Reuniões não são o problema. A ausência de decisão é Agenda cheia, muitas pessoas, discussão intensa, várias ideias na mesa. No fim, todo mundo sai com a sensação de que 'foi bom conversar'. Dias depois, quase nada andou. A pauta reaparece na próxima reunião, com pequenas variações. Esse é um dos rituais mais caros das empresas modernas: a reunião que cria movimento, mas não cria decisão. Organizações realizam reuniões demais para compensar falta de clareza decisória, o que gera a ilusão de alinhamento sem produzir avanço real. Conversar não é o mesmo que decidir. E confundir os dois drena tempo, energia e foco. Quando reunião vira substituto de decisão Reuniões improdutivas costumam surgir onde ninguém tem mandato claro para decidir. Como a decisão não fecha, o tema precisa 'rodar' mais uma vez. A conversa se repete com novas pessoas, novos ângulos e a mesma ausência de fechamento. Esse padrão cria uma falsa sensação de participação. Todo mundo fala, mas ninguém escolhe. E sem escolha, a execução fica suspensa. O trabalho real começa sempre 'depois da próxima conversa'. O custo invisível da conversa sem contorno Cada reunião sem decisão gera trabalho paralelo. Pessoas saem com entendimentos diferentes, começam a agir por conta própria ou preferem esperar. O tema fica aberto na cabeça de todos, consumindo espaço mental. Além disso, reuniões recorrentes aumentam cinismo. O time passa a encarar encontros como encenação: 'vamos falar de novo, mas nada vai mudar'. A atenção cai, a participação vira formalidade e as melhores ideias deixam de aparecer. Por que boas equipes também caem nessa armadilha Mesmo times maduros podem escorregar quando confundem colaboração com consenso. O desejo de ouvir todos os lados é saudável, mas sem um momento explícito de fechamento ele vira paralisia educada. Ninguém quer ser o chato que força a decisão. Outro fator é o medo da responsabilidade. Decidir expõe. Conversar dilui. Quando a cultura não protege quem decide, a organização aprende a conversar demais e decidir de menos. O que diferencia reunião de trabalho de reunião de adiamento Uma reunião produtiva responde a três perguntas claras: o que precisamos decidir aqui, quem decide e o que muda a partir dessa decisão. Se essas respostas não existem, a chance de adiamento é alta. Também importa o tamanho. Quanto mais gente sem papel claro, mais difícil fechar. Reunião não é palco de atualização geral. É ferramenta para destravar algo específico. Como transformar reunião em avanço real O primeiro passo é definir, antes do convite, se a reunião é para decidir, alinhar ou informar. Misturar os três objetivos quase sempre dá errado. O segundo passo é nomear o decisor. Ele pode ouvir todos, mas precisa ser conhecido. Sem isso, ninguém se sente autorizado a fechar. O terceiro passo é encerrar com registro explícito: decisão tomada, próximos passos, responsáveis e prazo. Sem esse fechamento, a reunião vira memória vaga e o assunto volta. A liderança que reduz reunião cria espaço para o trabalho Líderes que decidem com clareza precisam de menos reuniões. Eles usam o encontro como ferramenta pontual, não como muleta. E isso devolve tempo para o que realmente importa: executar, pensar e melhorar. Uma pergunta simples ajuda a filtrar: essa reunião existe porque precisamos decidir algo ou porque estamos evitando decidir? Se for a segunda opção, o custo já começou a ser pago. No fim, reuniões não são o problema. A ausência de decisão é. Quando a conversa tem contorno, a reunião acelera. Quando não tem, ela só adia o trabalho real e consome o recurso mais escasso da empresa: atenção coletiva.