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Assunto cada vez mais recorrente: é possível notar um aumento significativo no número de universidades que disponibilizam cursos e especializações em gerência de projetos. Livros e artigos sobre o assunto também são publicados diariamente, sua maioria baseado no PMBOK, a mais utilizada das obras acerca do assunto.
Mas será que existe realmente uma receita pronta para que se atinja o sucesso de um projeto? A teoria sobre o gerenciamento de projetos deve ser sempre aplicada na prática? A gestão de projetos não é uma ciência exata. O próprio PMBOK é definido como um conjunto de boas práticas e não como um livro de regras obrigatórias para o sucesso do projeto. 
E seguir estas boas práticas pode ser um grande desafio para os gerentes de projeto, principalmente quando estes atuam em empresas conhecidas como “não projetizadas”, ou seja, organizações que apresentam características estruturais e culturais que dificultam a condução de um projeto da forma como o PMBOK julga adequado.
Algo importante a ser mencionado, é que uma boa prática não é necessariamente ideal para todas as situações. Todas as informações contidas no PMBOK devem ser consideradas mas apenas o gerente de projetos saberá quando determinada prática deve ou não ser aplicada, de acordo com a situação, empresa e condições. 
Esta interpretação é um dos principais problemas enfrentados por gerentes de projetos inexperientes, que buscam insaciavelmente impor a adoção de todos os processos e práticas sugeridas pelas publicações da área, muitas vezes resultando em perda de agilidade, objetividade e gerando desgaste nas relações com os envolvidos no projeto.
É extremamente importante que a pessoa a frente de um projeto não seja um profissional intransigente, que siga estritamente os conhecimentos acadêmicos e práticas sugeridas nos livros. É preciso experiência e flexibilidade para adaptar-se a cada projeto e aplicar as práticas que sejam condizentes com as circunstâncias e particularidades que envolvem cada ocasião. 
Embora muitos profissionais utilizem o evasivo pretexto de estar em uma empresa não projetizada para justificar seus insucessos, é possível obter o êxito esperado em projetos independente do perfil da organização na qual se esta atuando. O bom gerente de projetos sabe que, assim como em um casamento, é necessário que haja cessão de ambas as partes, ou seja, implantar sim as melhoras práticas quando possível mas também saber adapta-las a realidade da empresa quando conveniente.
Não se martirize por não montar um documento com o planejamento de comunicação, planejamento de RH, análise qualitativa e quantitativa de riscos, caminho critico, e afins em todos os projetos. Mesmo porque muitas vezes não haverá tempo hábil para tal, ou o projeto é tão simples ou curto que um planejamento “como manda o figurino” ficaria tão trabalhoso (e caro) que inviabilizaria o mesmo. Isso não quer dizer que considero o PMBOK dispensável, muito pelo contrário, busco basear todos os meus projetos em suas boas práticas, mas a experiência (ou “lições aprendidas” para utilizar um termo mais projetizado) é imprescindível para que o profissional saiba focar seus esforços nos itens realmente necessários.
A aplicação do PMBOK, quando adaptada as possibilidades de cada projeto, pode ser um fator determinante para o crescimento e sucesso de qualquer empresa, independente do setor em que atua. Mas lembre-se, quando não transformado em trabalho duro, o PMBOK se torna apenas um conjunto de boas intenções. E de boas intenções o inferno está cheio!

O PMBOK em uma empresa não projetizada

Assunto cada vez mais recorrente: é possível notar um aumento significativo no número de universidades que disponibilizam cursos e especializações em gerência de projetos. Livros e artigos sobre o assunto também são publicados diariamente, sua maioria baseado no PMBOK, a mais utilizada das obras acerca do assunto

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Administradores | Conhecimento para Resultados

A busca pelo aumento da eficiência aliada a redução de custos operacionais tem se tornado um mantra repetido amiúde no mundo corporativo, sobretudo em um cenário de instabilidade política e econômica como o atravessado pelo Brasil atualmente.
Cortar custos na área de tecnologia, porém, pode se tornar algo extremamente crítico quando as empresas têm seus negócios diretamente influenciados e sustentados por recursos tecnológicos.
Os gestores de TI são, invariavelmente, desafiados a cortar custos sem perder a qualidade dos serviços. Mas isso é realmente factível? É prudente deixar de investir em um novo hardware e assumir a possibilidade de interrupção em algum serviço por falha ou lentidão no mesmo? É valido desligar um funcionário com alto salário e assumir que um incidente possa demorar um tempo significativamente maior para ser solucionado por ser atendido por um funcionário menos qualificado?
Qualquer corte de custos requer uma análise de acordo com o porte, segmento e momento financeiro de cada empresa e isso não é diferente quando falamos especificamente da área de tecnologia. Existem, porém, alguns itens que podem ser adotados de forma menos impactante ao negócio, por exemplo:
<ul><li>Atendimento Self-Service</li>
</ul>Como reduzir o time de help desk com tantos chamados atendidos diariamente? Uma tendência já consolidada no exterior e que passou a se tornar mais comum no Brasil nos últimos anos é a de oferecer aos usuários um portal no qual ele pode resolver problemas simples e mais corriqueiros sem a necessidade de envolver o time técnico. Esta modalidade de "Self-Service" IT prevê a disponibilização de ferramentas para que o usuário possa, por exemplo, desbloquear sua senha para algum sistema, recuperar um e-mail apagado, consultar uma base de conhecimento ou até visualizar um catálogo com softwares que possam ser instalados com apenas um clique. É claro que existe um esforço inicial para preparar este ambiente e mudar a cultura da companhia, mas a redução de custos a médio e longo prazo são significativas. 
<ul><li>Redução de Equipe e Horas Extras</li>
</ul>Talvez o primeiro recurso avaliado em momentos de crise é a possibilidade de redução da equipe ou o “corte” de horas extras. Mas como enxugar o time se muitas vezes a equipe atual já não atende a carga de atividades a qual é submetida? Como reduzir horas extras de um departamento no qual o trabalho fora de horário comercial está intrínseco? 
Muitas empresas estão reduzindo drasticamente seus custos através da contratação de consultorias que oferecem uma modalidade de contrato chamada de “multidisciplinar”. Nesta modalidade, o cliente tem uma franquia mensal de horas de atendimento que podem ser compartilhadas para atendimentos as diferentes tecnologias do ambiente. As empresas deixam de manter uma equipe própria (muitas vezes sênior e altamente custosa) para cada competência e passam a contar com as consultorias para, através de um único contrato, atender as demandas de segundo e terceiro níveis em seus ambientes. Ademais, as empresas reduzem também os custos com horas extras pois também podem contar com as consultorias para atendimentos em horário não comercial sem nenhum custo extra. 
<ul><li>Nuvem </li>
</ul>Se escrevesse este texto há alguns anos atrás, sem dúvida eu dedicaria um tópico para falar de virtualização de ambientes. Acredito, porém, que este assunto já esteja mais do que consolidado e sua citação seja completamente dispensável. Da mesma forma, acredito que daqui há alguns anos será dispensável citar o “cloud computing” devido a exponencial adesão à nuvem nos últimos anos. Apesar de ainda enfrentar a resistência de muitos, a “computação em nuvem” deixou de ser um tabu e passou a ser a solução para muitas empresas que buscam reduzir seus custos. Optar pela nuvem pode representar uma significativa economia em infraestrutura, energia, administração e até licenças. Além disso, a flexibilidade e fácil escalabilidade de um ambiente em nuvem possibilita mais agilidade para disponibilizar novos ambientes, representando um tempo de resposta mais rápido e menor custo operacional. 
Exemplo: <a href="http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/por-que-o-netflix-funciona-bem/95611/">Netflix finalizou a migração de todo o seu ambiente para a nuvem Amazon</a>
<ul><li>Gestão de ativos</li>
</ul>Por mais vetusto que possa parecer, muitas empresas ainda não possuem uma gestão de ativos de tecnologia profissional e otimizada. Ao adotar um software de gestão de ativos a organização tem a oportunidade de identificar e controlar os seus equipamentos e licenças de TI, bem como comparar os softwares adquiridos pela empresa e os que estão efetivamente sendo utilizados no ambiente. Este controle permite que a empresa planeje melhor suas aquisições e otimize a utilização destes ativos durante todo os seus ciclos de vida, possibilitando identificar e avaliar oportunidades de redução de custo. 
<ul><li>Gestão dos provedores de serviços</li>
</ul>Por terem um ambiente tecnológico heterogêneo, muitas empresas possuem contratos de serviços/suporte com diferentes fornecedores e fabricantes. A gestão destes contratos é complexa e gera custos operacionais (muitas vezes imperceptíveis), pois faz com que as empresas precisem acionar diferentes fornecedores e, não raramente, intermediar situações nas quais os fornecedores transferem a responsabilidade sobre determinado problema uns para os outros. É de suma importância que exista um controle centralizado destes contratos, possibilitando garantir que os fornecedores cumpram com as entregas e níveis de serviços contratados. Esta gestão pode ser feita por um funcionário que não tenha um custo alto ou até mesmo centralizada em uma consultoria terceirizada, que pode atuar prestando os serviços de suporte efetivamente (como sugerido acima) ou simplesmente como uma interface, sendo o ponto focal no relacionamento entre a empresa e seus fornecedores.
Como mencionei acima, é evidente que qualquer corte de custos exige uma análise criteriosa de todos fatores que podem efetivamente representar impacto para o negócio da empresa. Porém, em uma conjuntura econômica no qual qualquer redução é vista com bons olhos, pequenas ações podem representar significativos resultados.

Como cortar custos de TI?

Primeiro país da América do Sul a receber o Netflix, em setembro de 2011, o Brasil já é um dos principais consumidores de conteúdo desta gigante que vem revolucionando a maneira que as pessoas assistem TV. Todavia, uma das maiores preocupações dos brasileiros antes de assinar os serviços do Netflix é a péssima qualidade dos serviços de internet providos pelas operadoras no país. É claro que hoje já conseguimos assistir a um vídeo no Youtube sem precisar pausa-lo e esperar por 5 minutos para que o mesmo “carregue”, mas como acreditar que podemos ver vídeos em HD no Netflix com uma simples conexão residencial? Para surpresa de muitos, o Netflix passou este obstáculo e conseguiu entregar seu conteúdo com qualidade e sem congelamentos ou travamentos mesmo em internets com velocidades consideradas baixas e, 5 anos depois de sua chegada ao Brasil, se tornou um sucesso no país.
Mas qual é a grande mágica do Netflix? É claro que a empresa desenvolveu aplicações extremamente poderosas que permitem que toda esta troca de arquivos aconteça de forma ágil, porém, diversos outros fatores demonstram o quanto a empresa se preparou para atender seu crescente mercado. Cito aqui 3 destes fatores:
Migração para Nuvem: Devido ao vertiginoso crescimento no número de seus usuários (hoje já são mais de 70 milhões espalhados em 130 países), o Netflix precisava de escalabilidade, disponibilidade e agilidade. Visando atender esta demanda, em janeiro de 2016 a empresa completou a migração de todo seu conteúdo para a Amazon Web Services (AWS). A necessidade de expansão de conteúdo e usuários (que antes dependia de diversos planejamentos junto área de TI e chegava a levar semanas ou mais) passou a ser rápida, já que a AWS permite a adesão e crescimento de novos ambientes em minutos. Esta migração fez também com que a empresa ganhasse em disponibilidade devido ao fato da AWS ter concentrado este conteúdo em data centers espalhados em 3 regiões diferentes pelo mundo, sempre com ambientes totalmente redundantes. Somado a isso, a economia em infraestrutura e equipe (já que o ambiente hoje fica na nuvem) possibilitou que maiores investimentos fossem realizados em outras áreas.
Transferência de conteúdo com Aspera: Para agilizar a transferência de arquivos com seus mais de 200 parceiros ao redor do mundo,o Netflix passou a utilizar o IBM Aspera, uma solução que possui seu próprio protocolo (chamado FASP) e que possibilita a transferência de arquivos de forma até 10x mais rápida do que o convencional.
Netflix Open Connect: Talvez o maior entre seus diferenciais, o programa Netflix Open Connect possibilita que os provedores de internet que possuam um grande número de clientes utilizando os serviços do Netflix recebam de forma totalmente gratuita um Open Connect Appliance. Este appliance é um equipamento customizado pelo Netflix e oferecido para servir de “intermediário” entre a nuvem da AWS e os computadores e smartphones dos clientes. Imagine se toda vez que você assistisse um vídeo em sua casa as Operadoras de Internet precisassem acessar a nuvem da AWS. Agora imagine os mais de 70 milhões de usuários do Netflix fazendo o mesmo? Por mais robusta que seja a infraestrutura AWS, seria inevitável um gargalo neste serviço. O Netflix, porém, disponibiliza o seu conteúdo dentro destes equipamentos e os fornece para as operadoras de internet ao redor do mundo, possibilitando que as mesmas busquem dentro destes appliances o que for requisitado pelos clientes. O Netflix oferece o equipamento e prove monitoramento e suporte técnico de forma totalmente gratuita para as operadoras.
Alguns números que demonstram um pouco do que o Netflix representa hoje:
<ul><li>Presença em mais de 130 países</li>
<li>Mais de 70 milhões de usuários</li>
<li>Centenas de milhares de requisições por segundo</li>
<li>Mais de 1 milhão de horas de conteúdo por mês</li>
<li>Mais de 5 bilhões de dólares serão investidos em conteúdo próprio em 2016 (mais do que o dobro, por exemplo, da HBO)</li>
</ul>

Por que o Netflix funciona bem?

A exemplo do que já acontecia em outros setores do mercado, o segmento de saúde vem passando por uma intensa transformação nos últimos anos a fim de aprimorar seus serviços e processos para se adequarem aos novos preceitos do governo e de seus órgãos regulamentadores e também se adequarem às novas exigências de seus clientes, que em um mundo no qual a tecnologia tornou-se acessível a todos, buscam cada vez mais agilidade e interatividade nos serviços que lhes são prestados.
Além desta pressão “natural” do mercado, a ascensão da tecnologia possibilitou não somente a realização de diagnósticos muito mais complexos, como também o armazenamento destes diagnósticos e de todo prontuário, resultando em um crescimento exponencial no volume de dados que trafegam e são mantidos sob tutela de hospitais, clínicas, farmacêuticas, laboratórios e planos de saúde.
Este movimento de “informatização”, porém, está atraindo também a atenção dos criminosos cibernéticos que, até então, tinham as instituições financeiras e os grandes varejistas como principais vítimas. Esta mudança acontece, dentre outras coisas, devido ao fato de muitos hackers perceberem que, apesar de extremamente valiosos, os dados financeiros possuem vida útil limitada já que eles se tornam inúteis no momento em que a vítima detecta a fraude e cancela o cartão ou muda os dados de acesso da conta. Em contrapartida, os registros na área da saúde, como CPF, RG, endereço, número do plano de saúde, registros e prescrições médicas, são dados teoricamente permanentes e que possibilitam aos criminosos disporem de um tempo maior para a sua comercialização no mercado negro, além de também atender a grande demanda por fraudes nos sistemas de planos de saúde. Adicionamos a isso também outra modalidade muito comum no segmento que é a venda de informações médicas de celebridades, como por exemplo, os prontuários dos apresentadores Angélica e Luciano Hulk que foram vazados da Santa Casa de Campo Grande após um acidente de avião em maio e o prontuário da presidente Dilma Rousseff, que durante tratamento no Hospital Sírio-Libanês teve todo seu histórico médico detalhadamente divulgado por uma revista brasileira.
Recentemente o Hospital Infantil Akron, em Ohio, anunciou que registros de mais de 7 mil clientes foram expostos após a perda de mídias de backup durante o seu transporte. Outro caso, este em Mississipi, é o do Hospital Merit Health, que admitiu que um de seus funcionários copiava e guardava em sua residência os registros de todos os seus pacientes. Exemplos como os dos Hospitais Akron e Merit Health são extremamente constantes e demandariam um artigo inteiro só para poder cita-los. 
Para se ter uma ideia da proporção deste cenário, um estudo do Instituto Ponemon afirma que o segmento da saúde é atualmente o mercado com maior incidência de vazamento de informações e estima que o setor já acumule um prejuízo anual de 6 bilhões de dólares em decorrência de fraudes e acessos indevidos.
Apesar de algumas empresas do setor já possuírem uma cultura de segurança madura e desenvolvida, a maior parte delas ainda investe muito pouco na proteção de seus dados, não implementando nem mesmo ferramentas básicas como auditoria em bases de dados, mascaramento de bases de desenvolvimento e criptografia de dados e de notebooks e smartphones.
Hospitais, clínicas, laboratórios e planos de saúde são responsáveis pela integridade e confidencialidade das informações que seus pacientes lhes confiam. Porém, enquanto o mundo se prepara para toda tecnologia e novos riscos envolvidos na IoT, o segmento de saúde ainda esbarra em velhos conceitos e erros básicos de segurança.
É imprescindível que exista um investimento sério em ferramentas e consultorias especializadas em segurança e, principalmente, que exista uma mudança cultural, para que a segurança deixe de ser considerada um custo dispensável e passe a ser encarada como uma necessidade básica para qualquer prestadora de serviços.

O PMBOK em uma empresa não projetizada

Rodrigo Nascimento

Como expandir sua empresa para além do Brasil, com André Bianchi | Café com ADM 477

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Sobre o autor

Rodrigo Nascimento

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