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<p>Você tem a sensação (ou certeza) de que não está conseguindo dar a devida atençãoque cada projeto precisa?</p>
<p>Todos os seus projetos são importantes e urgentes?</p>
<p>Você está com atividades demais sob sua responsabilidade e virando um gargalo na empresa?</p>
<p>Calma. Respire fundo&#8230;</p>
<p>Eu preparei abaixo 6 dicas para você conseguir gerenciar múltiplos projetos sem perder a cabeça.</p>
<p>Mas antes vamos entender o que está acontecendo e como os melhores especialistas lidam com vários projetos ao mesmo tempo, mantendo a produtividade e qualidade.</p>
<p>Gerenciar múltiplos projetos é a realidade de muitos gerentes de projeto, principalmente se você trabalha com projetos mais curtos, como ocorre nas áreas de Tecnologia e Digital, mas não necessariamente menos complexos. Inclusive, gerenciar vários projetos ao mesmo tempo é uma das habilidades mais valorizadas no mercado.</p>
<p>Mas como fazer isso? Até quantos projetos um gerente de projeto pode gerenciar ao mesmo tempo?</p>
<p>A verdade é que não há uma resposta pronta, mas há várias ações que você pode tomar para controlar projetos simultâneos. Repare que falei &#8220;controlar&#8221;, porque ao lidar com diferentes projetos ao mesmo tempo o intuito é ter um maior nível de controle e não perder a cabeça.</p>
<p>Nós, gerentes de projetos, estamos acostumados a cuidar da alocação da equipe em diferentes projetos, mas acabamos não parando para avaliar a nossa alocação e depois ficamos sobrecarregados (e nossa função é minimizar riscos e não aumentá-los).</p>
<p>Então vamos à prática.</p>
<p>Primeiramente, reflita se você está sendo produtivo. <strong>Foco e concentração são essenciais para lidar com uma grande quantidade de informação</strong> proveniente de muitos projetos. Há muitas técnicas, veja o que funciona melhor para você:</p>
<ul style="text-align:left;">
<li>Trancar-se numa sala por um período (ou num café);</li>
<li>Usar fones de ouvido;</li>
<li>Desligar telefone;</li>
<li>Fechar o e-mail;</li>
<li>Organizar o seu dia em blocos de 1 hora para cada projeto ou atividade.</li>
</ul>
<p>Uma vez concentrado, pense em adotar algumas das práticas abaixo para gerenciar múltiplos projetos:</p>
<h3 class="left"><strong>1) Priorize seus projetos e atividades</strong></h3>
<p>Priorize os projetos da sua carteira que são considerados estratégicos na sua organização. Para cada projeto, reorganize as atividades priorizando as mais importantes (utilize um quadro de tarefas, como no <em>Scrum</em>). Como trabalhamos em um ambiente de negócios dinâmico, revise com frequência a prioridade de projetos e atividades, semanalmente, por exemplo. Nem sempre será possível agradar a todos, portanto converse com os <em>stakeholders</em> para que você tenha o apoio necessário.</p>
<h3><strong>2) Identifique um limite de projetos que cada gerente pode executar</strong></h3>
<p>Não existe uma regra. Alguns gestores gostam de planejar a alocação de um gerente de projeto em escalas que variam entre 25%-50%-75%-100%. Neste exemplo, um GP poderia tocar até 4 projetos ao mesmo tempo dedicando 25% do seu tempo para cada um. Mas há projetos que requerem 100% de atenção. Pesquise o histórico de projetos na sua empresa (se você possuir uma <em>timesheet</em> será mais fácil; se não tiver, aproveite para começar a coletar métricas dos seus projetos) e converse com sua diretoria a fim de identificar o máximo de projetos que sua área pode executar simultaneamente. Depois, é preciso atuar internamente para garantir que esse limite não seja ultrapassado conforme novos projetos são aprovados. Se possível, evite trabalhar no limite da sua alocação pois isso elimina espaço para manobras. Se não for possível, experimente priorizar os projetos e atividades como explicado acima.</p>
<h3><strong>3) Organize os projetos similares em portfólios</strong></h3>
<p>Nossa mente trabalha melhor com diferentes projetos quando eles são similares. Organize os projetos da sua empresa em portfólio ou categorias de similaridade, de forma que cada gerente de projeto trabalhe com tipos de projetos semelhantes.</p>
<blockquote><p><strong>Trabalhar com projetos de uma mesma natureza facilita a gestão</strong>, pois geralmente os tipos de atividades, problemas e riscos são os mesmos.</p></blockquote>
<p>Em agências e consultorias, é comum organizar núcleos para atender determinado cliente ou determinado segmento, como Mobile. No caso de um núcleo que atende determinado cliente, por um lado ganha-se velocidade ao lidar com um mesmo cliente, mas pode-se perder agilidade caso os tipos de projetos sejam diferentes. Considere também que há pessoas que gostam de trabalhar em projetos diferentes para diversificar a experiência, enquanto outros se especializam em uma única tecnologia. Avalie o que é mais vantajoso no seu negócio e momento.</p>
<h3><strong>4) Utilize ferramentas para gerenciar seus projetos (produtividade)</strong></h3>
<p>Boa produtividade é essencial ao lidar com vários projetos ao mesmo tempo e os softwares de gerenciamento de projetos te ajudam nessa tarefa. Utilize uma ou mais ferramentas para organizar as documentações dos seus projetos, facilitar a comunicação, gerenciar tarefas e recursos. O MS Project, por exemplo, oferece uma funcionalidade de <em>Pool de Recursos</em> para nivelar a alocação de recursos em múltiplos projetos. Prepare também um painel (<em>dashboard</em>) para ter um controle mais rigoroso, porém simples, sobre os indicadores dos seus projetos. Quanto à comunicação, a ferramenta servirá apenas de apoio. A <strong>comunicação</strong> verbal continua sendo necessária e ainda mais importante.</p>
<h3><strong>5) Elimine (ou simplifique) documentos, relatórios e métricas desnecessários para o seu negócio</strong></h3>
<p>Esse item dispensa explicações. O mesmo vale para reuniões. Menos é mais 🙂</p>
<h3><strong>6) Delegue e prepare um substituto</strong></h3>
<p>Não tenha receio de compartilhar suas responsabilidades com membros do seu time. Aliás, ao fazer isso, você aumentará a confiança e senso de <em>ownership</em> da equipe. Delegar e preparar alguém para substituí-lo no futuro irá te deixar mais livre para novas oportunidades depois. Mas cuidado para não sobrecarregar também esta pessoa.</p>
<p>Essas são apenas algumas dicas. Cada profissional desenvolve sua maneira, mas seja qual for a técnica, o que precisamos ao lidar com múltiplos projetos é aprimorar o controle e produtividade.</p>
<p>E você? Conte como você faz para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, mantendo a produtividade e qualidade.</p>


Como você pode gerenciar múltiplos projetos sem perder a cabeça

Você consegue dar a devida atenção que cada projeto precisa? Este é um dos grandes desafios no dia a dia de um Gerente de Projeto. Confira 6 dicas para você liderar múltiplos projetos

Como você pode gerenciar múltiplos projetos sem perder a cabeça | Administradores

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<p>O time do seu projeto já tem um <strong>grupo no WhatsApp</strong>?</p>
<p>Provavelmente sim.</p>
<p>O WhatsApp surgiu em 2009 e é o aplicativo de troca de mensagens instantâneas mais utilizado no mundo.</p>
<p>Hoje ele já é usado por grandes marcas para se comunicar com seus clientes, em <strong>tempo real</strong>, e também dentro das empresas, onde encontramos grupos de WhatsApp da Diretoria, da área de Marketing, de Vendas, de Tecnologia, etc.</p>
<p>Mas e na <strong>gestão de projetos</strong>? Será que o <strong>WhatsApp ajuda ou atrapalha na comunicação entre os <em>stakeholders</em></strong>? Quais as vantagens e desvantagens de se utilizar o aplicativo como ferramenta de comunicação?</p>
<p>É isto o que veremos aqui neste artigo.</p>
<p>Segundo relatório do McKinsey Global Institute (MGI) intitulado "<em>The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies</em>" (“<em>A economia social: Destravando valor e produtividade através de tecnologias sociais</em>”), as ferramentas baseadas em mídias sociais podem <strong>aumentar de 20 a 25% a produtividade</strong> dos profissionais.</p>
<p>Se você atua em projetos, já deve ter experimentado o <strong>poder</strong> que ferramentas de comunicação social, como chat e intranets, apenas para citar algumas, podem exercer para <strong>facilitar a comunicação</strong> das equipes, principalmente quando trabalhamos com times remotos.</p>
<p>Mas, falando do WhatsApp, que está presente no nosso celular e nos acompanha 24h por dia, será que estamos, realmente, utilizando este app da melhor forma? <strong>Qual seria o limite</strong> para sua utilização dentro e fora do ambiente de trabalho?</p>
<blockquote>Se você quiser receber minhas dicas e novidades sobre gestão de projetos em primeira mão, <a href="http://www.businesscamp.com.br/dicas-por-e-mail/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">assine a minha lista</a>.</blockquote>
<p>Vejamos um exemplo:</p>
<p>Quando você termina uma reunião, geralmente as pessoas saem com uma série de "to-dos" para fazer e é acordado um prazo para um novo <strong>follow-up</strong>. Se o time do seu projeto utiliza o WhatsApp, a possibilidade de alguém querer fazer o follow-up de determinadas tarefas do seu "to-do" antes do prazo combinado é grande, isso porque, diante de uma ferramenta que possibilita a comunicação em tempo real, as pessoas vão querer saber <strong>como está o andamento daquela tarefa naquele instante</strong>.</p>
<p>O fato de você estar disponível no WhatsApp não significa que você precise responder imediatamente as mensagens. Mas, ao querer se mostrar comprometida com o trabalho, as pessoas entram no jogo.</p>
<p>Não dá mais para esperar aquele relatório ficar pronto. Não dá mais para aguardar a próxima reunião do projeto. É a <strong>ansiedade</strong> provocada pelas conexões em tempo real.</p>
<p><strong>Isso muda, totalmente, a dinâmica de trabalho</strong> do gerente de projeto e das equipes que atuam em projetos.</p>
<p>As empresas têm preferido o WhatsApp, justamente, por dar <strong>mais transparência e agilidade</strong> na comunicação e fluxo das demandas.</p>
<p>Vejamos algumas <strong>vantagens ao utilizar o WhatsApp</strong>:</p>
<ul><li><strong>Agiliza</strong> a comunicação entre os stakeholders (clientes, fornecedores, etc) por ser em tempo real;</li>
<li>A comunicação pode ser facilmente <strong>segmentada</strong> através de grupos (por exemplo, um grupo apenas com os Diretores, outro com a equipe de Desenvolvimento);</li>
<li>Pode ser utilizado para comunicar problemas <strong>urgentes</strong>.</li>
</ul><p><br />Agora vejamos algumas <strong>desvantagens ao utilizar o WhatsApp</strong>:</p>
<ul><li>Afeta negativamente a <strong>produtividade</strong> quando utilizado em excesso;</li>
<li>Gera <strong>ansiedade</strong> devido à natureza "em tempo real";</li>
<li>Cria uma necessidade de resposta imediata e <strong>disponibilidade integral </strong>(deixar para responder depois pode passar a impressão de que você está ignorando ou que não é rápido nas soluções).</li>
</ul><p><br />No ano passado, eu conheci um executivo de Projetos, do setor de tecnologia, que não utilizava o WhatsApp. Ele dizia que, assim, era <strong>interrompido menos vezes ao dia</strong>. Quando eu precisava falar com ele, eu ligava, enviava e-mail ou mandava um SMS. Os <em>escalations</em> funcionavam dessa forma, de maneira muito eficiente.</p>
<p><strong>No meu celular, eu não tenho o app do Facebook.</strong> É incrível a quantidade de tempo que eu ganho no dia.</p>
<p>Para casos em que é preciso montar uma operação de guerra para o projeto, há a técnica de <strong>War Room</strong>, onde colocamos toda a equipe numa mesma sala, assim a comunicação ocorre sem barreiras físicas e de tempo. Mas isso é temporário. Ao atingir o resultado desejado, deve-se desmobilizar a war room.</p>
<p>O mesmo pode ser feito com grupos no WhatsApp. Por exemplo, um grupo para acompanhar a etapa de homologação do desenvolvimento de um software. Concluída a homologação, o grupo deve ser encerrado.</p>
<p>Agora eu quero saber a <strong>sua opinião</strong>.</p>
<p>Na sua vivência em projetos, o WhatsApp ajuda ou atrapalha na comunicação? Deixe seu comentário aqui embaixo.</p>
<p><strong>Use com moderação</strong>.</p>
<p>Até a próxima.</p>






WhatsApp ajuda ou atrapalha na comunicação dos projetos?

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<p><span>Gerenciar projetos com eficiência exige um alto grau de organização, controle e comunicação com a equipe e cliente. Para tornar mais fácil o dia-a-dia do gerente de projetos, a adoção de </span>ferramentas de gerenciamento de projetos<span> é crucial e auxilia na condução das atividades, processos e gestão das informações. Mas qual software devo usar?</span></p>
<p>Existem no mercado inúmeras opções, nacionais e estrangeiras, <em>online</em> ou <em>desktop</em>, pagas ou gratuitas. Você pode combinar uma ou mais ferramentas, no entanto é recomendado manter as informações (documentações) em um único repositório.</p>
<p>Selecionei abaixo as seis ferramentas mais populares no mercado e que considero essencial você conhecer.</p>
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<h3><a href="https://products.office.com/pt-br/project/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>Microsoft Project</strong></a></h3>
<p><span>Mais conhecido no mundo, o MS Project é um software que ajuda no planejamento, programação e execução de projetos. Embora ele seja mais utilizado na criação e gestão de </span>cronogramas<span>, ele também conta com ótimos recursos para controlar o escopo, custos, recursos, além de exibir gráficos e relatórios dos projetos. Permite ainda que a equipe possa colaborar no projeto através de </span>integração com o SharePoint ou Office 365<span>. É uma ferramenta mais robusta e requer tempo para tirar melhor proveito.</span><span> </span></p>
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<h3><a href="http://www.criticaltools.com/WBSChartPro.html" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>WBS Chart Pro</strong></a></h3>
<p><span>Agora chamado de WBS Schedule Pro, é um software </span><em>desktop</em><span> simples e prático utilizado para criar e visualizar a </span><em>Work Breakdown Structure (WBS)</em><span> ou Estrutura Análitica do Projeto (EAP), em português. A </span><strong>WBS</strong><span> exibe de maneira bastante intuitiva e estruturada as entregas do projeto, podendo organizá-las em fases, tarefas e subtarefas, por exemplo. Permite integração com o MS Project.</span> </p>
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<h3><a href="https://jira.atlassian.com/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>JIRA</strong></a></h3>
<p><span>Uma das ferramentas mais utilizadas por equipes </span><em>Agile</em><span> em todo o mundo, o JIRA é uma plataforma web da Atlassian para </span>gerenciamento ágil de projetos<span>. Nele, você pode criar um site colaborativo para cada um de seus projetos, criar </span><em>stories</em><span>, controlar </span><em>sprint backlog</em><span>, analisar a performance do time, gerenciar </span><em>bugs</em><span> (</span><em>issue tracker</em><span>), entre outros recursos para praticantes de Scrum e Kanban.</span> </p>
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<h3><a href="https://trello.com/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>Trello</strong></a></h3>
<p><span>Dinâmico e flexível, o Trello é um excelente </span>organizador online de tarefas<span> bastante funcional e atende todo tipo de projeto. Também baseado em práticas ágeis de gerenciamento de projetos (em especial no Kanban), ele oferece um grande mural chamado </span><em>Board</em><span>, onde as listas de tarefas são exibidas. Você pode, por exemplo, nomear suas listas como “Backlog”, “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Em cada lista, você adiciona as tarefas (</span><em>cards</em><span>) do projeto e, conforme as tarefas são realizadas, você move elas de uma lista para a outra (</span><em>drag-and-drop</em><span>), até chegar à sua lista de “Feito”. Ele permite trabalhar colaborativamente com os membros da equipe e ainda oferece um aplicativo para celular. Ótimo para pequenas equipes ou profissionais liberais, mesmo para quem não é da área de Tecnologia. E o melhor, é gratuito (possui versão paga). Praticantes de Kanban também recomendam o </span><a href="http://kanbantool.com/">Kanban Tool</a><span> (pessoalmente, ainda não testei).</span> </p>
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<h3><a href="http://www.basecamp.com/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>Basecamp</strong></a></h3>
<p><span>Uma das ferramentas mais antigas dessa lista, o Basecamp é uma plataforma web de gerenciamento de projetos bastante simples, porém bem profissional. Ele conta com recursos de lista de tarefas, compartilhamento de arquivos, editor de textos, enviar mensagens para membros da equipe e </span><em>milestones</em><span>, onde você pode criar um marco do projeto e associar tarefas a ele. Também oferece aplicativo para celular.</span> </p>
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<h3><a href="http://www.projectbuilder.com.br/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>Project Builder</strong></a></h3>
<p>Software brasileiro<span> de gerenciamento de projetos, baseado nas práticas do PMI, é uma ferramenta robusta e utilizada por grandes empresas no Brasil, além de alguns clientes internacionais. Tem recursos para facilitar o gerenciamento de programas e portfólios, gestão da equipe, além de relatórios para tomada de decisão durante a gestão de projetos.</span> </p>
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<div class="vc_row-full-width"><span>E tem mais</span></div>
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<p>Além das ferramentas de gerenciamento de projetos citadas acima, separei mais algumas legais para você experimentar. </p>
<p><span>Há o </span><a href="http://www.taskrow.com/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>Taskrow</strong></a><span>, plataforma de produtividade que vem ganhando bastante espaço no mercado de agências de publicidade e consultorias, o </span><a href="http://runrun.it/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>Run It</strong></a><span>, </span><a href="https://www.wrike.com/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>Wrike</strong></a><span> e o </span><a href="http://www.projectmodelcanvas.com/" target="_blank" rel="noreferrer noopener"><strong>PM Canvas</strong></a><span>, também brasileiro e que vem sendo adotado como modelo de gestão por algumas empresas.</span></p>
<p>Lembrando que você não precisa utilizar uma única ferramenta, bons gerentes de projetos combinam mais de uma solução, conforme necessidade de seus projetos e da cultura da empresa.</p>
<p>E você, utiliza ou conhece alguma ferramenta e quer compartilhar?</p>
<p>Até a próxima.</p>
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6 ferramentas indispensáveis para gerenciar projetos

<p>Acredito que você esperava encontrar no título desse artigo o nome de algum empresário famoso ou <strong>guru</strong>, não? De fato, eu aprendo muito com eles, mas dessa vez eu quero contar as <strong>lições e experiências</strong> que eu tive com as pessoas mais próximas da minha vida: <strong>meus pais</strong>.</p>
<p>Uma das grandes lições de <strong>criatividade</strong> que adoro contar recebi da <strong>minha mãe</strong> quando eu estava no início do ensino fundamental.</p>
<p><img style="margin-left:auto;margin-right:auto;" src="http://www.rodrigojordao.com/wp-content/uploads/2014/12/ID-10039079-destaque.jpg" alt="O que eu aprendi com meus pais (Foto: FreeDigitalPhotos.net)" /></p>
<p>Haveria um grande <strong>concurso de pipa</strong> na escola, ganharia a pipa mais bonita e original. Comprei uma pipa bem colorida e grande. Mas faltava algo, afinal não estávamos congratulando o dono da loja que vendeu a pipa. O esforço de criação deveria ser do aluno.</p>
<p>Então, minha mãe, uma exímia dona-de-casa, teve uma brilhante ideia: “vamos fazer uma <strong>pipa de jornal</strong>“, disse.</p>
<p>Jornal? Confesso que de início não acreditei na ideia. Uma pipa de jornal seria muito simples e feia. Mas seguimos em frente. Lembro até hoje da mesa da cozinha cheia de cola, durex, tesoura… Deu um trabalho montar a pipa de jornal, mas, ao final, eu já estava gostando da <strong>nossa criação</strong>.</p>
<p>No dia da apresentação, me assustei ao ver a imensa quadra de futebol da escola tomada por pipas grandes e coloridas e muito mais bonitas que a minha.</p>
<p>Fiquei com vergonha e abaixei os braços para ninguém ver o que eu havia criado. A banca de jurados começou a avaliar cada uma. Aos poucos fui notando como a minha pipa era <strong>única e diferente</strong> e passei a valorizá-la. Foi quando anunciaram o vencedor. <strong>Ganhei o concurso com uma pipa feita de jornal.</strong> Foi emocionante. Tive de discursar para todos os presentes contando como foi o processo de criação. Minhas pernas tremiam de medo da plateia e alegria.</p>
<p>Foi uma incrível <strong>lição de trabalho em equipe, criatividade e simplicidade</strong> – fazer mais com menos.</p>
<p><img style="margin-left:auto;margin-right:auto;" src="http://www.rodrigojordao.com/wp-content/uploads/2014/12/ID-100165978-destaque-300x199.jpg" alt="O que eu aprendi com meus pais (Foto: FreeDigitalPhotos.net)" /></p>
<p>Outra lição das mais valiosas tive com <strong>meu pai</strong>, advogado de carreira em uma multinacional.</p>
<p>Tinha 11 anos quando ele comprou <strong>nossa primeira casa</strong> e me levou para conhecê-la. Chegamos na rua e paramos em frente a uma <strong>casa bem pequena e velha</strong>.</p>
<p>Lembro-me com perfeição da pintura antiga, tijolos expostos, muros quebrados. <strong>Era a casa mais simples, feia e antiga da rua.</strong> Meus olhos começaram a lacrimejar. Não queria viver naquele lugar.</p>
<p><strong>Meu pai, então, explicou que aquela não era a nossa casa. Mas poderia ser.</strong> Disse que felizmente tínhamos condição de ter uma casa melhor, mas que outras pessoas não tinham e, se esse fosse o nosso caso, eu deveria aceitar tal condição.</p>
<p>Esse ensinamento consolidou minha visão sobre o<strong> valor das coisas</strong> que temos, <strong>não importa se ganhamos ou construímos</strong>.</p>
<p>Tive grandes ensinamentos na escola, mas não tenho dúvida de que a base de toda a minha consciência, cidadania e inspiração veio de <strong>dentro de casa</strong>.</p>
<p>Espero que você, caro leitor, lembre com carinho as conversas que teve com seus pais, avós e pessoas que fizeram ou fazem parte da sua vida. Tenho certeza que essas <strong>conversas</strong> escondem grandes aprendizados.</p>
<p>Até breve!</p>
<p><em>(Crédito das Fotos: FreeDigitalPhotos.net)</em></p>






Como você pode gerenciar múltiplos projetos sem perder a cabeça

Rodrigo Jordão

Liderança: como se tornar um executivo indispensável, com Rodrigo Araújo | Café com ADM 490

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Rodrigo Jordão

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