Existem muitas razões pelas quais as empresas podem perder clientes e estas devem ser uma das suas preocupações. Acima de tudo, devem considerar a saturação do mercado e a concorrência agressiva de outras empresas. O dinamismo do mercado faz com que a cada dia novos clientes sejam conquistados e outros sejam perdidos, porém a diferença entre uma empresa mediana e outra de alta performance está justamente na capacidade de deixar que menos clientes escapem do seu ciclo de relacionamentos e, sobretudo, de reconquistar a mente e o coração de um potencial comprador insatisfeito. Não existe negócio no mundo com 100% de retenção de clientes. O sucesso, como se sabe muito bem, está em manter os antigos enquanto se conquistam os novos. Melhor ainda se conseguir recuperar aqueles que foram perdidos. Não me refiro ao cliente que reclama. Esse está tentando melhorar o negócio para permanecer cliente. O desafio é aquele que vai embora sem um pio, sem dar chance de reverter sua insatisfação. Este parece pedido para sempre. Mas acredite: há formas de recuperar essa ovelha desgarrada. Vejamos como. Conquistar um novo cliente é muito mais caro do que manter o cliente antigo. Devemos nos perguntar se estamos dispostos a mexer neste vespeiro? É isso mesmo, reconquistar um cliente insatisfeito não é uma tarefa fácil, não tem um passo a passo exato e, acima de tudo, exige muito trabalho. Afinal, este cliente não teve uma experiência positiva com você e reativar a memória dele só fará sentido se houver uma estratégia bem planejada. O passo-a-passo para reverter esta situação não é exato, mas podemos apostar emalgumas práticas eficientes para alcançar esse objetivo. 1 – O QUE É UM CLIENTE INATIVO PARA SUA EMPRESA Faça essa pergunta em sua empresa, qual será a resposta? a) Consideramos inativos clientes que não compraram nada nos últimos três meses.b) Clientes que não compraram nada nos últimos seis meses.c) Clientes inativos são aqueles que não entraram em contato conosco por um ano. Note a diferença. Primeiro, nos períodos de tempo usados. Segundo, na definição de como aconteceria a inatividade (afinal, é a falta de compra que define a inatividade ou é a falta de contato?). Será que podemos ficar 12 meses sem o contato do cliente abandonado, não inativo. Mais se isso acontecer pode ser porque a supervisão não estava sendo feita corretamente, não existia processo, não era considerado prioridade, não existiam indicadores, etc. Todo o trabalho de recuperação de inativos começa com a definição do que é um cliente inativo. Geralmente, é um período 'x' de tempo com inatividade de compra – esse é o padrão mais comum e o mais fácil de acompanhar. Você pode perguntar: 'Mas qual deve ser esse tempo de inatividade, para usar como referência?' A resposta é: depende. Depende do ciclo de compras da sua empresa, pois cada ramo/setor tem um ciclo diferente, mas é fácil de calcular: é só fazer uma média. Inclusive, você pode fazer médias segmentadas por perfil de compra (curva ABC, por exemplo). Mas a decisão precisa ser corporativa, ou seja, da empresa. Não é algo que pode ser terceirizado para a equipe de vendas ou o que vai acontecer é a falta de padrão típica dessa forma de pensar. Cada vendedor trata sua carteira de uma forma diferente (alguns de maneira mais eficiente; outros, nem tanto) e a empresa como um todo não tem uma mesma forma de pensar/atender clientes. 2 – IDENTIFIQUE OS CLIENTES PERDIDOS A dificuldade para manter o ritmo dos negócios fica ainda maior na hora de traçar uma estratégia para recuperar um cliente. Portanto, o ponto de partida nesta jornada é descobrir quem eles são, pois saber que temos clientes perdidos não é necessariamente conhecê-los. É preciso rastreá-los, identificar os nomes, levantar quando foi o último contato, pois sem estas atitudes é impossível prosseguir nesta missão. Ter conhecimento para identificar que determinado cliente deixou de comprar de você, é fundamental que mantenha um controle sobre seus clientes ativos. Avalie quem são aqueles que compram uma vez por ano, quais são os que comprar de duas a três vezes, aquele que vem sempre trocar o celular, o cliente que vem todo mês. Identifique cada um deles e acompanhe-os sempre! Quando a frequência de compra diminuir, imediatamente promova ações para trazê-los de volta. Quanto mais você demorarpara reagir, mais difícil será reconquistá-lo. 3 – SEGMENTE SEUS CLIENTES INATIVOS POR VOLUME DE COMPRAS Com base no volume de compras (valor financeiro ou unidades, dependendo do mercado/setor), estabeleça o que é um cliente A, um cliente B e um cliente C. É preciso ter uma definição clara sobre isso. Caso contrário, cada vendedor definirá pelos seus critérios individuais, porém, é a empresa, como um todo, que tem a visão do conjunto de clientes. Por isso, a empresa tem condições de definir e estratificar o perfil de cada cliente (grande, médio e pequeno porte), além de desenvolver os procedimentos específicos para cada um de forma personalizada. 4 – SEGMENTE SEUS CLIENTES POR INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS DE CONTATO (CASO NECESSÁRIO) Um ponto importante na reativação de clientes é a de quais clientes têm as informações necessárias para contato no cadastro/banco de dados. Ou seja: é possível falar com esse cliente inativo? Se sim, como, exatamente, é possível fazer isso – por e-mail, telefone, por meio de uma visita? Isso vai influenciar fortemente as opções disponíveis. Resumindo essa parte inicial do processo de reativação, estas três informações são cruciais quando formos planejar a etapa de atividades de contato para reativação: –Tempo de inatividade.–Volume de compras.–Dados de contato. 5 – CRIE UM GATILHO AUTOMÁTICO PRÉ-INATIVIDADE Imagine o tempo que podemos ganhar se criarmos um filtro que informe para o vendedor através de um alerta de pré-inatividade. Por exemplo, sua empresa definiu que um período de noventa dias sem compra é considerado inatividade. Com 75 dias, o vendedor que atende essa pessoa ou empresa deveria ser alertado de que o cliente está no período de pré-inatividade. Assim, ele teria a oportunidade de já se programar e tomar uma atitude – passando, inclusive, a ser monitorado por isso. Exemplos: –Quantos clientes desse vendedor estão entrando em fase de pré-inatividade?–Esses números estão acima da média do resto do grupo? Se sim, por quê?–Qual é o percentual de clientes ativos na carteira do vendedor? O gatilho automático pré-inatividade funciona muito bem, mas, apesar de parecer meio óbvio, poucas empresas o utilizam, por isso é necessário reforçar o conceito. Não adianta muito falar de conceitos mais profundos se nem o óbvio está sendo feito. Aplicando esse processo estamos trabalhando a carteira de cliente de maneira preventiva e não corretiva, com isso podemos evitar que o cliente se torne inativo. Mas de nada adianta criar um belíssimo plano de recuperação de clientes se você não for inteligente, estratégico e organizado para agir antecipadamente e evitar ao máximo que isso ocorra. Caso o vendedor não consiga fechar uma venda com esse cliente pré-inativo, o cliente entra na lista de inativos e, aí, deve ser trabalhado pela própria empresa. 6- ENTENDA OS MOTIVOS QUE FIZERAM O CLIENTE ABANDONAR SUA LOJA Um passo muito importante no processo de recuperação de um cliente perdido é entender os motivos que o fizeram parar de comprar. Criar um processo de entrevista com esse tipo de cliente para que ele revele quais foram as falhas que o fizeram decidir abandonar sua empresa. Além disso, pode ser que ele mesmo já tenha deixado alguns indícios. Investigue as reclamações desse consumidor em seu SAC e nas suas redes sociais e comece a entender qual foi o problema – ou quais foram os problemas! Nesse momento, é preciso estar disposto a abraçar este processo. Há grandes possibilidades de se deparar com falhas que, em muitos casos, a empresa não está preparada para assumi-las como suas.'. Longe de gerar medo do que será descoberto com as falhas, essa é a melhor forma de rever a sua atuação, realinhar as suas estratégias e provocar um novo comportamento proativo que o leve a um triunfo em sua carreira. E não tenha dúvidas, os motivos da perda do cliente podem ser os mais variáveis, tais como o não esclarecimento de uma dúvida, o descumprimento de uma promessa de retorno, o início de um atendimento que se encerrou no cadastro e que não foi levado adiante, o não entendimento da necessidade do cliente, a oferta mais atrativa daconcorrência, entre outros. É a partir da descoberta destes motivos que poderemos construir os argumentos necessários para retomar o seu relacionamento com o cliente, tendo em vista que cada caso é um caso e exige uma postura específica. 7- ASSUMA OS ERROS Se você está realmente disposto a mexer neste vespeiro e entendeu que reconquistar este cliente é importante para sua evolução, então esteja consciente de que a última coisa que este cliente quer é justificativa. Portanto, este é o momento de você entrar em contato com o seu cliente e empenhar-se em estabelecer o melhor relacionamento possível. Eu, normalmente, costumava iniciar esta interação por meio do telefone. Nesta hora, o cliente irá relatar toda sua insatisfação e, possivelmente, você irá validar a análise feita anteriormente, conforme relatado na dica anterior. Em muitos casos, você irá perceber que o cliente não desistiu da compra, mas desistiu de você. Precisará assumir o seu erro, mas, sobretudo, precisará demonstrar com atitudes e palavras que está disposto a mudar e, de forma humilde e sincera, pedirá uma nova oportunidade de atendimento ao cliente, pois mesmo que ele já tenha feito a compra na concorrência, este contato poderá lhe render uma nova negociação. Além disso, é interessante notar que este cliente perdido pode também significar um cliente que já comprou com você, mas que ficou esquecido. Portanto, este contato pode provocar ainda a oportunidade de novas indicações. 8 – Plano de ação Se você quer realmente potencializar seus resultados, então vale a pena passar um bom tempo planejando o que vai fazer. De novo: só sair correndo, sem saber para onde ir, raramente leva ao sucesso. O segredo, aqui, é criar uma sequência de ações de reativação. Pense em 'campanhade reativação', ou seja, uma sequência de contatos. Notamos que, às vezes, as empresas criam apenas uma campanha de 'recontato'. O vendedor recebe uma listagem para trabalhar, seja por e-mail, telefone ou pessoalmente, e fica responsável por recontatar os nomes da lista. Esses recontatos se transformam em 'sim' (compra e volta a ficar ativo) ou 'não' (permanece inativoe corre o risco de se tornar ex-cliente). Embora seja melhor do que não fazer nada, esse tipo de ação tem resultados muito baixos se comparado com ações programadas e planejadas que incluam uma série decontatos. Por exemplo: –1.º contato, 15 dias (pré-inatividade): Telefonema–2.º contato, 1.º dia de inatividade: E-mail promocional–3.º contato, 8.º dia de inatividade: Telefonema de pesquisa pós-venda–4.º contato, 30.º dia de inatividade: Mala direta promocional–5.º contato, 45.º dia de inatividade: E-mail promocional 2 Dessa forma, você cria um fluxograma de ações programadas que é muito fácil de implantar e colocar em prática. Isso ajuda no planejamento, no monitoramento de atividades, no acompanhamento de resultados, nas previsões de faturamento, etc. 9 – ACOMPANHAMENTO, REVISÃO E MELHORIA Uma planilha de acompanhamento de reativação seria mais ou menos assim: Pré-inatividade: 100 nomes'Contato1' reativação: 90 nomes Resultados: Clientes reativados: 5Faturamento: R$ 5 mil 'Contato 2' reativação: 85 nomesClientes reativados: 5Faturamento:R$ 5 mil E assim por diante. Uma vez, a cada três ou seis meses, é recomendado sentar e revisar todo o processo para entender quais ações trazem mais resultados, quais são os feedbacks dos clientes e da própria equipe, quais novas ações podem ser implantadas, o que deixar de fazer, etc. Quem gosta e usa o ciclo PDCA (plan, do, check, act – planejar, executar, checar e agir) sabe que esta é uma das fases mais importantes do ciclo. Assim, você cria um modelo kaizen de reativação de clientes e passa a ter padrões, processos e procedimentos claros para lidar de maneira eficiente e estratégica com essa verdadeira mina de diamantes. CONCLUSÃO Você tem, dentro da sua empresa, uma mina com potencial que, provavelmente, não éreconhecida e, muito menos, aproveitada com todo o seu potencial produtivo. Não podemos esquecer que um cliente inativo já foi ativo. Ainda existe uma conexão que permite o seu acesso ao cliente. Ajude-o a relembrar da última experiência positiva que teve com a empresa para depois recomeçar o relacionamento de reativação. Esse momento é muito delicado e errar em algum detalhe poderá significar a perda definitiva do cliente. Mova céu e terra para ativar o seu cliente inativo. De maneira ética, mostre para ele que continuar com o relacionamento com a sua empresa É a melhor opção e que, uma prova concreta desse empenho em melhorias, é o próprio contato com ele e a busca pela reativação dessa parceria.