Atualmente, a OSM está mais focada em processos, auxiliando na elaboração ou melhoria dos procedimentos. Ela tem como funções:

• Introduzir métodos de trabalho mais eficazes;
• Racionalização na distribuição de tarefas;
• Ferramentas mais adequadas;
• Eliminação de atividades desnecessárias;
• Padronização de documentos;
• Evitar desperdício (recursos e tempo).

Para tanto, a OSM utiliza como ferramentas: os formulários, os organogramas e os fluxogramas, a fim de eliminar o inútil ou supérfluo, maximizar os resultados, otimizar recursos e minimizar custos.

Conforme as organizações foram crescendo, os formulários foram adquirindo grande importância, uma vez que são um excelente veículo de transmissão de informações indispensáveis ao planejamento, execução e controle das atividades realizadas.

“O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadas em dados quantitativos.” (Oliveira, 2010, p. 307)

A necessidade dos formulários pode ser justificada em função de:

• Padronização nas comunicações;
• Armazenamento de dados e informações relativos ao histórico da empresa;
• Controle do processo administrativo;
• Exigências legais e governamentais, entre outros.

O formulário deve ser tratado com muita atenção, pois os sistemas são apoiados por documentos cuja eficiência e eficácia dependem da clareza, do formato e do conteúdo que, por sua vez, contribuem de forma fundamental ao bom funcionamento dos sistemas e métodos administrativos.

“O analista de sistemas, organização e métodos deve considerar que a criação de um formulário é necessária sempre que a utilização das informações ocorrer depois do momento em que elas se tornam disponíveis e haja necessidade de armazená-las para que não se percam no desenvolvimento do processo administrativo.” (Oliveira, 2010, p. 308)

Segundo Cury, (2010) para se criar, suprimir e/ou racionalizar um formulário dentro de uma organização, é necessário que haja uma análise administrativa, no sentido de estudar a finalidade do formulário até o controle dos resultados.

Logo, o analista de formulários tem como funções:

• Manter um controle atualizado de todos os formulários da empresa;
• Enquadrar os formulários nas regras de racionalização de trabalho, tornando-os mais eficientes e eficazes;
• Servir como fonte de informação constante sobre a finalidade e a utilização dos formulários;
• Tentar reduzir os custos dos formulários;
• Corrigir as provas gráficas e obter a aprovação de impressão;
• Atualizar ou elaborar novas rotinas de formulários que aprimorem os sistemas administrativos da empresa, entre outras.

Os formulários possuem características físicas, texto e disposição gráfica próprios.

O formato do papel é condicionado pelo conteúdo do formulário, existindo dimensões padronizadas para isso. O modelo de papel mais usado é o Sistema A, aprovado pela ABNT. A padronização das medidas permite à organização:

• economia de papel – sem sobras no corte;
• e facilidade de arquivamento – pois as pastas, arquivos e porta-ficha são fabricados em dimensões padronizadas; sem perda de espaço.

Os formulários também são caracterizados pela utilização de determinadas cores de papel e de tinta para diferenciar as diversas vias, destacar certos campos, enfatizar certos formulários ou instruções, e por exigências da legislação.

• O tipo e a qualidade do papel são influenciados por:
• Duração necessária do formulário;
• Importância do formulário;
• Quantidade de vias e destino correspondente;
• Nível hierárquico das pessoas que manusearão os formulários;
• Uso ou finalidade do formulário.

Quanto ao peso e às fibras do papel, dependerá dos fins e do manuseio do formulário. Por exemplo: papéis leves proporcionam menores despesas com franquia postal e menor espaço com arquivamento. Já as fibras de cartolina apresentam maior resistência e ficam de pé nas gavetas; as de carta acompanham as dobras do papel; as de memorandos facilitam o manuseio; e as de formulário para duplicação são para evitar enrugamento.

As margens para a série “A” são estipuladas considerando a área do papel necessária para arquivar os formulários em diferentes pastas. Entretanto, os formulários A7 e A8 só devem ser usados para impressos que não necessitem e margem de arquivamento.

De acordo com Oliveira (2010, p.332) o analista de formulários precisa atentar para que haja a fiel transferência de informações entre os formulários e suas vias, e para que não aconteça a passagem dessas informações para outras vias.

Referente à redação do texto do formulário, é necessário que haja:

• A inclusão dos tópicos indispensáveis ao registro e transmissão da informação;
• A exclusão de todos os tópicos desnecessários, para não se perder tempo nem recursos;
• A adoção de um título, permitindo a imediata identificação do formulário;
• e a numeração individual, a fim de verificar a utilização do formulário, se houve extravio ou atraso, por exemplo.

Depois de receber os formulários, o analista de sistemas, deverá controlar adequadamente os formulários, registrando-os e mantendo uma ficha técnica.

Referências Bibliográficas:

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 19. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 8. ed. rev. e ampl. 5. reimpr. São Paulo: Atlas, 2010.