Engenharia de planejamento em projetos internacionais

Autor: Lino Garzón Sandoval, Eng Automação Industrial, MSc in Economy, MBA TIGEN.
Autora: Maria de los Angeles López Rivas, Eng Automação Industrial, MSc in Engineering, Posgraduação Gestão de ProJetos

Introdução

O gerenciamento e a realização de um projeto internacional requerem da observação de determinados fatores, mas indubitavelmente, por si só, eles são a confirmação da compreensão entre os homens, da necessidade de colaboração, muitas vezes entre grupos e países que albergam características bem diferentes.

Independentemente dos motivos e os interesses que rodeiam as negociações e a divisão dos resultados da obra, o espírito de colaboração, assimilação, comprometimento e consenso deverá primar, para o sucesso do mesmo.

Características comuns aos projetos internacionais:

– Envolvimento de pessoas de culturas diferentes, com modos de expressão e comportamentos que podem não ser bem compreendidos entre si, fundamentalmente nos estágios iniciais do projeto ou nas etapas primárias da interação entre os indivíduos.

– Participação de especialistas de perfis diversos, com aptidão, experiências e níveis de conhecimentos diferentes.

– Indivíduos que falam línguas distintas, até incomuns, às vezes não muito disseminadas, variações idiomáticas, modos de falar peculiares.

– Variedade de ferramentas e recursos.

– Maior ênfase na comunicação por escrito, por exemplo, e-mail, já que facilita a possibilidade de se chegar a mais pessoas, assim como a compreensão mais detalhada, permitindo o uso de tradutores online, para uma melhor compreensão do que foi verbalmente conveniado, caso existirem dúvidas ou dificuldades no entendimento prévio.

– Variações na produtividade dos especialistas e pessoal envolvido em geral. Problemas de adaptação ou a incorporação de eventos fora da rotina de certos indivíduos, podem prejudicar o desempenho destes. Podemos citar alimentação diferente, consumo de bebidas alcoólicas, comemorações frequentes, diferenças de fusos horários, etc.

Perante o cenário acima descrito, um fator essencial é a viabilização da Comunicação eficiente, simples, clara entre todas as partes, assim como o estabelecimento de regras e normas de conduta.

Os mecanismos para informar, acessar, corrigir e atualizar os dados e informações deverão ser constantemente aperfeiçoados. O ditado de “Em time que está ganhando não se mexe” aqui não tem muita aplicação. Lembrem que time que está ganhando, pode perder um jogo vital, num evento para o qual se preparou durante longos anos, por um placar de 7 X 1.

Cada etapa do projeto requer uma abordagem apropriada para as condições existentes, no empenho por conquistar as metas finais e cumprir os marcos previstos.

Considerações gerais sobre planejamento.

Planejar é organizar, prever, se antecipar, considerar alternativas e riscos, ao tempo que precisa incluir o controle, o diligenciamento e a fiscalização, para garantir o fechamento do ciclo do proposto, no empreendimento planejado.

É importante definir os objetivos, tanto intermediários como finais do projeto, estabelecendo-se os chamados marcos ou milestones, ou seja, metas associadas a entregáveis, que geralmente geram eventos de pagamento/desembolso.

O cronograma, que também é conhecido por muitos como “schedule” contem a sequência de datas de execução das tarefas necessárias, para a realização do escopo do projeto. Estas tarefas aparecem organizadas na EAP (Estrutura analítica do projeto) – siglas em inglês WBS (Work breakdown structure) – que constitui o documento de partida, a ferramenta primária, para descrever o escopo do projeto, oferecendo uma estrutura hierárquica do mesmo e orientada à definição dos entregáveis.

O processo de planejamento do projeto é orientado, para a conquista de quatro propósitos distintos e integráveis:

• Determinar o custo e a duração do projeto. Isso, em conjunto com outros elementos presentes no planejamento possibilita a tomada de decisões;

• Determinar o nível de recursos (humanos e materiais) que será necessário. O planejamento deve incluir a identificação de quem é responsável e o objeto/alvo da responsabilidade.

• Auxilia na alocação das tarefas, assim como na monitoração do avanço físico e económico dos processos.

• Facilita a avaliação do impacto de qualquer mudança sobre o projeto.

Planejamento sem controle estrito, sem conferir o que estava previsto, cometendo-se o deslize (irresponsabilidade) de não analisar seriamente, as interferências provocadas pelas tarefas que não foram cumpridas ou em atraso, mantendo-se alheio às adequações à realidade e as necessidades de cada processo, não tem sentido, perde aplicabilidade.

O Planejamento acompanha passo a passo o processo desde o nascimento da obra, incluindo o crescimento e a finalização do projeto.

Esta visão macro e privilegiada da situação, em todos os estágios e o fato de poder contar, com as informações necessárias, para tomar decisões bem documentadas, fazem do planejamento, um colaborador muito importante, para acertar os rumos do projeto como tal.

Planejamento de projetos internacionais

Para materializar os objetivos do projeto é imprescindível o planejamento do mesmo, que deve observar os itens a seguir:

• Segurança.

-Total, tanto no que se refere a manter a integridade física dos participantes, criando uma adequada infraestrutura organizacional de segurança, assim como para viabilizar as operações a realizar, garantindo a segurança dos ativos, pelos diferentes prestadores de serviço.

– Estabelecer regras contratuais de segurança referentes a serviços terceirizados.

– Criar acordos e termos de compromisso e confiabilidade com os funcionários contratados para o projeto, acompanhados da realização de treinamentos relacionados com a segurança da informação.

– Introduzir controles eficientes para os sistemas informáticos, incluindo senhas, registro de acesso, gerenciamento de privilégios e restrições necessárias.

• Comunicação.

• Gerenciamento de Riscos.

– Administração dos riscos.

– Assimilação dos riscos.

• Gerenciamento de conflitos.

– Relações humanas.

– Inconsistências nos detalhamentos de projeto.

• Gerenciamento de caminhos críticos.

– Resolução de gargalos, restrições.

• Gerenciamento da logística humana

– Disponibilidade,

– Fusos horários,

– Viagens

– Contatos (vídeo conferências, call conference, e-mails, etc.).

• Gerenciamentos de recursos e ativos.

• Orçamento

– Adequação ao orçamento

– Controle minucioso dos gastos. Atenção a pequenas (continuadas ou esporádicas despesas)

As ferramentas usadas para planejar e para exercer o controle de cada uma das necessidades contempladas no planejamento do projeto dependem das características do mesmo, da envergadura do empreendimento, dos recursos disponíveis para optar uma ou outra alternativa.

Nem todos os projetos precisam, nem conseguem implementar o planejamento usando ferramentas mais robustas como, por exemplo, Microsoft Project ou Primavera.

Existe um amplo conjunto de ferramentas utilizadas para efetivar o planejamento, que abarca desde recursos de fácil implementação e relativo curto alcance, até os mais sofisticados, que exigem uma preparação específica e especializada para o seu uso, possibilitando inferir conhecimento.

Estes recursos de programação permitem estimar a duração dos serviços, determinar seus responsáveis, prever folgas e ociosidade, definir interdependências, considerar calendários customizados e separar passado e futuro, definindo a data que limita o realizado e o projetado.

É recomendado o uso de ferramentas convencionais aprovadas por entidades competentes, mas se a prática da empresa tem demonstrado a aplicabilidade de determinado recurso próprio ou não, que permita planejar, acompanhar e controlar nas bases definidas pelos responsáveis do projeto, não haverá motivos de peso como para desistir dos mesmos e declinar o uso destes.

Melhores práticas para projetos internacionais.

– Definição do idioma para a comunicação oficial dentro do projeto.

– Considerando, que nem todos os envolvidos a todos os níveis dominam a língua oficial escolhida é aconselhável definir uma espécie de dicionário de termos, com a tradução de uso generalizado, para tentar de uma forma ou outra que “todos falem a mesma língua”.

– Sempre que possível existindo um número de funcionários chaves e alvos das informações, transmitir as mesmas no idioma que eles dominam.

– Implementação de rotinas, que podem incluir encontros, reuniões, atualizações periódicas previamente estabelecidas.

– Mecanismo dinâmico e eficiente de compartilhamento, registro e arquivamento da documentação.

Conclusões

Nos tempos atuais, com o avanço da tecnologia da informação, os métodos e recursos para manter as pessoas interligadas, em aparente conexão “omnipresente” facilitam a velocidade, o quase carácter imediato dos acontecimentos, mas é comprovado que o contato pessoal é insuperável.

A combinação de Respeito, Tolerância e Exigência constitui também um denominador comum aos projetos internacionais, que à semelhança com a vida mesma, também são uma via de mão dupla, onde as leis de ação e reação da física são válidas e genuinamente aplicáveis. A preservação de um clima apropriado para o desenvolvimento e a aproximação entre os participantes, com certeza facilitará o sucesso.

Ao longo do tempo e como resultado das práticas indevidas de planejamento ou até pelo não uso dos recursos que esta disciplina providencia, têm se observado as deficiências a seguir, que prejudicam o gerenciamento de projetos.

-Desordem e situações ilógicas na cadeia de fornecimento.

Equipamentos e materiais recepcionados muito antes do período de uso e implementação dos mesmos. Também encontramos a situação contrária, onde se precisa de materiais que ainda não foram adquiridos e em muitos casos, nem previstos.

-Incapacidade de armazenamento.

Este ponto está muito relacionado com o item anterior, onde por problemas no cronograma de recepção de equipamentos e materiais, estoura-se a capacidade de comportar dos armazéns.

-Indisponibilidade de elementos da logística.

Erros nos estudos de sequências de atividades e fatos, onde se precisa de vias e recursos habilitados, os quais não estão prontos, ou estão mal dimensionados ou simplesmente foram esquecidos, não foram contemplados. O planejamento pode avistar para erros conceituais de projetos.

-Omissão de etapas indispensáveis no empreendimento.

Chegado o momento da execução de parte da obra e depara-se com que para a mesma, não foi concebido um plano, literalmente falando, ou o mesmo ainda não foi validado.

-Fundo de caixa prejudicado por problemas no cronograma de desembolso.

Alterações indevidas nas tarefas ou um planejamento errado da sequência de contratações dos pacotes incidem de maneira negativa, no andamento do projeto. Os problemas podem acontecer também pelas previsões de custos altamente erradas, provavelmente por erros ao concebê-los ou por situações/imprevistos que fogem a qualquer previsão possível, como guerras, mudanças de políticas econômico-financeiras, fenômenos naturais, disposições governamentais, etc.

-Cancelamento do empreendimento, por inviabilidade técnica-económica.

O pior é que geralmente a este ponto chega-se depois de ter gasto uma parte considerável do CAPEX (Capital Expenditure – montante de dinheiro despendido pela empresa, para o investimento) previsto. Uma análise de intermináveis prejuízos conduz a tomar esta decisão crítica.

Como pontos positivos, resultantes da aplicação correta das normas e diretrizes do planejamento, podemos citar:

– Aprendizado geral no gerenciamento de projetos.

– Satisfação plena de todos os envolvidos e interessados.

– Diminuição e erradicação de riscos e estresses de desempenho.

– Economia e/ou utilização eficiente dos recursos.

– Aplicação de medidas no momento e na dimensão correta, para a solução das diferentes situações adversas acontecidas durante o projeto.

Finalmente, podemos chegar à seguinte conclusão: “Onde termina um planejamento bem sucedido, continua o progresso”.

Palavras Chaves nos projetos.

SEGURANÇA

PLANEJAMENTO

CONTROLE

COMUNICAÇÃO

COMPROMETIMENTO

ORÇAMENTO

DETALHAMENTO DO ESCOPO

ATIVIDADES