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Copa do Mundo e a gestão de (mega) projetos

Seja mega ou mini, todo projeto deve ser gerenciado profissionalmente

Gladistone M. Afonso, Administradores.com,
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Eventos globais como a Copa do Mundo de Futebol ou as Olimpíadas são excelentes exemplos de projetos (ou megaprojetos, por conta de sua magnitude), pois trabalham todas as áreas de conhecimento possíveis da Gestão de Projetos. Se essas áreas de conhecimento foram bem trabalhadas ou não é assunto para outra conversa.

Antes de mais nada, é importante entender que projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, de acordo com o Project Management Institute (PMI), referência mundial quando o assunto é Gestão de Projetos. O esforço temporário da Copa da Rússia 2018 começou muito antes da primeira partida de futebol e vai terminar bem depois do apito do árbitro na partida da final. Já o produto, serviço ou resultado exclusivo é o evento em si. Mas você pode estar se perguntando se essa história de “produto exclusivo” é verdadeira, afinal toda Copa é sempre igual: vários times, vários estádios, público, ingressos, cerimônias e um vitorioso no final. Então, onde está a exclusividade? Em tudo, praticamente. Afinal, cada edição conta com times, públicos, estádios, patrocinadores, fornecedores, prestadores de serviços, funcionários, cronogramas, orçamentos, logomarcas e mais uma centena de outros elementos que são exclusivos daquela edição.

No Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (em inglês, PMBOK Guide), editado pelo PMI, existem dez áreas de conhecimento em projetos: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas. As quatro primeiras, intencionalmente, são as mais importantes e onde se concentram a maior fonte de problemas, quando mal executadas. Imaginem uma Copa em que as coisas dessem erradas (escopo), ou estivessem fora do prazo (cronograma), ou gastando mais do que deveriam (custos)? Também não é possível imaginar um evento dessa magnitude sem planejamento, organização, direção e controle (integração). Seria a fórmula certa para o fracasso.

Sobre a qualidade, como não falar do “padrão Fifa”, termo que ficou famoso em 2014 e se referia aos requisitos de qualidade impostos ao país sede do mundial. A qualidade anda de mãos dadas com os recursos e aquisições, principalmente para megaprojetos que demandam uma quantidade também “mega” de elementos físicos e humanos, com um controle de aquisições e contratações que surge como um desafio enorme de logística, finanças e gestão. E para amarrar tudo isso é imprescindível muita comunicação! De acordo com o PMI, em torno de 90% do tempo de um gerente de projetos é gasto com comunicação. Uma Copa do Mundo exige inúmeros canais de comunicação, diversos protocolos e padrões, além de apresentar como dificultador a diversidade cultural, linguística e política de todos os envolvidos no projeto.

Se até agora apresentamos desafios enormes para o projeto da Copa do Mundo, não é difícil entender que um megaprojeto desses apresente uma quantidade também enorme de riscos. Esses riscos podem variar em impacto e custo, desde algo pequeno que se resolva com poucos recursos, até problemas que possam gerar milhões de dólares de prejuízo. Profissionais especializados estão praticamente 24 horas em cima dos principais riscos, monitorando e preparando respostas.

Por último, mas não menos importante, estão as partes interessadas, que são todas as pessoas que podem influenciar ou são influenciadas pelo projeto. A Copa atinge um público cada vez maior, em várias partes do globo. A quantidade de pessoas interessadas em seu sucesso é também muito grande: organizadores, jogadores, dirigentes, políticos, fornecedores, comércio e prestadores de serviços... A lista parece não ter fim.

O mais interessante em um megaprojeto são os inúmeros projetos que, juntos e integrados, formam o resultado final. A construção de um estádio é um projeto à parte. Uma partida de futebol também. Os fornecedores da Copa podem estabelecer diversos projetos para entregar o seu produto, serviço ou resultado exclusivo, que serão somados ao megaprojeto final. Já a nossa seleção brasileira está engajada no projeto de conquista do mundial e, como em todo projeto, é difícil agradar a todas as partes interessadas, principalmente quando somos 200 milhões de partes apaixonadamente interessadas pelo esporte. Vide a convocação do técnico Tite, que rendeu muitos elogios, mas também muitas críticas.

Seja mega ou mini, todo projeto deve ser gerenciado profissionalmente, e o gerente de projetos tem um papel importantíssimo na gestão e na liderança desse empreendimento, sempre com um olho no trabalho e o outro na taça. Sucesso nos projetos!

Gladistone M. AfonsoCoordenador da especialização em Gestão de Projetos da FMP/Fase (RJ)