você porque adotar essa metodologia, vamos ver alguns dos seus benefícios?

  • Redução do tempo de processamento de atividades;
  • Reorganização do ambiente de trabalho;
  • Flexibilidade para atender a alterações nas demandas;
  • Redução de etapas do processo.

E muito mais! Então chegou a hora de aprender como implementar essa metodologia, vamos lá?

Identifique a agregação de valor no seu escritório

O primeiro ponto para aplicar essa metodologia é entender a cultura do setor, escritório ou processo no qual será implementado as mudanças. Todas as atividades visam um objetivo em comum, que é agregar valor aos olhos do cliente.

Se estamos falando do setor de RH, você precisa compreender a finalidade da organização ao recrutar e treinar pessoas. Se for um escritório financeiro, deve-se entender tudo que precisa ser pago e recebido. Caso seja focado em qualidade, é preciso buscar o entendimento a respeito do que a empresa espera com a aplicação das melhorias.

Quando você sabe qual o objetivo, fica muito mais fácil determinar como alcançar os resultados desejados. Para isso você pode utilizar ferramentas simples, porém muito úteis, como um VSM ou o SIPOC.

Além de te auxiliar a visualizar o processo como um todo, essas ferramentas vão te ajudar a compreender todas as etapas que agregam valor, assim como aquelas que não agregam e devem ser eliminadas, ou reduzidas ao máximo.

Foque em aumentar o valor agregado pela ótica do cliente

O foco do Lean Seis Sigma, que é a integração entre a metodologia Lean Manufacturing e o Seis Sigma é sempre aumentar o valor do produto aos olhos do cliente.

Por isso, sempre que possível foque em eliminar as etapas que não agregam valor ao seu processo administrativo, como por exemplo o tempo de espera entre uma solicitação e sua entrega.

Uma ótima ferramenta para conseguir aumentar e produtividade da sua equipe é o Programa 5S. Através de 5 sensos, você vai conseguir otimizar os processos, manter o foco do seu time e tornar o ambiente de trabalho mais limpo e organizado.

Mantenha as melhorias obtidas

Não adianta fazer certo apenas uma vez! Para manter tudo que foi conquistado é necessários estabelecer um padrão, um procedimento que deve ser seguido para que dessa forma diminua a variabilidade dos processos.

Outra vantagem do procedimento operacional padrão é a fácil identificação de oportunidades de melhoria, afinal, se você conhece como estão sendo feitas as etapas de um processo, consegue facilmente pensar em melhorar ainda mais cada uma.

Além disso, é fundamental que sejam feitos treinamentos, palestras e reuniões a fim de conscientizar toda equipe da importância de adotar essa nova cultura dentro do escritório. E não é só isso…

A melhoria não pode parar

Ser hoje melhor do que ontem! Essa é a premissa básica da melhoria contínua, é o que dá vida ao Seis Sigma.

Logo, existem ferramentas que podem te auxiliar nesse processo, e a metodologia Kaizen é uma delas. Através de pontos, eventos ou semanas Kaizen, você consegue alavancar cada vez mais seus resultados, pois essa metodologia trabalha sempre com dados estruturados e confiáveis.

Qual o papel do Especialista em Seis Sigma nisso tudo?

O Especialista Green Belt em Lean Seis Sigma tem aptidão para identificar os problemas que ocorrem no processo. Através da utilização do método DMAIC, ele consegue estabelecer uma sequência estruturada de Definição, Medição, Análise, Melhoria e Controle dos processos estudados.

O domínio das mais diversas ferramentas estatísticas permite que esse profissional seja capaz de montar gráficos que facilitem a visualização dos resultados atuais, a fim de que seja feito uma comparação com os novos resultados.

Além disso, o administrador que possui o título de Especialista Seis Sigma  consegue trabalhar facilmente com um grande banco de dados, afinal, para obter esse título ele tem que realizar um Projeto Prático Aplicado na área de Serviços.

Isso garante que o conhecimento desse profissional não é apenas teórico, mas também prático.

Portanto, seja você dono de um escritório ou um administrador, essa certificação com certeza fará a diferença na sua trajetória profissional. Se for o dono, poderá liderar projetos de melhoria tornando seus processos cada vez mais eficientes.

Se for um profissional da área, pare para pensar, qual empresa não quer alguém capaz de identificar pontos de melhoria? E não só identificar, mas também desenvolver um projeto para que os resultados melhorem? Com certeza você será altamente valorizado!

Então não perca tempo e se inscreva agora no Pacote Especialista Green Belt rumo a alcançar o topo da sua carreira profissional!