A comunicação todos os dias se mostra mais rápida, dinâmica e acessível, existem inúmeros meios de comunicar-se e, estes estão profundamente ligados as nossas rotinas, que fica fácil esquecer algumas regras básicas para uma boa comunicação. O bom uso das ferramentas de comunicação, como o e-mail, contribui decisivamente na imagem que um profissional passa a outros profissionais, clientes, fornecedores ou qualquer outro destinatário, por isso é fundamental buscar meios de garantir que a mensagem, principalmente a mensagem escrita, cumpra com o seu objetivo. O e-mail é sem dúvida um dos principais meios de comunicar-se, e por isso, precisa de uma atenção mais que especial, pois não é difícil no ambiente coorporativo receber um e-mail em que é impossível entender a mensagem, e com isso se perde muito tempo na tentativa de decifra-la e geralmente devolvemos o e-mail sem a devida resposta e no lugar um pedido de esclarecimentos, pensando nisso seguem sete dicas para que nossos e-mails sejam mais claros, objetivos e relevantes. Dica 1 – Quando usar um E-mail (e quando não usar) Antes de saber como e o que escrever em um e-mail, é importante entender quando um e-mail deve ser utilizado e quando ele deve ser evitado. Não se deve utilizar e-mails profissionais para manter 'conversas', para isso utilize o telefone, reuniões, conferências (priorize o contato corpo a corpo) e depois formalize por e-mail o que foi decidido. Caso seja preciso fazer perguntas ou pedidos curtos envie o e-mail para o mínimo de destinatários possíveis, no final do processo envie uma mensagem para os envolvidos dando ciência. O e-mail é apenas uma das ferramentas de comunicação e não devemos nos limitar exclusivamente a ele. Dica 2 – Título Tente sempre escrever títulos curtos, objetivos e coerentes com o corpo do e-mail. Caso o assunto mude durante as trocas de mensagens o título também deve mudar para facilitar a sua identificação pelos envolvidos. Evite usar símbolos para chamar a atenção para o título, como ****TÍTULO****, além de muito deselegante se o assunto for de tamanha importância não deve ser abordado apenas por e-mail. Dica 3 – Histórico Procure sempre resumir o histórico quando você estiver enviando um e-mail dentro de uma grande troca de mensagens, fazer apenas uma consideração e pedir que seus destinatários leiam todo o histórico ou abram inúmeros anexos transmite a imagem de 'passando pra frente' além de fazer com que os envolvidos percam mais tempo que o necessário, atrasando a resposta ou mesmo inibindo-os de ler toda a mensagem. Dica 4 – Destinatários O e-mail permite categorizar os destinatários no ato do envio deixando fácil saber qual o papel de cada destinatário diante da mensagem, basta usar corretamente os campos Para, Com cópia e Com cópia oculta. Além disso, devem ser copiados em um e-mail todos os envolvidos na mensagem assim Dica 5 – Objetividade Estabelecer limite para o tamanho de um e-mail não é produtivo pois nem sempre é possível determinar as linhas necessárias para transmitir uma mensagem, o 'segredo' é ser conciso sem ser prolixo. O texto precisa ser objetivo e claro, permitir que o destinatário compreenda a mensagem sem cansa-lo durante a leitura, para isso podemos adotar os mesmos princípios utilizados em uma redação: Introdução – Uma saudação seguida pelo resumo do histórico das mensagens (quando existir); Desenvolvimento – O próprio texto do e-mail com os elementos que forem necessários para a compreensão da mensagem (gráficos, tabelas, figuras etc.); Conclusão – O objetivo final da mensagem, seguido de uma saudação; Dica 6 – Sentimentos Por ser uma mensagem escrita o e-mail é uma ferramenta de comunicação 'fria', não há como saber o estado de espírito de quem envia ou recebe a mensagem, por isso se deve evitar ao máximo carrega-la com sentimentos tanto no papel de emissor como de destinatário. Na dúvida ponha-se no lugar do outro. Dica 7 – Assinatura A identificação do emissor é algo muito simples e importante mas que ainda deixa de ser realizada com muita facilidade e frequência, existem pessoas que acreditam não ser preciso se identificar e acabam passando desapercebidas pelos destinatários. Não importa o tempo de casa ou a relevância do cargo de um profissional, sempre existirá um ou outro que ainda não o conhece, por isso identifique-se isso também ajuda a manter o padrão de comunicação da empresa. Falhas de comunicação geralmente refletem em retrabalho e em perca de tempo. Na comunicação escrita ainda há um agravante pois o emissor pode não estar disponível para esclarecer a mensagem quando necessário, assim ela precisa 'acertar de primeira'. A responsabilidade de uma boa comunicação é sobretudo do emissor, ele precisa se fazer entender, buscar os meios corretos, simplificar e facilitar o entendimento do destinatário para que os riscos da mensagem não ser recebida ou entendida sejam os mínimos possíveis.