Algumas semanas atrás, criei tópico em um dos fóruns aqui mesmo no administradores questionando meus colegas sobre formas para se manter uma boa organização em suas tarefas diárias, de forma a aproveitar melhor suas horas de trabalho. Li um artigo muito interessante da Regina Santana no site EscolaDinheiro (no fim deste artigo está o link) falando sobre pontos básicos para evitar as consequências da desorganização e gostaria de compartilhar. Abaixo segue artigo na íntegra. Boa leitura! “6 pontos básicos para evitar as consequências da desorganização O stress é um dos maiores problemas da sociedade contemporânea. A desorganização pessoal e profissional tem por norma consequências físicas, psicológicas, profissionais e sociais. Por muito que o tentemos desvalorizar, este pode ser considerado mesmo uma doença, ou um factor desencadeador de doenças, tais como a ansiedade e/ou a depressão. É um problema que se desenvolve 'tipo bola de neve', a partir do qual ficamos stressados e por isso vulneráveis devido a vários factores. Passamos a ver dificuldades nas questões mais simples do dia-a-dia, reagimos com irritabilidade e vivemos em desconforto. Podemos viver situações de stress por factores advindos da própria sociedade moderna, como o trânsito, as filas nas mais diversas repartições, problemas financeiros, pessoais ou familiares, entre outros, mas podemos também deixar-nos arrastar para uma situação indesejável por simples desorganização pessoal e/ou profissional. O atraso, e o adiamento de tarefas desenvolve a preocupação, que desencadeia fadiga, insónia, dor cabeça, irritabilidade, sensação de angústia, falta de concentração, entre outros problemas. Todos estes factores afectam além da saúde, a qualidade de vida, as relações sociais e a produtividade de um qualquer Blogueiro, Webmaster ou Freelancer. Se pensarmos neste dados, percebemos a importância de uma boa organização pessoal e profissional. Nos dias de hoje, em que o tempo é um bem tão precioso, torna-se imprescindível aproveitá-lo ao máximo, não só em quantidade, mas principalmente em qualidade. Para tal precisa fazer alguns exercícios organizacionais bastante simples, com excelente reciprocidade, que o levem a tornar-se uma pessoa mais segura, confiante, consciente e eficiente. 6 FORMAS BÁSICAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL/PROFISSIONAL Planeamento diário Quando planeamos o nosso dia temos que ter em conta, o tempo, a energia disponível e as prioridades, mas nunca podemos esquecer as tarefas essenciais e obrigatórias do dia-a-dia. Em algumas delas nem nos apercebemos do tempo real despendido e por isso nunca o contabilizamos, como por exemplo das filas de trânsito, as filas das repartições, bancos, entre muitas outras. É importante fazermos um planeamento estratégico de qualidade, para que no fim de contas nada falhe e tenhamos tempo para fazer aquilo que é realmente importante. Consciencialização das capacidades físicas e psicológicas Precisamos ser realistas. Ter noção das horas que conseguimos trabalhar por dia com qualidade, o que significa em boa forma física e psicológica, é primordial. De nada adiantará trabalharmos 10 horas num dia, se em apenas 8 formos rentáveis, e as duas que produzimos em excesso irão necessitar de correcção no dia seguinte. Só nos trará sensação de frustração, o que não teria acontecido se tivéssemos parado quando nos sentíssemos perto do limite. Uma boa consciência de si próprio pode ser crucial no agendamento de tarefas e planeamentos de qualidade. Bloco de notas Anote sempre tudo o que tem para fazer. Pode ser em papel, mas se possível numa agenda electrónica com lista de tarefas e lembretes. A nossa memória é falível e por isso mesmo existem agendas. Para obter resultados, precisamos saber claramente onde e como lá queremos chegar. Cumprir prazos é primordial. Mas até a agenda precisa de organização, por isso faça revisões periódicas ao seu conteúdo. Emails Regra básica do meu ponto de vista, é seleccionar por interesse e prioridade cada um dos e-mails que recebe. Se for realmente importante e se necessitar de resposta, faça-o no imediato. Deixar para mais tarde vai duplicar o tempo que despende com a leitura do mesmo. Evite manter a caixa de entrada ocupada com o que não interessa. Seleccione e apague. Estipule o número de vezes que acede ao seu e-mail. Sugiro-lhe entre 2 a 3 vezes por dia, no máximo. Mantê-lo ligado vai fazer com que se disperse constantemente do que realmente é importante, com assuntos que por vezes não têm relevância profissional. Redes sociais e Mensageiros instantâneos As redes sociais como o Facebook, Orkut ou Twitter podem ajudá-lo no seu trabalho, e na troca de experiências, mas também podem ser bastante prejudiciais à produtividade. Há que saber usá-las com conta, peso e medida. Se se deixar distrair constantemente, acabará por ser negligente. É importante manter-se actualizado, ler, divagar, conviver, mas tente fazê-lo sempre num momento de relaxe, e se sentir necessidade de tal, estipule mesmo um tempo limite para a actividade. O mesmo acontece com os Mensageiros instantâneos. Considerados uma fabulosa ferramenta de comunicação por milhões de utilizadores em todo o mundo, rápidos, simples e eficazes, pode usá-los em proveito próprio, mas para isso tem que fazer uma selecção bastante importante dos contactos adicionados. Mantenha apenas aqueles que são realmente importantes. Contato com clientes Procure fazer do email o seu contacto directo com clientes, em detrimento do telefone. No caso de receber um pedido de cotação de trabalho, uma encomenda, etc., tente sempre que os requisitos sejam pedidos por email. Dessa forma saberá sempre como esclarecer as suas dúvidas, se elas aparecerem na altura da execução do projecto e evitará mais uma vez ocupar a sua memória em substituição de uma simples agenda. 6 FERRAMENTAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL/PROFISSIONAL Tweet Reminder O Tweet Reminder é a ferramenta de Twitter perfeita para todos aqueles que utilizam o Twitter e têm ao mesmo tempo uma grande capacidade de se esquecerem das datas importantes. O Tweet Reminder é o seu diário no Twitter, e utiliza mensagens directas para o relembrar das datas importantes que você deseja não perder. É muito fácil você esquecer uma reunião, uma data de aniversário, um evento importante, ou simplesmente uma tarefa simples que gostava de ter realizado. Com o Tweet Reminder já poderá manter a sua agenda organizada e os lembretes sempre presentes. Remember de Milk O Remember the Milk é um serviço que tornou-se indispensável para utilizadores com a agenda de compromissos agitada. Trata-se de um serviço online que oferece vários meios de organizar seu tempo e ainda possui recursos para lembrar eventos de várias formas. Utilizando o serviço é possível agendar suas tarefas, inclusive as que devem ser executadas em grupo. Ideal para substituir a sua agenda e caneta! Google Calendar Com a agenda on-line gratuita do Google, é muito fácil acompanhar todos os eventos importantes da sua vida em um único lugar. Mostre a sua agenda para a sua família e os seus amigos e veja as agendas que outras pessoas compartilharam com você. Acesse a sua agenda a partir do seu telefone usando a agenda ou o navegador móvel integrado a ele. Receba lembretes de eventos por e-mail ou mensagens de texto no seu telefone celular. Google Alertas Os Alertas do Google são atualizações por e-mail sobre os resultados relevantes mais recentes do Google (web, notícias, etc.) com base nos termos ou tópicos que você definir. Você pode utilizá-lo para: acompanhar a evolução de um tópico atua, monitorar um concorrente ou setor, manter-se em dia com as últimas notícias sobre uma celebridade ou um evento, acompanhar seus times favoritos. iGoogle O iGoogle trata-se de uma página web inicial personalizada do Google. Nela se pode escolher algum tema visual e também adicionar gadgets disponíveis. Também através do IGoogle pode-se encontrar serviços exclusivos oferecidos pela própria empresa como por exemplo: Orkut, Gmail, entre outros. Esta página é excelente pois possibilita-lhe construir uma página de entrada no seu browser, que contenha toda a informação relevante e que você deseja consumir durante o seu dia-a-dia. Feedly Esta extensão para Firefox além de super completa, permite-lhe construir uma página de entrada para o seu browser Firefox, baseada nos artigos e colunas de informação que você deseja, adicionar os seus perfis sociais do Twitter, Facebook, etc., carregar as suas imagens e videos favoritos, entre outras aplicações interessantes. Dessa forma, você terá acesso imediato à informação que deseja consumir, reduzindo drasticamente a sua taxa de desperdício de tempo. CONCLUSÃO Considere a organização pessoal e profissional como uma das estratégias que o podem levar ao sucesso. Sucesso esse que depreende produtividade, motivação, espírito de sacrifício e acima de tudo persistência. Estes são apenas alguns exemplos de como pode optimizar o seu dia-a-dia enquanto Blogueiro, Webmaster ou Freelancer. Certos de que muito mais há a dizer acerca do assunto, contamos desenvolvê-lo ao longo dos próximos artigos. Fique atento e deixe os seus comentários!” Artigo retirado na íntegra do site escoladinheiro. Link do artigo Deixe seu comentário. Abrass