Organização da agenda: por onde começar?

Uma das principais dicas que costumo dar para quem
pretende se organizar melhor é a escolha de uma boa ferramenta para isso, que
normalmente costuma ser uma agenda. Como estamos no início do ano, ainda dá
tempo para você, que ainda não sabe como sair do lugar, começar a se planejar
melhor e ter uma gestão do tempo eficiente, com as tarefas separadas e
cumpridas de acordo com a sua importância.

Mas não basta apenas ter a ferramenta, é preciso saber como
administrá-la.O conceito básico é que você que centralize suas
atividades e informações. Muitas pessoas utilizam uma ou duas agendas. Quando
você distribui suas informações acaba perdendo muito tempo, e por isso
centralizar é fundamental neste caso.

Outro ponto é que ela seja móvel, ou seja, a agenda
não pode estar somente no seu computador de mesa. Suas informações precisam
estar com você onde quer que você esteja. Se você for high tech, recomendo a
utilização da própria Internet ou serviços online que permitem controlar toda
sua produtividade.

Com a ferramenta escolhida, todas as ações que
precisam ser feitas por você no dia a dia devem ser transformadas em tarefas no
seu planejador. O seu dia deve ser organizado com base em ações (tarefas) e
reuniões (compromissos). Cada uma dessas atividades tem uma duração e essa é a
informação mais importante para você gerenciar seu tempo. Não deixe suas
atividades ultrapassarem 6 horas diárias, pois, com o tempo, você consegue
espaço para encaixar eventuais urgências e interrupções que apareçam no seu
dia.

Gestão do tempo pessoal não tem receita a ser
seguida, mas algumas orientações de como encontrar o caminho para
administrar melhor as atividades ao longo dos dias. Abaixo, listo cinco
armadilhas que não ajudam na organização.

·Não anotar
suas demandas – Se você faz gestão de tempo por memória, é provável
que as urgências e esquecimentos tornem-se rotineiros. Isso porque é muito mais
fácil e assertivo planejar algo que se consiga visualizar claramente. Faça o
que chamo de “Seção Descarrego”, tire tudo da cabeça e escreva o que deve ser
feito na agenda ou computador;

·Lotar a
segunda-feira – Uma segunda-feira mal planejada é a chave
para estragar o restante da semana. Se você perder o controle das suas
atividades no primeiro dia e não recuperar na terça-feira, dificilmente
conseguirá manter o planejamento semanal. Além do que, você pode ter o
sentimento de improdutividade por não ser capaz de finalizar tudo o que
pretendia;

·Planejar o
dia – O dia não deve ser planejado, ele deve ser priorizado! O
planejamento é antecedência, isso significa que você deve pensar nas suas
atividades, no mínimo, dos próximos 3 dias, caso contrário será quase
impossível reduzir as urgências. Eu planejo minha semana no domingo e coloco
todas as atividades que lembrar. Ao longo dos dias, quando surge algo pequeno
para fazer eu faço na hora e nem anoto nada. Quando é algo que eu vá gastar
mais de 15 minutos, eu crio uma tarefa nova, priorizo na ordem e faço quando
chegar a sua vez;

·Trabalhar
por E-mail – Quem deve definir a sua rotina é você mesmo, e
não as demandas que chegam pela Internet. É um grande erro ficar com o correio
eletrônico aberto o tempo todo, por isso estipule alguns horários por dia para
verificar a sua caixa;

·Usar o
calendário para anotar tarefas – Seu dia possui tarefas (não têm um horário
pré-determinado) e compromissos (com hora de início e término). Dessa forma, a
adoção de um calendário não é uma boa alternativa. Isso porque este método não
foi feito para agendar atividades ao longo do dia.

Com mais estes exemplos, reitero que os métodos
errados podem arruinar uma agenda realmente eficaz. Não basta apenas focar no
que uma boa gestão do tempo trará de benefícios, é importante, antes, verificar
quais os meios adequados para chegar até ela e quais aqueles que devem ser
evitados.

*Christian Barbosa –
Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO
da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na
área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos
e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros
A Tríade do Tempo; Você, Dona do Seu Tempo; e Estou em Reunião; e co-autor do
Mais Tempo, Mais Dinheiro. Sua mais nova obra: Equilíbrio e resultado – Por que
as pessoas não fazem o que deveriam fazer?