Gráficos como elementos da informação gerencial Relatórios para executivos ou relatórios gerenciais representam ao lado das apresentações e junto com conversas os meios mais importantes para a transmissão de informações entre executivos. Os relatórios gerenciais são coleções de na maioria dados quantitativos, elaborados por funcionários bem qualificados e tipicamente seguem uma estrutura bem definida. Alguns tipos de relatórios são tais como relatórios anuais, relatórios mensais de comitês, relatórios de estado de arte de projetos etc. Os principais elementos de conteúdo destes relatórios são textos, gráficos e tabelas, também como índices e imagens como mapas, fotos e diagramas. Ao contrário das tabelas as quais são simples organizações de dados em linhas e colunas e cujo peso na transmissão de mensagem é relativamente restrito, os gráficos através de uma sofisticada organização e utilização dos seus elementos de desenho podem de uma maneira bem visualizar as relações entre os dados. Gráficos quase sempre servem a comparação entre os dados. Enquanto a tabela serve para ler, o gráfico é para ver. O bom gráfico mostra as causas e não somente apresenta conteúdos banais. A bem sucedida comunicação gerencial tem como base sólidas regras de elaboração. No foco do trabalho não é a criatividade necessária na elaboração de obras de arte. Pelo contrário, segue-se regras que tem como objetivo uma conseqüente padronização e a redução ao que importa – o necessário, que por sua vez é a mensagem, ou como diz a palavra relatório – o relato. Assim seguimos as regras do trabalho de Rolf Hichert (www.hichert.com) sobre Information Design and Business Communication e expressadas nas SUCCESS-Rules para os relatórios (management reports) e os Hi-Chart-Rules para os gráficos (ou em inglês business charts). Desta forma automaticamente encontramos em cada bom gráfico e relatório as SUCCESSRules: SAY IT (diga) – formule uma mensagem UNIFY IT (unifique) – unifique o conteúdo CONDENSE IT (condensa) – aumente a densidade das informações CHECK IT (verifique) – providencie informações confiáveis EXPLAIN IT (explique) – transmite explicações SIMPLIFY IT (simplifique) – simplifique o conteúdo apresentado STRUCTURE IT (estruture) – visualize as estruturas inerentes O presente faz parte de uma serie de cursos e treinamentos sobre uma visão integrada dos aspectos dados – informação – conhecimento. Gerando e estruturando dados, transformar-os em informação e produzir com os devidos meios conhecimento. Uma atenção especial merecem os gráficos. Especificamente os gráficos do programa Excel. Isto porque o Excel é hoje a mais utilizada ferramenta nas empresas dentro das áreas administrativas, financeiras e de controladoria como base para a elaboração de relatórios. Através do curso gráficos avançados com Excel queremos mostrar como é possível somente com o uso de ferramentas básicas e sem programação e aproveitando os principais recursos de gráficos do Excel aumentar a visibilidade das informações escondidos nos dados e melhorar assim o entendimento das mensagens. Mesmo sem programação em VBA e macros é possível de produzir com o Excel sofisticados gráficos padrão. Seguindo as regras HI-CHART estão sendo aplicadas rigorosos critérios na seleção e parametrização dos elementos gráficos e no desenvolvimento do desenho. O mais importante de tudo é atribuir a cada elemento o seu significado necessário. Um gráfico gerencial não é uma obra de arte. Isto significa que a grade, as formas, as cores e as fontes devem ser utilizadas no sentido de transmitir informações e facilitar o entendimento do apresentado. As cores por exemplo devem ser utilizadas para diferenciar e alertar e não simplesmente como elemento decorativo ou carnevalesco. O mesmo vale também para formas e fontes. Flechas, estrelas, pontinhos tem que ter o seu significado e avisar alguma coisa. Um gráfico com poucos valores por página significa uma baixa densidade de informação. È muito mais fácil de comparar e analisar 4, 6, 10 ou mais gráficos numa página só, do que em páginas seguintes. O objetivo deve ser aumentar a densidade para atender os requerimentos de poder comparar, mostrar as diferenças, identificar e explicar as causas. Isto requer por exemplo aplicar formas como círculos e flechas nos valores que fogem do padrão, usar textos e cores naquele lugar que requer a nossa maior atenção. Também deve ser evitado redundância e informação desnecessária para facilitar o entendimento dos nossos gráficos e das mensagens transmitidas por eles. Elementos desnecessários são por exemplo todos aqueles que não contribuem para o aumento do entendimento e captação da informação como por exemplo os elementos de 'design' 3D, cores de fundo, bordas etc. O que não tem significado, o que é redundante (ou já conhecido) e o que é desnecessário não deve aparecer no gráfico. Diga o que tem que ser dito. Através dos conceitos aplicados na elaboração num tipo de gráfico como o do gráfico de colunas e naquilo que foi aprendido nele, temos a base para aplicar futuramente os conceitos em novos tipos de gráficos tais como gráficos de barras, de linhas, pizzas e de pontos. Também serve para partir para os gráficos mais complexos e a combinação de vários tipos de gráficos e seu uso em relatórios de diversos tipos. Até é possível de chegar ao topo dos tipos mais sofisticados na área da geração de relatórios padronizados, as famosas Tabelas Gráficas.