Uma rotina exaustiva costuma ser interpretada como consequência natural de grandes responsabilidades. Em muitos casos, porém, o excesso de trabalho nasce da dificuldade de decidir o que merece atenção

O expediente termina, mas algumas pessoas parecem nunca terminar o expediente.

Respondem mensagens durante o jantar. Abrem o notebook novamente à noite. Trabalham no fim de semana para recuperar aquilo que não conseguiram concluir durante a semana.

A explicação costuma ser simples: há trabalho demais.

Nem sempre.

Uma agenda lotada também surge quando tarefas importantes, irrelevantes e simplesmente desnecessárias recebem praticamente o mesmo tratamento.

Em Essencialismo, Greg McKeown discute justamente a necessidade de distinguir aquilo que realmente importa em meio à quantidade crescente de demandas. A proposta não consiste apenas em fazer menos, mas em concentrar energia no que merece prioridade.

Trabalhar mais horas mascara um problema durante bastante tempo

Imagine dois gestores com 50 demandas cada um.

O primeiro tenta acomodar as 50.

O segundo escolhe dez, delega algumas, recusa outras e elimina aquilo que deixou de fazer sentido.

Durante algum tempo, o primeiro parece mais comprometido.

Está em todas as reuniões, responde rapidamente e permanece disponível até tarde.

O segundo talvez pareça menos ocupado.

Só que existe uma diferença importante entre absorver trabalho e administrar prioridades.

Horas extras conseguem aumentar temporariamente a capacidade individual. Elas não resolvem a ausência de critérios.

Algumas tarefas sobrevivem apenas porque ninguém decidiu encerrá-las

Existe a reunião semanal criada para um projeto que terminou há meses.

O relatório que continua sendo produzido sem que ninguém saiba quem o utiliza.

A aprovação que passa por três pessoas porque um problema aconteceu uma vez, anos atrás.

O grupo em que todos precisam acompanhar assuntos que interessam a poucos.

Isoladamente, cada atividade consome pouco tempo.

Somadas durante meses, formam uma espécie de imposto invisível sobre a agenda.

Para quem quiser aprofundar essa discussão sobre escolhas e prioridades, o novo Administradores Premium apresenta um playbook em áudio que analisa ideias importantes de Essencialismo e aproxima as reflexões de Greg McKeown de situações práticas envolvendo foco, tempo e tomada de decisão.

A agenda também revela aquilo que a empresa não consegue abandonar

Reduzir uma rotina de 12 horas não começa necessariamente com técnicas para responder e-mails mais rápido ou encaixar mais atividades no calendário.

Em determinados casos, começa com decisões mais desconfortáveis.

Cancelar uma reunião.

Encerrar um relatório.

Recusar uma demanda.

Delegar uma responsabilidade.

Aceitar que alguma coisa simplesmente deixará de ser feita.

O playbook relacionado a Essencialismo também integra a Biblioteca do novo Administradores Premium, junto a conteúdos que exploram grandes livros, pensadores, teorias, filosofias e metodologias.

Ele apresenta algumas das ideias de McKeown em uma abordagem voltada à aplicação e funciona como um convite para aprofundá-las posteriormente na obra original.

Há profissionais tentando encontrar uma décima terceira hora no dia.

Greg McKeown propõe uma saída bem menos confortável: talvez o trabalho seja aprender a não preencher nem todas as doze primeiras.