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Se o leitor puder escolher apenas um, ser eficiente ou eficaz, qual optaria? Primeiro vamos aos conceitos:
A eficiência seria o ato de “fazer certo as coisas”, enquanto que a eficácia consiste em “fazer as coisas certas”. Fonte: Significados: https://www.significados.com.br/eficiencia-e-eficacia/
Podemos considerar que eficiência está associada a processos e eficácia, a resultados. Fonte: InfoEscola: http://www.infoescola.com/administracao_/eficiencia-e-eficacia/
Eficácia tem relação com o resultado referente a uma atividade, é o fim e não o meio. Eficiência refere-se ao modo como determinada atividade é realizada, é o meio, não o fim. Fonte: Estudo Administração: http://www.estudoadministracao.com.br/ler/diferenca-entre-eficiencia-eficacia/
Diferenças entre eficiência e eficácia:
<table style="height:48px;" width="457">
<tbody>
<tr>
<td style="text-align:center;">EFICIÊNCIA</td>
<td style="text-align:center;">EFICÁCIA</td>
</tr>
<tr>
<td>Ênfase nos meios</td>
<td>Ênfase nos resultados</td>
</tr>
<tr>
<td>Fazer corretamente as coisas</td>
<td>Fazer as coisas certas</td>
</tr>
<tr>
<td>Resolver problemas</td>
<td>Atingir objetivos</td>
</tr>
<tr>
<td>Salvaguardar os recursos</td>
<td>Otimizar a utilização dos recursos</td>
</tr>
<tr>
<td>Cumprir tarefas e obrigações</td>
<td>Obter resultados</td>
</tr>
<tr>
<td>Treinar os subordinados</td>
<td>Dar eficácia aos subordinados</td>
</tr>
<tr>
<td>Manter as máquinas</td>
<td>Máquinas em bom funcionamento</td>
</tr>
<tr>
<td>Presença nos templos</td>
<td>Prática dos valores religiosos</td>
</tr>
<tr>
<td>Rezar</td>
<td>Ganhar o céu</td>
</tr>
<tr>
<td>Jogar futebol com arte</td>
<td>Ganhar a partida</td>
</tr>
</tbody>
</table>
Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração / Idalberto Chiavenato — 8. Ed. — Rio de Janeiro: Elseviwe, 2011.
Espera-se que ao ler as definições acima e uma breve reflexão, a conclusão seja que ambas são indispensáveis e tem o mesmo nível de importância, contudo, relativa ao momento. Ser eficiente, ou seja, fazer as coisas da melhor forma com menos recursos e não atingir os resultados esperados é esforço em vão. Por outro lado, ser eficaz, atingindo os resultados &#8220;de qualquer maneira&#8221;, sem preocupar-se com a otimização de recursos e a maximização dos resultados, é trabalhar desnecessariamente, gastando mais e obtendo menores resultados. Em épocas de crise, por exemplo, a relatividade do tema torna-se evidente no contexto que muitas empresas procuram rever seus processos internos a fim de fazer &#8220;mais com menos&#8221;, comandam reestruturações que podem trazer potencialmente melhores resultados. Neste caso, a eficiência pode ter, por um momento, uma importância maior do que a eficácia.
Como a fórmula simples do Resultado é: Receitas (-) Despesas, conclui-se que para melhorá-lo é preciso aumentar o primeiro e/ou reduzir o segundo. Contudo, muitas empresas estão mais preocupadas em aumentar as receitas, leia-se vendas, e reduzir apenas as despesas mais visíveis, ou seja, as que se mais se destacam em relação às demais. Muitas não conseguem entender que a ineficiência interna em processos e equipes, por vezes aparentemente eficientes, podem gerar um ganho suplementar. Investimentos em melhorias de processos dão retorno, portanto, é recomendável refletir e agir neste sentido.
 De outro lado, o conhecimento mais aprofundado e aplicado do mercado, envolvendo os clientes, consumidores, concorrência, política, economia, tendências, entre outros, pode trazer a eficácia desejada. Ou seja, a empresa &#8220;afinada&#8221; internamente, que conta com métodos eficazes de abordagem mercadológica, tende a ter mais sucesso. Como exemplo podemos citar um vendedor que possui informações categorizadas dos pontos fortes e fracos dos principais concorrentes. E isso compondo sua argumentação de maneira estruturada pode aumentar seus resultados de vendas, ou seja, tornando sua atividade mais eficaz. Uma empresa que já tenha realizado investimentos em processos eficientes, todavia, deveria enfocar mais no ganho de eficácia, para aumentar os seus resultados.
Portanto, são momentos distintos que relativizam a importância de uma ou outra, todavia, ambas devem caminhar sempre &#8220;juntas&#8221;, como inseparáveis amigas e em nenhuma hipótese devem ter seus méritos reduzidos.

Quem é melhor: Eficiência ou Eficácia?

Aborda sobre a importância e aplicação prática dos dois conceitos no meio empresarial.

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Melhorar a eficiência é uma necessidade constante dos profissionais modernos. A forma tradicional de planejar a rotina e executar as atividades do dia-a-dia, com auxílio da tecnologia disponível, e a custo zero, pode trazer ganhos significativos de tempo e qualidade. Abordarei aqui minha forma pessoal de trabalhar com algumas dessas ferramentas, logicamente há outras possibilidades no mercado.
Aí está um grande facilitador, Google Agenda, costumo atualizar meus compromissos no notebook, porém, a agenda é automaticamente sincronizada também em meu celular. Com certa frequência, também crio compromissos diretamente no celular, os quais são atualizados imediatamente no notebook, mediante conexão de internet. Colegas de trabalho e outras pessoas que também utilizam essa ferramenta, podem compartilhar suas agendas nas modalidades de visualização, edição ou com um simples "livre x ocupado". Utilizo muito esse recurso quando preciso marcar uma reunião com outro usuário (colega ou cliente), visualizo os compromissos de ambos de forma sobreposta, com cores diferentes, para encontrar um dia e horário que seja adequado. O convite para a reunião ou compromisso pode ser feito diretamente da Agenda, com envio por e-mail e possibilidade de verificar se o convidado aceitou ou não, caso ele clique nos links de confirmação enviados. Um pequeno detalhe, porém, muito interessante, ao inserir um novo compromisso, geralmente no "local", digito o endereço ou nome do estabelecimento, que em geral é localizado automaticamente pelo Google Maps. Qual a vantagem disso? Quando chegar próximo ao horário, o celular avalia o local onde estou, calcula a distância até o endereço do destino, verifica o trânsito e envia um lembrete em tempo hábil, para não chegar atrasado. Posso inclusive clicar nas direções para traçar a rota e abrir o GPS.
E por falar ainda em reuniões, compromissos, lembro o desconforto ao esquecer de colocar o celular no modo de "vibração" e ele tocar no meio de um evento. Para isso não acontecer, recomendo utilizar o aplicativo Calendar Mute. Ele monitora os compromissos da agenda e 5 minutos antes da hora marcada, alterna para o modo "vibrar" e 5 minutos após o término, coloca novamente no modo normal. Bem útil!
Para guardar seus arquivos, é recomendável também não ficar preso ao seu equipamento (celular, notebook ou desktop), para isso, a dica é utilizar o Google Drive. Atualmente a Google disponibiliza 15 GB de espaço gratuito. Funciona como um "Office", só que on line, com planilha, editor de textos, apresentação, formulários além de diversas funcionalidades muito úteis, em especial a possibilidade de compartilhamento com outros usuários do sistema. Imagine, por exemplo, uma planilha, onde algumas pessoas podem ter acesso para consulta, outras para edição, podendo ainda limitar a edição a algumas células ou planilhas, e onde todos podem acessar o mesmo documento, na mesma hora.
Outra ferramenta muito útil é o Google Keep, para notas rápidas, lembretes, listas de pendências, entre outros. Utilizo muito no notebook e mais ainda no celular. É possível criar notas e compartilhar com outras pessoas, atribuir cores, enfim, um bom local para guardar anotações e encontrá-las facilmente sempre que necessário. A sincronização com o celular é imediata. Um recurso bastante interessante é criar uma nota com um lembrete de local. Ou seja, quando chegar fisicamente no local marcado, o Keep enviará um aviso no celular. Por exemplo, se preciso conversar com algum cliente sobre um assunto específico, gravo uma nota e vinculo o endereço ou empresa do cliente. Quando chego no local, recebo o aviso, tudo muito prático. É possível também gravar notas com comando de voz no celular, o mesmo para compromissos na agenda, para isso, basta instalar no aparelho o Google Now Launcher, e nele configurar o reconhecimento de voz e o "OK Google" que aciona o serviço. Como isso pode ser útil? Você está no trânsito ou caminhando, pega seu celular, fala "OK Google" e diz um dos comandos disponíveis. A conversão em texto e inserção no aplicativo correspondente é imediata.
Ainda no entorno das utilidades pode-se considerar comprar um Smartwatch. Quando começar a utilizar, provavelmente não vai mais querer ficar sem ele. Utilizo o 'antigo' Gear 2, da Samsung desde 2014, posso dizer que estou bastante satisfeito. Algumas funcionalidades para usufruir no relógio: visualizar o remetente e o conteúdo de uma mensagem do WhatsApp, SMS, e-mail, quem está ligando, podendo até mesmo atender a chamada em modo viva voz, ou ainda recusar com um SMS pré-programado, por exemplo: "Estou em reunião, ligo assim que conseguir sair da sala". É discreto, numa reunião por exemplo, não precisa abrir o celular para ver porque está vibrando. No trânsito também é muito útil para visualizar quem enviou uma mensagem e seu conteúdo. Geralmente nos smartwatches há ainda outras funcionalidades como: possibilidade de efetuar chamadas, tirar fotos, fazer gravações de voz, calculadora, medir a pulsação, monitorar o sono, contagem de passos, entre outros. Há uma grande variedade de modelos, para todos os gostos e bolsos.
Como disse anteriormente, há outras ferramentas parecidas, mas, essas recomendo pela praticidade, qualidade e integração com smartphones com sistema Android. Para funcionar basta ter além do celular, um Gmail pessoal e os aplicativos acima (Agenda, Keep e Drive) instalados. 
Com essas e outras tecnologias um dos maiores ganhos é a praticidade, além das informações que estarão onde mais precisamos delas =&gt; sempre à mão e em qualquer lugar, dependendo apenas de um equipamento e conexão à internet.

Tecnologias para melhorar a organização pessoal

Na vida pessoal é muito difundida a importância de monitorar indicadores de saúde física, consultando um médico e realizando o tradicional check up. Quem não avalia periodicamente diversos aspectos da saúde, corre o risco de, ao descobrir algo, ser tarde demais. Nas empresas, é a mesma coisa!&#13;
Não medir periodicamente a glicemia, colesterol, vitamina D3, entre tantos outros, não torna possível a uma pessoa afirmar 100% como está sua saúde física mesmo que, com frequência, não haja sintomas de possíveis doenças. Em geral, as empresas que monitoram seus principais indicadores, podem detectar anomalias e fazer correções, aplicando esforços pontuais para que elas não cresçam e venham a prejudicar a sobrevivência e o crescimento da organização.&#13;
Um dos problemas nessa questão é alguns executivos não perceberem a necessidade de observar com maior critério os diversos indicadores de gestão. A falta de tempo pode levar à não devida atenção a eles, por isso, se a agenda é complicada, aqui vão os principais, que devem ser monitorados no mínimo uma vez por mês:&#13;
<ul style="list-style-type:circle;"><li style="text-align:justify;">Faturamento: quanto mais, melhor? Pode ser exatamente o contrário, se os custos, despesas, preços e as condições não foram corretamente levantadas e aplicadas. Por outro lado, se uma empresa está vendendo mais do que a média do mercado e com margem líquida superior, a avaliação deste indicador é positiva; </li>&#13;
<li style="text-align:justify;">Recebimentos: é correto continuar "apenas vendendo" aos mesmos clientes, se há atrasos nos recebimentos e inadimplência? Logicamente não. A análise deste indicador pode levar, entre outros, à revisão dos processos de vendas. Há ainda a situação das vendas a prazo, que podem afetar o fluxo de caixa, prejudicando a pontualidade dos pagamentos de contas. Esse indicador pode levar a empresa a rever a forma como analisa crédito, aumento da base de bons clientes, estratégias para reduzir os prazos de pagamento oportunizando contrapartidas vantajosas, entre outros; </li>&#13;
<li style="text-align:justify;">Custo fixo: deve ser observado e questionado sempre. É possível fazer mais com menos? É possível transformar parte dos custos fixos em variáveis? Rever processos internos reduziria custos e despesas desnecessárias? </li>&#13;
<li style="text-align:justify;">Ticket médio: é o resultado do faturamento dividido pela quantidade de vendas, que pode ser por vendedor, região, cliente, grupo de clientes, entre outros. As reflexões são as mais diversas: nossa equipe precisa de quais treinamentos? Melhorar a motivação do time pode aumentar o ticket médio? Como estimular vendas com maior valor agregado,englobando serviços, por exemplo? Podemos elaborar packs promocionais? </li>&#13;
<li style="text-align:justify;">Nível de endividamento: obter crédito pode ajudar no crescimento dos negócios, mas, depender dele para sobreviver a curto, médio ou longo prazo é outra história. Quanto maior o volume de juros pagos, menores os resultados. Questões possíveis: há formas de alongar as dívidas atuais com taxas menores? Como reduzir a necessidade de crédito em descontos de recebíveis, que prejudicam o fluxo de caixa? É hora de buscar um novo sócio ou injetar capital? </li>&#13;
<li style="text-align:justify;">Lucratividade: é resultado da divisão Lucro / Faturamento. Quanto maior o percentual, melhor. Frequentemente alguns gestores monitoram e preocupam-se mais com o faturamento do que com a lucratividade. É importante lembrar que a geração de riquezas se faz com lucro, não com faturamento!</li>&#13;
</ul>&#13;
 Da mesma forma que na saúde pessoal, não basta analisar apenas um item do exame, por isso, os médicos fazem as correlações para determinar o diagnóstico e identificar as possibilidades de tratamento. Nas empresas a situação é exatamente a mesma!&#13;
Gestores que alegam não ter tempo para analisar um conjunto mínimo de indicadores, denota uma gestão de crises, com falta de foco para gerar resultados. É preciso rever e mudar, antes que seja tarde demais. A adrenalina mais alta, pela 'correria', pode dar uma sensação boa, de utilidade, contudo, é viciante e nada saudável em doses diárias além do ocasional.&#13;
De forma resumida, segue o passo a passo para começar a melhorar o desempenho organizacional observando este assunto: Obter indicadores de forma sistemáticaAnalisá-los criteriosamente, investigando causas e efeitosElaborar, implementar e controlar planos de açãoEnvolver a equipe em todas as etapas, cuidando de sua motivação e capacitação&#13;
Por fim, identificar necessidades e procurar ajuda externa pode ser um passo importante para redefinir as estratégias e abrir novos horizontes. Uma coisa é certa, seja na vida pessoal ou empresarial, obter indicadores e administrá-los, pode significar sobrevivência e sucesso.<h2>SAIBA MAIS</h2>Se quiser uma ajudinha para levantar e controlar indicadores de desempenho importantes para o seu negócio, <a href="https://www.hashtagtreinamentos.com/grafico-de-indicadores-de-desempenho" target="_blank" data-saferedirecturl="https://www.google.com/url?q=https://www.hashtagtreinamentos.com/grafico-de-indicadores-de-desempenho&source=gmail&ust=1632427845220000&usg=AFQjCNHG2jC1xSBxyQgyTPdgnYB7C7XdtA" rel="noopener">dá uma olhada nessa planilha</a> que o pessoal da Hashtag Treinamentos preparou.

Os indicadores e a assertividade na gestão

Em geral no mundo dos negócios o que impera é a razão, e não é para menos, quanto mais racionais forem as decisões, maior a assertividade no que se refere a situações práticas. Porém, na hora de comunicar e envolver as pessoas, a melhor forma pode ser começar por uma abordagem emocional, que reflita crenças e valores.
O britânico Simon Sinek, palestrante do TED, falou sobre o "círculo de ouro", nome que deu para destacar o sucesso de várias empresas e líderes inspiradores que são referências mundiais. Segundo ele, praticamente 100% das empresas sabem o "que fazem", ou seja, conhecem profundamente os seus produtos, diferenciais, benefícios, entre outros aspectos. Um número menor, em torno de 60%, conhece "como faz", isto é a maneira como torna real sua proposta de valor: garantias, entrega, qualidade no atendimento, certificados de qualidade, entre outros. Todavia, quando chegamos ao "Por que faz", a maioria esmagadora, mais de 90%, não sabe responder. Os "Porques" estão relacionados aos princípios, valores e crenças que a empresa possui, que são fatores fundamentalmente emocionais.
O problema é que o modelo mental de comunicação, pelo fato dos gestores tratarem a maioria dos assuntos organizacionais de forma racional, é de fora para dentro, conforme o círculo, ou seja, inicia com fatores lógicos. Vejamos o exemplo prático de uma mensagem tradicional dessa forma: 
<ol style="text-align:justify;"><li style="text-align:justify;">O QUE FAZ: Venha para empresa "ABC e Cia", dispomos dos melhores móveis para escritório do mercado, com qualidade certificada pelo "Instituto CDE"... </li>
<li style="text-align:justify;">COMO FAZ: ...temos uma equipe treinada para proporcionar o melhor atendimento e estacionamento próprio... visite-nos e faça um orçamento sem compromisso... </li>
<li style="text-align:justify;">POR QUE FAZ: ?! praticamente 100% da comunicação deixa de lado este item, até porque ele não está claro nem para a alta direção.</li>
</ol> Podemos inferir que a competição a nível racional possui muita concorrência, todos entram em uma "vala comum", onde a diferenciação entre uma e outra empresa fica restrita apenas a fatores lógicos. Contudo, o mercado é composto por seres humanos, de natureza complexa e que decidem, de forma consciente ou inconsciente, utilizando em primeiro lugar a emoção.
Existem comunicações que trabalham muito bem este último item. Observe por exemplo alguns comerciais de marcas famosas no Youtube, note como são transmitidos valores e crenças. O investimento realizado é para comunicar os "Porques/Causas", que estão no centro do círculo; as mensagens em geral mencionam muito pouco, ou nada, sobre as características técnicas, qualidade dos serviços, a forma de atendimento, entre outros.
No caso da mensagem do exemplo hipotético da "ABC e Cia", já readequada, poderia ficar mais ou menos assim, seguindo o modelo de dentro para fora: 
<ol style="text-align:justify;"><li>POR QUE FAZ: Acreditamos que o bem estar físico e emocional fazem a vida valer ainda mais a pena... </li>
<li>COMO FAZ: ... tudo que fazemos é com qualidade, desde o atendimento até as garantias estendidas de nossos produtos, além de dispormos de estacionamento próprio e muitas outras comodidades... </li>
<li>O QUE FAZ: ... por isso, gostaríamos que conhecesse nossa linha de móveis para escritório, que é certificada pelo "Instituto CDE", garantindo ergonomia e melhor qualidade de vida no trabalho. Visite-nos e faça um orçamento sem compromisso.</li>
</ol>A comunicação com o mercado, todavia, é o topo do iceberg, antes de chegar nela, é preciso um trabalho interno para identificar e deixar muito claro, o que está no centro do círculo, as razões emocionais da existência do negócio. A seguir, envolver a equipe neste sentido, para que todos sintam, vivenciem e consequentemente propaguem a nova mensagem através de comportamentos e atitudes.
A partir daí, toda a empresa irá começar a respirar e transpirar os novos ares. O mercado irá notar que algo está diferente, para melhor. E quais os possíveis resultados? Futuros clientes e colaboradores, em sintonia com a mensagem, começarão a ser atraídos e estarão mais sensíveis a iniciar um relacionamento com a empresa.
Cabe a reflexão e quem sabe uma mudança nas bases da organização para um novo modelo, mais aderente aos valores desejados e consequentemente com melhores resultados. Difícil? Nem tanto, as respostas para o início da mudança estão no íntimo dos principais executivos, proprietários ou acionistas.

Quem é melhor: Eficiência ou Eficácia?

Daniel Buchmann

Experiência e networking: a chave para grandes negócios, com Ricardo Natale | Café com ADM 460

Experiência e networking: a chave para grandes negócios, com Ricardo Natale | Café com ADM 460

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Daniel Buchmann

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