Custos de projetos de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos Em muitos congressos, feiras e cursos que participei, tenho ouvido falar muito dos custos envolvidos em um projeto de digitalização. Realmente os custos não são baixos, pois envolvem investimentos em softwares, hardwares, técnicas e mão de obra especializada quando se implanta um CEDOC (Centro de Documentação). Mas o mercado hoje têm oferecido opções de implantação, seja terceirizando (parte ou total), ou investindo em recursos próprios. Vamos analisar basicamente o que é necessário em um projeto de GED para atender uma demanda mínima: Softwares: um sistema de GED requer que você localize determinado documento no menor esforço possível. Esse sistema deve possuir recursos automatizados de armazenamento de arquivos digitais, sejam imagens, planilhas eletrônicas, textos, apresentações, projetos CAD, vídeo e áudio e uma infinidade de tipos de arquivos que são disponibilizados no mundo da informática. Hardwares: Um projeto de digitalização não pode viver sem um scanner profissional. Scanners profissionais são ágeis na conversão de um documento físico para digital, pois oferecem recursos de tratamento de imagens com o objetivo de oferecer a melhor imagem no menor tamanho possível. Já observei muitas pessoas não se atentarem a tamanhos de arquivos, pois esse detalhe têm uma importância significativa no armazenamento e no tráfego da rede da empresa. Ainda em se tratando de hardwares, deverão compor no projeto computadores capazes de processarem imagens na mesma velocidade em que o scanner descarrega seus arquivos em sua memória. Ainda, serão necessários servidores de dados e imagens, servidores de backups, etc… Recursos Humanos: Esse é um item mais delicado do projeto, pois envolve pessoas e seu custo de participação no projeto é representativo. Por mais simples que seja um projeto, serão necessários profissionais para recepção, preparação, digitalização e rearquivamento ou descartes dos documentos. Técnicas: Muitos projetos, no momento da implantação, requer técnicas que agilize todo o processo, pois nada adiantará fazer todo um investimento se essas técnicas não estiverem bem alinhadas. Até mesmo em projetos já implantados, técnicas deverão ser analisadas para um upgrade no sistema. Muito tenho visto empresas que investiram valores consideráveis e não tinham noção de como colocar em prática, se perguntando: E agora? Algumas variáveis básicas precisam ser analisadas para se implantar um projeto de digitalização de documentos são: – Identifique o volume de documentos a serem digitalizados; – Identifique os tamanhos dos documentos que serão digitalizados; – Elabore uma tabela de temporalidade desses documentos Vou propor algumas formas de se implantar um projeto de digitalização de documento, na qual você poderá obter, através de um profissional especializado, valores envolvidos para se colocar em prática: 1- Investimento em recursos própriosAo decidir por essa opção, você deverá apurar:a) Quantidade espaço necessário para acomodação de móveis, máquinas e pessoas;b) Tempo mínimo e máximo de finalização do seu legado de documentos e quantidade de documentos que circulam no dia a dia na empresa;c) Adquirir scanners profissionais que atenderão seu tempo de projeto (velocidade do equipamento) e capacidade de digitalizar a maior abrangência dos tipos de documentos. Vejam, falo em adquirir scanners, pois somente 1 scanner pode comprometer o seu objetivo; d) Desenvolver um aplicativo de GED que atenda a sua necessidade. Para isso, deverá contratar um analista de sistema que desenvolva um software sob medida. Não estou falando em sistema de workflow e ECM. e) Contratar profissionais para a execução dos trabalhos de GED. Esses profissionais executarão serviços de preparação, digitalização, digitação e organização do acervo físico. 2- Investimento parcial em recursos própriosEssa modalidade implica em investimento parcial dos recursos necessários para a implantação do sistema gerenciador eletrônico de documentos.A empresa poderá optar em investir em sistema próprio e terceirizar a digitalização do documento ou mesmo o inverso, investir em mão de obra e equipamentos e terceirizar o desenvolvimento de sistema que atenda a sua necessidade. 3- Terceirização do sistema Gerenciador Eletrônico de Documentos (Outsourcing de digitalização)Essa forma vêm se tornando mais comum no mundo corporativo. As empresas não precisam investir em scanners profissionais, mão de obra e software GED. As empresas poderão contar com seus documentos eletrônicos 24h por dia, sejam em suas dependências ou até mesmo na web. Como pode ver, são muitas as formas de se implantar um sistema de GED na empresa. A empresa irá optar por aquele meio que melhor atenda as suas necessidades físicas, lógicas e financeiras. Atenção: Um bom consultor que entre na sua empresa e faça um pré GED é fundamental. A partir daí, levantando os seus tipos de documentos, acervos e legados, para que são usados, qual é a sua temporalidade, o que a detentora do documento quer é que se tem a base de um sistema GED, sem falar no ECM, que se adeque a realidade de qualquer empresa Consulte sempre um especialista antes de tomar uma decisão!