Toda empresa que quer otimizar seu departamento de compras precisa adotar uma solução para criar um portal de compras. Segundo especialistas, esse setor pode representar até 60% do faturamento da empresa. Ou seja, quanto mais otimizado estiver o processo, mais a sua empresa economizará e obterá vantagem competitiva. A criação do portal pode ser feita por meio do e-procurement, uma solução que agiliza os processos de gestão da cadeia de suprimentos (suppy chain) e, como consequência, traz uma redução dos custos relacionados à compra dos insumos. Por isso, este post apresentará 5 vantagens de usar o e-procurement para gerenciar as compras da sua empresa. Portal de compras e e-procurement: como obter vantagens? Os sistemas de e-procurement consistem em soluções que permitem a compra e a venda de serviços e produtos diretamente pela internet ou a ambientes virtuais que cotar e fechar algumas operações. Geralmente, esse sistema é utilizado em empresas B2B (business-to-business, ou seja, que vendem diretamente para outras empresas), porque essa solução aumenta as chances de encontrar fornecedores ou compradores qualificados. Já os portais são sistemas voltados para o suporte ao processo de compras e recebimento, podendo ou não fazer a integração com outros sistemas de gestão. A partir desse sistema otimizado, é possível gerenciar toda a cadeia de suprimentos e garantir que clientes, fornecedores e parceiros internos trabalhem em parceria. Ao usar o e-procurement para criar o portal de aquisição de suprimentos, a empresa obtém diferentes vantagens. Veja quais são elas: 1. Melhoria na gestão de custos Gerenciar as compras impacta diretamente a redução de custos, porque a empresa consegue controlar suas despesas de acordo com os centros de custo existentes e por meio da identificação de quanto cada departamento corresponde ao faturamento. No caso de já haver, ou se adotar, um limite para o orçamento mensal de cada setor, o portal também impossibilita que esse montante seja ultrapassado. Isso representa, no final das contas, uma margem de lucro maior porque se gasta menos para produzir o mesmo produto. 2. Monitoramento eficiente dos indicadores de resultados A melhoria da gestão e a consequente redução de custos requerem o controle das atividades por meio da adoção de indicadores de resultados. Eles devem ser constantemente analisados e o uso de um portal específico para as compras permite ter acesso a dados atualizados e, como consequência, a indicadores mais confiáveis. 3. Aumento do lucro direto na compra O sistema voltado para as compras permite comparar as diversas informações dos fornecedores, como o preço, comparando-as com indicadores e informações estratégicas, o que garante a compra do melhor produto. Outra vantagem é poder negociar melhor com os fornecedores, tendo subsídios para solicitar descontos, prazos maiores de pagamento etc. 4. Alinhamento dos processos e eficácia da comunicação Diversos setores da sua empresa precisam do departamento de compras. Quando o processo de comunicação entre esses centros de custos não é eficaz, o resultado é compras erradas, problemas na quantidade de itens, aquisições urgentes que não seriam necessárias etc. Por meio de um portal, é possível organizar as informações, fazer o acompanhamento de solicitações e aquisições e reduzir os erros. Além disso, é possível estipular quanto cada comprador conseguirá solicitar de uma vez sem que seja necessária uma autorização via sistema. 5. Melhoria da transparência dos processos de compras O departamento de compras gerencia um valor grande de negociações diárias e isso é ainda maior em empresas grandes. Ter um processo bem documentado, de fácil acesso e organizado é fundamental para que não sejam perdidos dados durante o processo. E-procurement IBID A IBID possui um sistema de e-procurement que facilita a gestão da cadeia de suprimentos e traz economia para as empresas devido à redução dos custos para a aquisição de insumos. O sistema trabalha diretamente com a possibilidade de rastreabilidade e auditabilidade, além de promover o trabalho em equipe de compradores e fornecedores, o que aumenta a eficácia e a transparência de todo o procedimento de compras. O sistema da IBID trabalha com foco em 8 módulos, que podem ser instalados conforme a necessidade da sua empresa: Requisição: todos as demandas podem ser publicados para o departamento de compras, segmentando de acordo com o foco do comprador e o estilo da solicitação. Assim, é possível priorizar as demandas e identificar aquelas que possuem um fluxo menor e mais rápido. Recebimento: o follow-up de compras preventivo e corretivo é pode ser realizado para que os processos ocorram da melhor forma possível. Além disso, é possível compartilhar com os fornecedores os dados dos bens e serviços comprados. Pedido: os pedidos podem ser facilmente gerenciados e relacionados a um acordo de fornecimento, o que permite uma administração instantânea. O sistema envia automaticamente os pedidos para a empresa vencedora da cotação e o fornecedor pode verificar o pedido rapidamente, evitando atrasos por falhas de comunicação ou divergências. Contrato: os acordos de fornecimento podem ser compartilhados com os fornecedores, tendo especificados o período de validade, o teto negociado de acordo com o valor ou a quantidade e as listas de preço. Os pedidos podem ser gerados automaticamente, o que aumenta a produtividade e a eficiência. Cotação: nesse processo, as necessidades de compras são publicados para os fornecedores, o que faz com que as propostas sejam padronizadas. Todas as etapas do processo ficam visíveis e a documentação é disponibilizada para maior transparência do processo. Financeiro: as contas relativas aos fornecedores a pagar são detalhadas. Isso evita atrasos e desgastes nos relacionamentos com os fornecedores. A publicação de históricos de fatura também é uma vantagem, porque os fornecedores podem fazer o acompanhamento próximo. Gestão de fornecedores: os fornecedores podem ser auto-cadastrados e sua qualificação pode ser gerenciada. As informações cadastrais dos fornecedores também podem ser checadas e atualizadas de acordo com os dados da Receita Federal e outras fontes de consulta. Follow-up das compras: o contato com os fornecedores pode ser feito automaticamente por meio eletrônico, aumentando a pontualidade da entrega. Essas vantagens apenas demonstram que o portal de compras é um grande aliado para fazer a requisição, o recebimento, o pedido, o contrato, a cotação, o financeiro, a gestão de fornecedores e o follow-up das compras. Se você busca uma solução que oferece todas essas vantagens e que é fácil de usar e tem boa integração com diferentes ERPs, procure a IBID acessando o nosso site.