Uma empresa formalmente constituída, com objetivo estratégico, com estratégias para atingi-lo, indicadores, metas, missão, visão, valores… precisa de processos muito bem definidos. Implementar a metodologia de gestão e padronizar os processos é fundamental para que que todo planejamento inicial seja colocado em prática de forma assertiva. Toda empresa tem processos. Os processos são as rotinas que transformam as ações em resultados. Para que os processos não sejam realizados de modo diferente por cada operador, conforme sua definição de 'melhor forma de fazer' é preciso que os processos sejam escritos e componham um manual de procedimentos. Antes de começar a escrever o procedimento, é aconselhável o acompanhamento de um gestor em cada parte do processo. Além disso, é interessante que cada processo seja realizado por 2 ou 3 pessoas diferentes para que seja possível observar a melhor forma de fazer. Uma dessas pessoas se tornará a 'especialista' naquele processo e ficará responsável por escrever, passo a passo, todas as ações necessárias para início, desenvolvimento e fim deste. Vamos usar o processo de compras como exemplo. Onde começa o processo de compras? No caso da empresa assessorada no momento, o processo de compras o input (ou start) acontece quando o estoque de ingredientes está abaixo do ponto de equilíbrio. Numa grande empresa, de informática por exemplo, esse ponto de equilíbrio seria sinalizado pelo PCP (Planejamento e Controle de Produção), mas no nosso caso, será sinalizado pelo 'chefe de cozinha', o João, por enquanto. O João sinaliza que os ingrediente para produção de determinados salgados estão acabando. O setor de compras que, previamente, já tem um cadastro de fornecedores aprovado, vai acionar os fornecedores (ou ir pessoalmente no local) e providenciar a compra. Esse processo prático precisa ser melhor 'desenhado' no procedimento, de modo que qualquer pessoa que precise realizar a compra saiba como responder algumas perguntas-chave: 1- Quem é o fornecedor para aquele ingrediente?2- Quanto daquele ingrediente é preciso comprar para abastecer o estoque pelo tempo necessário para continuidade ininterrupta das atividades?3- Por qual meio a solicitação de compras será realizada / quem é o responsável por realiza-la: e-mail, software de gestão, requisição via intranet? Além dos procedimentos para realização dos processo do setor de compras, algumas rotinas vão precisar de Instruções de Trabalho. As Instruções de Trabalho visam detalhar como realizar uma determinada rotina mais técnica e mais complexa, que pode ser dar entrada na solicitação de compras via software ou como cadastrar algum produto no sistema. Mas essa decisão fica a critério da gestão, pois se for algo relativamente simples, pode ser incorporado ao procedimento.